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整理好資料,就是最好的溝通術

BCG顧問教你如何說服客戶
文 / 30雜誌    
2015-07-28
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整理好資料,就是最好的溝通術
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也許你常幫老闆整理簡報、製作資料提報客戶,但你所整理的這些商業資料,是不是曾經出現過以下問題?

‧資訊過多,雜亂無章

‧想傳達的事情不明確

‧看似美觀,內容卻毫無邏輯性

‧資料整體缺乏連結性……等等

用這樣的資料向客戶說明,事情說不清楚,更無法得到客戶的任何回應,只是徒勞無功罷了。在這種情況下,是無法說服客戶的。

商業資料的寫法,不盡然每個人都相同。為了在商場上尋找求各種可能性,人人做法不同也不是壞事。但是很可惜的,總有人想不戰而勝。然而,資料撰寫者如果不考慮閱讀者的想法,又如何完成一份好的商業資料呢?

商業資料最主要的目的就是希望說服對方,挑起對方的行動,達成目標。既然如此,我們就不能浪費時間寫一份與目標背道而馳的資料。

要做好資料整理,你可以參考以下做法:

BCG資料整理術【並列論法】

用兩個以上的事實提高說服力

我們先來看一個代表性的例子,「蘇格拉底死了,柏拉圖死了,亞里斯多德也死了,所以人類是會死的生物」,這個例子可以說是並列論法的基本型。

「蘇格拉底死了」是事實,「柏拉圖死了」、「亞里斯多德死了」也是,從這三個事實得到的結論就是「人類是會死亡的生物」。其實,只要有一個事實「蘇格拉底死了」,就能得到相同的結論,但這個例子卻用了三個事實導出結論,這就是並列論法的特色。只要有一個事實就能導出結論,蒐集數個有力的事實,是為了加強結論的正確性。

並列論法也可以說是歸納法。觀察數個事實,推論出最接近的結論,在並列論法的背後,有著歸論法的思考邏輯。並列論法對應的視覺類型,就像例圖的形式。為了證明主張,在資料的主體部分列出證據1、證據2 等數個證據。如同先前的說明,證據就是事實、案例、數據等。如果準備的證據超過兩個,只要將證據1、證據2、證據3……並排就行。採用並列論法時,記得要搭配這樣的視覺類型。

以不同的例子提示共同的訊息

世界屈指可數的消費日用品大廠P&G(寶鹼),是運用腦力激盪法(brainstorming)來發展事業,做得非常成功的一家公司。另一方面,美國設計顧問公司IDEO 也以腦力激盪法培訓人才而聞名。腦力激盪法可以激發創意,並且讓創意成為事業,創造佳績,是非常受矚目的管理手法。

例圖是P&G 和IDEO 採用腦力激盪法的規則,利用例圖的視覺類型,在主體部分列出P&G 和IDEO 兩家公司的規則,標題則是導出的結論:「利用腦力激盪法激發創意也有規則」。

從這兩家公司的例子可知,要讓腦力激盪法發揮效果,不能只是無謀地進行,制定適合組織的規則才是關鍵。

在P&G 的規則中,我們可以看見在如此大規模的公司裡,為了讓腦力激盪法的發揮效果,可說是煞費苦心。例如,「1. 設定會議引導者」和「4. 領導者要服從」就是針對組織的階層關係制定的規則。此外,「3. 放輕鬆」、「9. 跳脫框架」和「10. 服從規則」則是企圖打破企業根深柢固的習慣性思考模式,這些規則都是為了激發員工的創意。

再來看IDEO 的八條規則。IDEO 重視的是創意的數量和獨特性,例如,「2. 大量產出創意」表示他們對創意數量的重視。此外,「1. 不急於下判斷」、「6. 發展別人的創意」、「8. 重視天馬行空的點子」可以看出他們重視任何異想天開的創意。在他們的經驗中,那些異想天開的創意裡,也許就隱藏著令人意想不到的重要啟發。

這兩家公司的規則雖然不同,但仍能導出共同的主張,那就是運用腦力激盪法時,必須制定適合自家公司的規則,並且徹底執行。

(資料來源)

書名:《外商顧問超強資料製作術:BCG╳麥肯錫的12種圖形架構,學會就能說服任何人!》

作者:森秀明

出版社:時報出版

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