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6個數位工具,提醒你還有哪些事情沒有做!

文 / 吳柏學    
2015-08-24
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6個數位工具,提醒你還有哪些事情沒有做!
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我要招認一件事。我曾經不急著跟上數位化的時代,我曾經覺得app很蠢。你聽到了,我招了。

我一支小小貝殼機用了很久,從來不覺得自己需要「智慧型手機」或app。我的腦袋一直轉不過來,也從來不覺得在我用不壞的「不智慧的手機」上,要打出Hello這個字要按十三次按鍵,這有什麼好大驚小怪。老實說,我曾經拒用iPhone,也曾經覺得小貝殼機已經能滿足我所有的需求。要打電話用手機,要記東西我有紙筆,生活非常愜意。

但我老公始終不肯放棄,於是我最後還是換了iPhone,換了之後我承認:「我錯怪iPhone了,現在我完全不能想像自己以前日子是怎麼過的。」

用智慧型手機來掌握事情的進度或減少時間的浪費,效果都好到沒辦法用好來形容。所以如果你也還在抗拒,我建議給智慧型手機一個機會,也給自己一個機會,我保證你不會後悔。

數位化:利大於弊?

我還是會手寫清單,但數位化跟app絕對是提升生產力的利器。而且我發現吾道不孤,弗雷斯特研究公司(Forrester Research)替數位筆電業者Livescribe做的一項研究顯示,專業人士會在工作上使用筆電跟平板,但他們當中百分之八十七的人並沒有因此棄絕手寫的筆記。

凡事都有利弊,把清單變成數位也不例外,下面是簡單的比較:

《便利》

可以同步:大部分的app都可以在多重平台上同步檔案,以利使用者可以隨處取用清單。這意味著你可以在個人電腦前用網頁版書寫採購清單,然後帶著手機去賣場對照。

<不怕弄丟:清單寫在紙上最大的問題就是會弄丟。數位化就不用擔心!科技是長期存放的好朋友。

不會塵封:人生願望清單或行李明細寫在哪本筆記本裡,我們往往一寫完就開始忘記。但如果是數位清單的話,就比較不會出現想不起來清單放在哪裡的窘境。清單好找,重看跟使用的機率就會比較高。

搜尋輕鬆:正如上一點所說,不論你清單是什麼時候寫的,在哪裡寫的,找到都會是一件比較容易的事情,因為數位的東西總會留下足跡。

跟上話題:現在大家很喜歡聊app,很多人喜歡推薦app,喜歡尋找新的app,還很愛炫耀自己在用哪些。你準備幾個好用好聊的app在手上,社交絕對派得上用場。

《弊端》

手寫可以鍛鍊腦力:手寫清單帶來的大腦體操是錢買不到的。研究顯示手寫可以淬鍊抽象的表達能力跟小肌肉的運動能力。甚至出生於美國戰後嬰兒潮的長者,都因為習慣手寫而老得比較慢。

科技沒有那麼容易:這我最懂,因為我是過來人。拿筆寫下來多容易,幾秒搞定,幹麼還要下載app ?

創意可能遭受打擊:做筆記或列清單的時候若需要畫圖、畫表格、製表,電子檔會比較麻煩。

貨比三家影響心情:不是每個app都能夠滿足你的需求,也不是我合用的app你就一定順手。挑選app的祕訣無他,就跟買衣服一樣,試過最準。當然試用可以很花時間,而且也可能一直試不到好的,但只要試到一次對的,你的生活就會改變,投入的時間就會很值得了。

好壞我現在都攤在各位眼前了,但我想補一句,上述的弊端都是可以克服的。使用科技不表示你得放棄紙筆,我們總是可以找到辦法讓數位跟類比的清單列法並肩作戰,並且數位化的好處也確實很多。

我跟科技達人卡莉.納布拉克(CarleyKnobloch)聊天的過程中,她告訴我科技對身為媽媽的她幫助很大。「現在我腦中閃過任何一點想法,或捕捉到任何一道稍縱即逝的靈光,我都有個地方可以存放,不用再擔心沒寫下來會忘掉。這問題不處理會是一個困擾,因為生活中發生的事情太多太快了。」她說。

別讓待辦事項反客為主

如果你自覺自己已經在iPhone上找到了最合用的app來管理撰寫、管理「待辦事項」清單,我有幾個建議希望你多少聽進去。

首先人生不是只有流水帳跟app !多方嘗試後留下好用的app,然後就把它們當成工具就是了,剩下的就是怎樣讓自己過得更好。有些app可以提醒你公務,有些app可以協助你分享生活,還有些app可以驅策你去把清單上的事情完成打勾,挑選app你要有「識別能力」。

我推薦以下幾個app :

Evernote

如果人一輩子只能跟一個app從一而終,那我只能說選Evernote。正如第四章說的,Evernote可以用於團隊合作,因為這軟體提供了一個如彈指般便利的共同編輯平台;但即便你是一個人做事情,Evernote也還是一樣具有魔力。Evernote極其多才多藝,你可以用以管理公司的各種費用,也可以用它來為孩子籌備完美的生日派對。

除了下載他們的app以外,你還可以登入Evernote的網站(Evernote.com),透過桌電、筆電、平板取用你的筆記。Evernote是一個雲端的系統,你可以把筆記、相片、剪接下來的網站資料、甚至是音檔丟到上面。有個跟我一樣的「Evernote控」朋友說過這app是她「靈魂的延伸」,我覺得滿中肯。任何你想要記住但怕忘記的事情,都應該把Evernote當成歸宿。你可以把想法分門別類,在Evernote上開不同的「記事本」來存放。

我的用法是:

大綱與點子:部落格文章的點子、身為記者要報導的題目、寫作計畫等等的靈感,總是在最出其不意的時間跳出來,但現在我只要打開iPhone裡的Evernote,就可以立刻把想法寫下來並於日後追蹤。有了Evernote,我就可以利用通勤的時候擬訪問稿的大綱或寫部落格文章,這樣等我到了家打開電腦,就可以不用從零開始,這樣的工作效率顯然比較高。

截圖,抓取網路資料:Evernote有個非常酷的書籤功能可以在瀏覽器上使用。只要點一下,你就可把正在瀏覽的食譜、評論與禮物網頁儲存起來;只要點一下「大象」圖示,Evernote就會幫你把事情打點好。

為放假出遊做準備、做功課:我遇到要計畫旅行,Evernote一定揣在手裡。有這樣一個井然有序的系統,我的文件就不會搞丟。只要寄封電郵到自己的個人化Evernote帳戶,你的各種文件、旅行資料跟行程表就完成了自動備份。你只要把這些資料集中在Evernote的某個記事本裡,之後出門時就可以輕鬆取用。你還可以把這些「記事」下載到你的手機裡,這樣即便臨時找不到Wi-Fi訊號也不用緊張。

我還會固定用Evernote裡的某則記事來比較旅遊景點、名勝等等的資訊,且隨時更新參考。像每年十一月我都會偕老公去避寒。每年為此我都會做功課,從幾個目的地裡擇一。我會把每次累積的意見存在裡面,以後要出去玩就不用再來一遍。

訪問紀錄:如果你有對話或演講需要記錄,也可以直接錄到Evernote裡。Evernote上有一個錄音的選項,其方便可能會超乎你的想像。會議中你可以記筆記,也可以選擇錄音。我曾經用這個功能把透過Skype進行的訪問錄成聲音檔,或者你也可以把現有的MP3音檔拖曳到Evernote的記事裡存放備份。

密碼管理:你可以把所有的密碼存放在某筆Evernote記事裡集中管理,這樣就再也不怕忘記。你可以給這則記事設個密碼,這樣就更安全了。

筆記:我開會時會用Evernote全程筆記。過程中我可以給講者拍照,可以錄演講內容,也可以邊聽邊輸入筆記。我甚至會用Evernote來把會議中建立的重要人脈記錄下來,順便註明會議後要如何與他們保持聯絡。Evernote讓人脈的紀錄與追蹤變得容易許多。

清單的保存。有人知道我會在Evernote裡存一些待辦事項清單或餐廳名單,但基本上這並不是我使用Evernote的主要原因,要存這兩樣東西我多半倚賴其他的app。

度假血拼:出遊買東西算得上Evernote超好用的時候。每年(八月)我都要擬送禮的對象清單,我會把已經有的禮物靈感寫進去,之後再隨時新增。Evernote讓你可以輕鬆管理送禮對象,送完劃掉。我還會用Evernote裡的網路截圖工具來保存一整年下來累積的禮物點子。每當我腦袋鈍鈍的,不知道送什麼的時候,Evernote裡的一篇篇記事就會化身為我的靈感庫。

Clear——任務、提醒與待辦事項清單

Clear絕對是視覺系app裡的佼佼者,未來也很難有人超越。色藝雙全的Clear設計得很聰明,對使用者極為友善,用著用著你會一直想往清單裡加工作。Clear的優缺點分析如下:

《優點》

1.介面超美

2.用法簡單好玩(刪除或標示處理完畢都用滑的就行,調整任務排序可以拖曳)

3.音效可愛(如果你吃這一套)

4.可輕鬆管理待辦事項清單

5.用顏色標明輕重緩急

6.可以當成口袋清單的集中地,清單的主題可以包括想試的餐廳、想讀的書籍跟特殊的日子或特別要去做的事情。

《缺點》

1.一次只能看十筆工作

2.在不同選單間跳躍時容易混淆我用Clear來追蹤管理部落格的文章靈感、長期目標、順手要帶的東西等。這小軟體絕對值得你看一眼,研究一下(不過也常有人覺得Clear太花俏了點)。

Carrot To-Do

我不太甩不客氣的人,但不知怎地我對Carrot To-Do這個app咄咄逼人的風格挺有感。重點是這個頗具個性的軟體可以幫助你完成所有的事情。我說這個軟體有個性,意思是它有自己的態度或情緒。隨著你的工作效率有高有低,Carrot的心情也會起伏,這其實是個還滿好玩的設計。工作完成了,Carrot會給你點數,你可以拿點數可以解除新功能的封印或換獎品。我認知中Carrot有下方的優缺點:

《優點》

1.像遊戲的設計會讓你想要「破關」,你會想知道贏了的獎品是什麼。

2.好用,操作很直覺。

3.我收到過一個禮物是隻貓叫「鬍鬚隊長」,超可愛!

《缺點》

1.對新手來說容錯率太低,不過累積過關次數後你可以針對工作的內容想辦法編輯、回復、修改。

2.我可以想像有人會膩,新鮮感過了可能有人會索性不用。

整體而言我覺得Carrot很好玩,對工作效率也有幫助,值得一試。

Wunderlist

Wunderlist這個app很適合拿來組織待辦事項或清單。突然要跑一趟雜貨店或藥妝店的時候我會用它,畢竟店裡花花綠綠的東西很多,一不小心我們就會分心,但Wunderlist可以確保我們不出軌。我覺得Wunderlist跟短小精悍的清單是絕配,功能其實不多,但還是略勝iPhone上的「提醒事項」!

Any.DO

我喜歡Any.DO這個軟體的一個原因是可以當日曆使用,這表示你想設期限的話會很方便,想邀請人幫忙你把工作完成的話也不會困難。另外一個很貼心的功能是你可以在工作條目裡加註。比方說有一條工作是「做晚餐」,那你可以裡頭註明原料跟調味料有哪些。卡莉.納布拉克(CarleyKnobloch)覺得Any.DO的好處是容易判斷自己的閒忙,順便規畫好自己閒的時候要做什麼,一日之計可說盡在其間!

Todoist

Todoist這個app的中心思想是優先順序。你信手拈來一樣工作都可以排定順序,歸到不同的企畫裡面,有需要的話還可以把工作拆為幾個工作細項。我最欣賞這軟體的地方是彈性。跟其他的app比起來Todoist既不會太簡單,也不至於太複雜。Todoist還提供外掛到Gmail、Outlook跟瀏覽器或電腦系統來幫助你進行清單工作的整合。你只需按自身的需求取用,無須貪多。Todoist算是菜鳥好入門,老鳥不怕悶。

書名:《為什麼菁英都是清單控?:紓解焦慮,提升效率,輕鬆管理工作、家庭》

作者: 寶拉‧里佐

出版社:三采文化

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