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生產力隨身帶

文 / 馬萱人    
1997-03-05
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生產力隨身帶
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自從「中國生產力中心」(簡稱CPC)成為台灣極少數的「機動辦公室」(Mobile office)之後,該中心半年多來就添了一項服務;接待好奇的各行各業:全本重演實施機動辦公制的歷程。

踩過暗鋪線路、一坪成本約一萬元的地板,一個來自某企管顧問公司的訪問團,正觀察CPC的總機抓著滑鼠尋找同事。視線之外,也正有一批遠離辦公室的員工(可能是在家或客戶處),和中心的企業網路(Intranet)連線,在資料庫中檢索相關文件,以便及時向客戶回報。

這看似簡單的「彈指神功」,其實根植於生產力中心組織再造的「天蠶變」。多少前人的實驗證明,再精密的資訊配備、再彈性的工作時空,如果安裝在僵硬老化的傳統階級式組織、或甚至僅是扁平化的組織之上,也是白功。

「Mobile Office絕不能只有技術面。」CPC負責機動辦公制行政事宜的副總經理萬以寧強調,讓員工不再一人擁有一個固定座位,不只是單純為了「省空間」,「還有長遠的策略性的一面」。

綜觀顧問業競爭的大環境,隨著台灣產業逐漸國際化、也必須國際化的腳步,國外不少知名的大型企管顧問公司,近幾年來部踏人了台灣市場;直接衝擊生產力中心的業務。對有意成為國際性機構的CPC而言,「如果不提早進入資訊化環境,將來就會喪失更多競爭力。」萬以寧體會。

此外,台灣的主力產業--資訊科技業目新月異,對有不少顧問業務屬於自動化技術、電腦資訊界的CPC,也形成了嚴苛的考驗。該中心人力發展室副主任黃國禎即坦言,曾有家高科技公司請CPC兩位資深經理進行企業診斷:但他們發現根本幫不了忙,「覺得很shamed(丟臉)」,只有誠實地拒絕客戶。

沒人認為做得成

於是,當一個不甘、亦不能落後的組織,本身變革的速度比不上外界變革的速度時,也許就該進行大規模的再造工程(Re-engineering)了。

對生產力中心而言,去年此時被迫限期搬離松山機場旁的原址、並決定遷至遠離台北市區的衛星城鎮汐止,恰好提供了企業再造的時機(台灣IBM去年也曾利用搬家改為機動辦公室)。以機動辦公制為催化劑,CPC期待由原來已經扁平化的組織,更進一步成為網路化的學習型組織。

在這學習型組織裡,理想中的CPC機動工作者,將運用專業知識結合資訊技術,隨機應變、因地制宜地為客戶提供服務。這正是「二十一世紀工作觀」(Why Work:-Leading the New Generation)一書所預言,在國際競爭與資訊科技快速發展之下,所形成的最先進工作方式--「科技服務」(technoservice)。

該中心副總經理萬以寧也觀察趨勢,將來哪一種組織愈能以資訊化技術整合資源,將研發、生產、行銷、服務的時間壓縮、成本降低,就愈有「生產力」。他解釋,CPC所以成為機動辦公室,正是想將組織的成長,與「時間」、「空間」等因素「De-link」(脫鉤)--如此一來,不必再為不夠的辦公空間與時間傷神;能更專心地開拓業務、服務客戶與學習知識。

萬以寧進一步描繪「學習型組織」的願景:CPC的同仁現在先藉著資訊科技練習「分享資訊」,將來才有機會「分享智慧」;「這是顧問業之所以成功的重要關鍵。」他認為。

當內外環境皆以「十倍速」劇變時,「無論如何,CPC這次一定要變。」該中心的核心管理階層宣示。不過,當領導者以絕對堅定的態度追求變革時,也難免會引起不信這一套的員工抗拒,甚至因而離職。

「剛開始的時候,沒有人認為機動辦公制做得成。」萬以寧回憶,當初有些員工罵得可兇。持反對意見的人堅持,如此一來會找不到同事、位子會不夠坐、人際溝通會不良、沒有人會天天看電子郵件及公告……種種理由,幾乎讓CPC執行機動辦公制的專案小組,以為那是多數的聲音。

後來,當他們試行只在企業網路上貼電子公告、而不貼傳統的文字公告時,經統計發現:僅有三%的員工,從來不打開電腦看公告。專案小組頓時排除不少疑慮,決定繼續推行機動辦公制,「不讓三%的少數人拉住行動。」人力發展室黃國楨說。

像在管小學生

更重要的是,生產力中心願意投資通訊與資訊設備,實際解決因機動辦公而起的副作用。例如,一套登錄員工行蹤的軟體「大家在哪裡」,讓沒有固定座位、又常在外辦公的同事找得到彼此--當然,這也得靠每個人都誠實輸入行程。此外,一有電話留言給CPC某人,他的呼叫器也會每半小時響一次,直到聽取留言為止。最後,末清除的留言還會在晚上九點自動轉至員工家中。

在資料庫方面,還好CPC原來就有不少資料儲存在Mainframe(主機)系統中。現在要做的是將它轉換形式,讓常在客戶處上班的員工,能完全利用企業網路查閱資料,並即時輸人最新的業務報告,真正做到和同事「資訊交換」。

不過,光是轉換形式、編寫網頁,也不是一蹴可及之事。該中心OA(辦公室自動化)專業經理賈中道回憶,電腦部同仁為此不只是常「住」機房;「有幾位新婚的同事,甚至犧牲蜜月,差點引起家變。」

為了讓員工接受這套支援機動辦公的資訊系統,CPC的管理階層有所堅持,也有所妥協。例如,為了提高員工開機率,該中心規定請假及報帳等手續,都必須以電腦完成。甚至,員工何時可領出差費,財務部門也只發出電子通告;一段時間未領,則充公至福利委員會,讓員工不想上線都不行。

由於機動辦公室內不再有固定座位,為了確保下一位員工的使用權,CPC還曾經厲行「清潔」政策;如果有人下班前未將桌面完全收乾淨,所有剩下的物品都會被「拖吊」至總經理辦公室前,第二天才能領回。「有點像在管小學生,但也很管用。」一位自承常丟三落四的員工苦笑。

另一方面,CPC當初打算全面實施的機動辦公座位(行政人員除外),也因擔心員工初期適應不良,而仍為各組保留了部分固定座位。機動辦公制最易被挑戰的「面對面溝通不足」的缺點,生產力中心則以固定月會和眾多的會議室彌補;新進人員更採「師傅帶徒弟」的傳統古法,以強化他們的歸屬感。

最放得開的是,CPC員工進出辦公室時間的長短,和考績無關。至於員工在哪上下班、做什麼事情,生產力中心的人事部門採取信任的態度,並不檢查員工自行輸入的行程。相對而言,CPC副總經理萬以寧自豪地說,主管的行程也完全公開。

「一個組織在某一段時間,一定要下決心去做一件超越它現在能力所及的事。」萬以寧堅決表示,許多事情做不到,只是人「以為」做不到。員工是否能自律,必須試了才知;「如果彼此不信任,任何事都做不了。」

從去年中實施機動辦公室至今,「CPC最困難的時間已經過去了。」萬以寧樂觀地說,一開始很多員工還跟不上來,現在久了也就成習慣;每天第一件事就是輸入行程,讓人找得到他。缺點是,「太太也可以隨時找到先生、和誰住在哪一個旅館。」萬以寧開玩笑地說。

隨時隨處皆可上班

對多數原本就常在客戶處上班的CPC顧問而言,制度化的機動辦公制,的確不難成為習慣。例如,陳建忠是該中心鞋業技術服務組的經理,雖然剛開始時覺得輸入資料是件很煩人的事,但後來卻上癮了。尤其是客戶要求的資料,可以馬上經由網路調閱,「感覺很不錯,真的很「好玩?

」他形容。

至於和組員之間的人際溝通問題,陳建忠也認為不是問題;他常利用CPC撥給主管的交際費,和組員聯絡感情。況且,「利用通訊科技進行間接的溝通,不見得就比直接的溝通效果來得差。」他觀察。另一方面,在以專案為業務導向的CPC,組與組之間不必再面對面的競爭,也許更是件好事。

不過,由於CPC的資料庫幾乎完全對員工公開,各組每月的業績,也就赤裸裸地公布在企業網路上,造成不少壓力。這也是CPC主管不介意員工上下班時間的主要原因之一。--員工是否盡責,結果直接揭曉。身處激烈競爭環境之下的機動式「科技服務」者,就難免得面對以客戶滿意度與盈利狀況為依據的工作考核。

政治大學科技管理研究所教授李仁芳則指出,關於機動辦公室的經濟面考量,通常不成大問題。他以韓國IBM為例,該企業推行機動辦公室之後,與客戶接觸的時間增加四0%;客戶滿意度也提升了六四%;並有六六%的同仁明顯感覺工作效率提升。

但是,李仁芳也提醒;注意實施機動辦公室的人性面考量。他剖析,現在的資訊革命讓扁平化組織蛻變為網路型組織;但也意味通訊裝備齊全的工作者,不僅隨處皆可上班,還可能隨時都要上班,成為全天候工作者。

CPC副總經理萬以寧則解釋,實施機動辦公制,目的是「給員工一個選擇,而不足一個束縛。」他認為,如此一來工作就能隨機安排,而不是隨時都得工作。尤其是企管顧問這一行的服務時間相當流動,更需要自由的時刻表。

這正如「二十一世紀新工作觀」所預言的最先進工作方式;第一線的工作者,享有足夠的自由權限,決定如何滿足客戶的需求。

至於CPC現在三比一的員工與座位比,以及五0%的座位占有率,何時飽和?沒有前例可尋,誰也無法預知。不過,可以確定的是,屆時在生產力中心附近開設網路咖啡屋,將是最佳創業機會。

早晚要學電腦

在中國生產力中心實施機動辦公制之前,任職該中心行政服務組的吳炳分,早就身處「機動辦公室」了--他是總經理的司機。

現在,有了CPC隨到隨用的桌上型電腦,和吳炳分隨身攜帶的電子辭典PDA(個人數位助理),他的機動辦公室更名副其實。在車中等候的空檔,人稱「小吳」的他熟門熟路輸入資料;藉著中心的內部網路,「同事都知道我在哪裡。」他說。

少時離開北縣雙溪老家、到台北討生活的吳炳分,當年從來想不到自己的工作會如此「高科技」。國校畢業的他,曾是搬運工、計程車司機等;進入生產力中心前身--經濟部自動化服務團擔任司機至今,則有十數年光景。在這段期間結婚生子的小吳原本以為,日子就會這樣安安穩穩地過下去。沒想到,他卻遇上CPC最大的變革--實施機動辦公制、行政作業電腦化。

從此以後,生產力中心所有同仁從請假到報帳,都得在電腦上完成。老實的吳炳分想想,總是請同事幫忙輸入,畢竟不是辦法;年近五十的他,因此下定決心學會從來沒碰過的電腦操作 不只是由中心的電腦部門教他,他還報名電腦補習班。

「剛開始的時候,連滑鼠都抓不穩。」熟控汽車方向盤的吳炳分笑著回憶。結果是電腦遊戲「接龍」助他一臂之力;加上他不達目的誓不甘休,現在,不僅以電腦請假、報帳難不倒他,小吳還能幫總經理秘書處理文件「撫啥米啦;講我「跟得上潮流」,還早啦。」吳炳分不覺得自己提升了什麼「競爭力」,但他謙虛地解釋自己學成電腦的原因:「不懂就要問而已。」

中國生產力中心人力發展室副主任黃國禎欣慰表示,小吳是該中心實施機動辦公制的最佳榜樣。極少數心存觀望態度、抗拒使用電腦的同仁,一想到小吳的認真,就不大有藉口了。

吳炳分本人則認為,「成長畢竟要靠自己。」他承認剛得知中心要電腦化時,感受不少壓力,擔心無法適應。不過,當小吳發現電腦只要「教一教、講一講」就會了之後,也就不那麼害怕。一直是生產力中心約聘人員的他,反倒慶辛自己有這個環境學電腦。

在父親耳濡目染的環境之下,吳家的五名子女也都愛上電腦;長女就讀商職資訊處理科,讀小學的么兒更是電腦遊戲高手。吳炳分一點也不擔心孩子玩電腦遊戲,他認為這是親近電腦的最佳途徑。「電腦早晚要學。」髮鬢稍白的吳炳分樂觀地再次強調,「不要怕,教一教、講一講,就會了!」

(馬萱人)

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