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抽絲剝繭話採購-溯行經濟奇蹟(十二)

文 / 王昭明    
1994-08-15
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抽絲剝繭話採購-溯行經濟奇蹟(十二)
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我從二十八歲開始在天津主持了一個機器廠,後來在國內外籌組各種工廠,乃至於中鋼建廠,其間曾經直接辦理過建廠採購,也間接參與過政府部門的採購,對於採購可說累積有四十年經驗。因此希望從整體採購的觀點,提供一些觀念與作法,供大家參考。

以往政府採購往往著重於消極性的防弊措施,而忽略到採購積極面的重要性;採購的成敗可以決定一個企業經營的成敗,對於軍事而言亦復如此,可以影響到戰爭的勝負,甚至會影響到一個國家未來的經濟發展。

以美國為例,二次世界大戰時期,我正在美國工廠實習,當時世界各國軍事物資十分缺乏,美國儼然扮演供應中心的角色。美國並無專門生產軍品的工廠,為了能迅速有效採購大量各種軍品,就鼓勵民間工廠參與生產供應。它並不採用一般公開招標比價方式,而是以成本加利潤方式來決定採購價格,於是各民間工廠紛紛配合政府在最短期間內轉而生產供應軍需品。這種成功的採購方式,大大地提升了軍事能力,充分供應盟軍需求,終能順利地獲致大戰勝利。

日後,也由於美國各間工廠配合戰時大量的需求,適時投入新的生產技術,擴充生產規模、提升產能,對於戰後百廢待舉的世界經濟起了帶頭作用,促進了美國經濟在二次世界大戰以後蓬勃發展。

整體採購的理念與作法 

一、採購制度的國際化和正常化

政府為配合加人「國際關貿總協」以後,簽署「政府採購協定」,除了要遵從協定有關要求外,也應擷取歐美先進國家採購制度的精華,妥善規畫出符合國際水準、順應國際潮流的採購制度;同時應考慮「正常化」,也就是制度內容要能為大眾普遍瞭解接受,而不存太多特例,徒留不必要關說遊說的空間。

二、採購政策的正確化

在制定採購政策的時候應先審視下列問題:

(一)採購何物?

1.採購目標何在中以一貫作業大鋼廠建廠採購的目標為例,是獲得最新式、效率最高的設備,才能與世界上其他鋼廠競爭;對軍事採購而言,採購武器、設備的目標應先界定是在防禦或攻擊。

2.為達到採購的目標,何種設備最適當?

全最合理的採購價格應該是多少?為了能確保獲得合理的價位,必須保有靈通的資訊,不閉塞才能及時獲得各方面的情報。

(二)如何達到採購目的?要如何去採購?應採取何種手段?

以中鋼當年建廠採購經驗,所需的生產設備並非單純以公開招標方式辦理,而是經詳細審慎評估選定合格的廠家比價,甚至採取與特定的廠家議價。

建廠當時由於國外一些供應商對於中鋼的建廠並無信心,又考慮如果參與重大生產設備塑高爐、軋鋼廠的投標均需投人巨額人力、物力去備標,倘無十足把握多半不願意參與公開招標。

在辦理高爐採購時,只有二、三家廠商有意願參與,其中日本IHI報價高達美金五千八百萬餘元,遠超過我方預估價格。由於日本廠商瞭解我國的採購制度,也瞭解其他參與者不具競爭力,所以價格高居不下。為求突破,我方特地赴德國與DEMAG議價,結果議定價格約美金二千六百餘萬元,遠低於日本IHl的價格許多。

後來中鋼第二、二期擴建採購高爐時,我們就善用這種德、日廠家彼此競爭的態勢,取得較住的價格。公開招標有時並不是唯一的採購選擇,必要時仍需搭配議價等方式靈活運用。

另外,以中鋼採購大宗原料,如焦煤、鐵礦砂為例,在每年供應價格議定方面,我們鑑於日本鋼廠使用量大,具有較大的議價能力,因此在洽簽長期供應合約時,都要求每年供應價格需與日本鋼廠一致。如此每年可不需花費特別人力、物力去議價,又可獲得與日本相同的成本。

(三)何處可以取得所需的設備?到何國、何廠採購均攸關採購成本。

當年中鋼建廠正值能源危機初期,在英、美、德、日等國均提供出口設備長期融資貸款的條件下,原以為英國貨幣趨軟,將來償還較為優惠有利,我們就先赴英國考察供應情況,卻發現英國當時工廠效率欠佳,同時又爆發以阿中東戰爭,恐影響將來海運,英國物價根據預測,又有暴漲的趨勢,於是改變初衷轉赴美採購。

(四)何時為採購最佳時機? 

在轉向美國採購時,已考慮到當時應該是採購的適當時機,必須把握,我就利用在美國考察各工廠設備後的二星期內洽談完成鋼板、條鋼、線材三廠的採購。並按同等生產規模過去的供應價格,加上幾年來依物價指數應予調整加計的價格,迅速簽訂採購價格。如此在通貨膨脹大漲之前決定價格,後來發現確實節省不少採購成本。此後,中鋼的第三、第四階段擴建設備,都是在鋼鐵設備製造業不景氣的時機採購,也能以較低的價錢取得。

任何採購決策均應有充分的理由、縝密的思考、完整正確的判斷,才能達成採購的任務。

三、採購組織的專業化和精簡化

採購作業必須透過專業人的組織來運作,才能具有專業化的水準,尤其國際採購合約更需要由各行相關專業人員,如工程師、財務人員、採購人員、法律人員等組合而成,以專業人員的素養彼此分工合作,基於兼顧買賣雙方權利義務,才能訂出公平合理、雙方平等互惠的採購合約。

採購組織千萬不要龐大,人力必須精簡,平時可由內部挑選訓練採購專業人員擔任一般採購,但遇有擴建重大採購案時,可採任務編組,由各單位支援專業人力,各有所司通力合作。

四、採購作業的透明化與公開化

採購作業辦理過程不可秘密私下進行,一切公開光明正大,避免任何遭致外界質疑、引人非議的措施,因此必須建立一套可公開、合理可行的採購制度。

五、採購監督的合理化

目前亟待建立一套合理周全的採購監督制度,能夠屏除沿襲多年消極防弊的稽查措施,徹底改善以往採購行政權與審計稽核權不分的困況,以避免造成外行監督內行,合法掩飾非法,儘管簽字卻不負責採購作業成敗的監督制度。

例如,在中鋼公司董事會下設有工程及採購審議委員會(前身稱為監標委員會),由三位董事及二位監察人組成,定期對於超過一定金額以上的採購案件負責監督採購單位執行的議價或開標結果,並具有審定權限。此外,在中鋼財務部門也設有稽核單位,不定期針對採購單位執行業務績效,如辦理時效、購價是否異常、驗收或索賠情形、合約基本資料管理、逾期末結案件等稽查,以收監督之效。

人是採購成敗要因 

建立採購制度、採購政策和採購法令規章,只是完成採購的法治化,「天下事不依規矩不能成方圓」,法治僅是行事的基石,仍需有賴優秀的採購人員去執行,否則用人不當或人為疏失、執行偏差,徒使良法美意形同具文。

一般而言,要辦好一個採購案件,基本條件包括:訂定周延的規範、妥善規畫前置時間、尋找合適的供應來源、分析製造成本、嚴守業務機密以及良好不斷的溝通等,這些都要靠人秉持好上加好的精神去推動,所以採購成功與否真正的關鍵全在於「人」。

由於以往一切的採購法令規章皆著重於防止人為弊端,對採購人員的操守預存懷疑態度,使採購人員喪失應有的尊嚴。在這種情況下採購人員如何能發揮所長完成使命?因此如何培養採購人員的尊嚴,建立一套良好的採購文化,實是當務之急。

我在中鋼即十分重視人員嚴守法治的觀念,遇有違法事絕不寬貸,但是對於行政措施無心之過失或政策上的決定,則全由本人擔當一切行政責任。同時充分信任採購主管及同仁,明確授權,分層負責,秉持「多做少錯,少做多錯,不做全錯」的作風,在這種領導理念及文化下,養成了中鋼人員不鄉愿、勇於任事的態度,在有尊嚴有法治的情況下,中鋼得以在眾所矚目下,順利完成各階段建廠擴建的採購任務。

結論 

根據我過去參與採購的經驗,總結採購制度建全,有幾點要素:

一、要從制度面著手,絕非改一個名稱,換一批人即可。 

二、要從整體面思考,單純的技術和法規,擔負不了全責。

三、採購文化的關鍵在於企業文化、組織文化,甚至於個守法守節的社會文化。

四、金權政治如果無法根除,廉能的採購將淪為空談。