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科技與習慣 我們何時進入無紙辦公室時代?

文 / 李誠    
2005-05-05
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科技與習慣 我們何時進入無紙辦公室時代?
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科技與無紙辦公室

早在三十年前科學家與未來學者便預言二十世紀後期,在網路與資訊科技的快速發展下,全球會進入無紙辦公室的時代。因為在通訊科技快速發展的趨勢下,一片光碟片便可以存貯全部大英百科全書和一次的人口普查數字,而企業間的通訊可以透過電腦網路,不需要任何紙本的報告,無紙辦公室的出現不但使公文與資料的調閱效率大大提高,而且占辦公室面積十分之一到五分之一的笨重檔案櫃也可以從此消失。

由於大城市地價昂貴,省去十至五分之一的辦公室空間,可以省不少錢;環保人士更是高興,因為製紙與印刷是非常污染的行業,無紙辦公室可減少伐木,維護森林,又可減少文件、書、報的運輸,改善交通,好處真是很多。

此外,學校與社區的圖書館也可以使用新通訊科技而無紙化。事實上,目前已有很多書籍、報告、期刊雜誌都透過PDF的方式在網路上傳送、下載,讀者不需到圖書館把一本本沈重的書搬回家,他們只要在家中或辦公室上網,一點,所要的書籍、雜誌、與文章便可以下載並存貯在自己電腦的記憶體中,供日後使用。讀者也不必擔心書沒有按期歸還,因而被罰款。今日的學生繳交作業與論文時,已沒有繳交一本本厚厚的紙本論文,他們只要在網路上把作業與論文傳送給老師便可,一切作業都無需用紙,非常方便又省時。

換言之,三十年前科學家的預言,今天都一一在實現。但是奇怪的是,儘管今日電腦網路、光碟與筆記型電腦非常普遍,各國用紙量卻不但沒有減少,反而大幅度增加。比如美國在1995年全國辦公室使用各類型紙量達兩千四百萬公噸,2000年增加到兩千七百三十萬公噸。而全球使用紙量在1980到1996年間也有非常快速的成長(見頁152圖)。

無紙辦公室時代為何不來臨?

無紙辦公室並沒有在通訊科技發展後出現的基本原因有三:

一、新科技帶來新的紙張需求

新的通訊科技與電腦的普及化,一方面是會省卻用紙,但是同時亦會促使人們使用更多的紙張。比如過去我們要寄一份報告給他人時,必須先列印此報告然後影印,最後再寄給他人閱讀,但利用今日的新技術,我們只要把PDF檔案在電腦網路上傳送給他人,他便可以下載閱讀。

換言之,文件的傳送過程從過去的印製→寄送→閱讀到現在的寄送→下載→閱讀,正因為今日電腦、印表機、傳真機的價格不斷下降,品質功能又快速提升,於是每一家庭、每一辦公室都能裝置一台傳真機與印表機。換言之,不是通訊科技的發展沒有減少很多紙張的使用,而是資料的取得、傳送,與下載的方便,同時也大量地提升了人民對紙張的使用量。

二、知識工作者的興起

二十世紀末,西方很多工業化國家已走向知識經濟,而亞洲的日本與四小龍乃至中國大陸與印度的某些地區也都開始走向知識經濟,知識經濟中知識工作者所使用的生產工具是紙與筆,而非機器,因此勞動人口中知識工作者比例的增加,造成全球用紙量的增加。

三、人民閱讀習慣的難改

新科技可以日新月異,但是人民由數百年所累積下來的閱讀習慣,不是一夕間可以改變的。我們可以看到很多人不在電腦顯示器前閱讀電子郵件或報告,他們會先將這些郵件或報告下載成紙本,然後再閱讀。目前大概只有七年級的草莓族,才有在電腦上直接閱讀文章、書信並立即用電腦回覆的習慣。

此外,紙本在閱讀上也提供了幾個電腦檔案無法提供的優點。比如,紙本可以隨身攜帶,可以放在口袋中,然後在捷運、公車、汽車或其他方便的時間與地點閱讀,筆記型電腦雖然愈來愈輕便便宜,但是在閱讀時,還是勞師動眾,機動性遠不及紙本文件。

人們在閱讀時,習慣在文件上劃線,標示出重點、加眉批、寫意見,或修正原稿,這些功能都不是無紙的電腦檔案所具有的特性,雖然目前電腦公司也在設計具有這些功能的電子書或電子閱覽器,但機動性與方便程度遠不及紙本文件。

人們閱讀文件時,也常習慣把不同文件攤在桌上做對比,或校對前後頁的數字或陳述是否一致,這些功能都不是電腦檔案可以提供的。

紙本文件另一個特別的好處是保密,寫在紙本上的資訊可以鎖在櫃子裡,藏在祕密的地方,等到想公布的時候才拿出來。但是電腦存放的資料要保密很難,連美國國防部的資料都可以被駭客取得,銀行的祕密資料也常常被人取得,但兩蔣的手稿、張學良的日記都是紙本,數十年不對人公開,也沒有人可盜取,直到最近蔣家把這些資料捐給美國史丹佛大學的胡佛研究所時才為人所知。

同樣的,可口可樂與賀喜(Hershey’’s)巧克力的配方都是分開記錄在不同的紙張上,並分開存放,因此數十年來沒有任何人能取得這些配方的祕密。

無紙辦公室發展的啟示

1、科技可以日新月異,但人民習慣的改變很緩慢,因此政府在擬訂政策,改變現行制度時,務必要採漸進的方式,給人民調整與適應的期間,急進的改革可能用意很佳,但因人民習慣難改,可能帶來相反的效果。

2、政府在擬訂新政策時,除了要想到政策的目的外,更要仔細考慮它可能衍生的副效果,如鼓吹無紙辦公室的科學家,沒有預料到大量廉價的電腦、印表機與相關設備的普及,增強了人民使用更多紙張的意願。

(作者為中央大學金鼎人力資源管理講座教授)

本文出自 2005 / 05 月號

腦袋經濟學

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