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32件你要做的事

上班頭1小時+下班前1小時》
文 / 方正儀    
2014-02-01
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32件你要做的事
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要遲到了快衝!在慌亂中開始一天的工作?上班開始時的頭1個小時,會對整天的工作效率產生極大影響,養成工作開始時的良好習慣非常重要。從一天開始就將整日工作時程做好安排,以最佳精神專注於當天的核心目標,才能讓一整天的工作進展順順利利。以下為每天上班前應做的16件事:

01.好好吃早餐。早餐很重要,除了有助於身體健康 ,還能讓我們獲得應付一天工作所需的精力。

02.準時上班。這是顯而易見的事情,但有些人卻沒意識到它的重要性,遲到不僅會留下壞印象,還會浪費你一整天的時間。

03.深呼吸。家事沒處理好,上班路程又不順,很多人在開始工作時心煩意亂。深呼吸,然後花幾分鐘思考並安定下來,這是為一天工作奠定基調的好方法。

04.每天都是新的一天。把昨天發生的事拋到腦後, 專注於今天最新發生的事情,做好計畫與準備,然後立刻開展工作。

05.不鬧情緒。一早就鬧彆扭會影響一整天的工作情緒,甚至整個團隊,使所有人的工作都不順利。有必要的話,來杯咖啡定定神。

06.做好工作安排。列出今日待辦事項清單,或者更新前一天的待辦事項清單,確定工作優先事項及你的工作高峰期,並做出相對應的安排。

07.人到心到。不管你習不習慣早起,到達辦公室後請清醒過來。如果你要帶領團隊,花點時間與成員打招呼,看他們需要什麼協助,幫助你掌握團隊脈動。

08.和同事溝通。用5到10分鐘和同事做簡短溝通, 一同分享當天的目標、團隊成員必須知道的重要訊息, 這有助於凝聚士氣、保持專注。

09.整理辦公空間。營造整潔的工作環境,也有助於避免工作混亂。面對亂七八糟的辦公桌很難讓你清晰思考,也容易遺漏重要的工作提示。

10.提醒自己工作的核心目標是什麼。花點時間提醒自己:什麼是真正重要的事?你想實現的目標是什麼?有助於激發你的幹勁,並專注於優先事項。

11.別為收件匣分心。只閱讀和回覆緊急e-mail即可,這樣可以控制早上的活動,才不致工作還沒開始,就已經花了20分鐘看一隻貓打鼓,打亂一天的時間表。

12.聽語音信箱。大多數人迅速打開電腦,卻忽略了電話。聽一下辦公室語音信箱有沒有留言,才不會錯過某些重要的事。

13.打重要電話與發緊急郵件。如果知道當天必須聯絡某人,不妨就將此當作早上的第一件事。一早就發e-mail, 通常下班前都能獲得回應。

14.利用清醒的頭腦。早晨是大腦最具創造力和效率的時候,此時請充分利用你的腦力,做一些需要耗腦力的工作。

15.偶爾改變一下。喜歡變化的人不妨四處走動與其他人碰面,或者把工作重新思考一下,新的視野能夠為你注入新活力,對你和辦公室氛圍都有好處。

16.安排中場休息時間。可以在早上10點左右進行工作進度評估,順便休息一下恢復精力,這樣就能精神抖擻地繼續一整天的工作。

包袱款款準備閃!就這麼結束1天的工作?工作結束前的最後1個小時,會對第2天的工作效率產生極大影響,制定工作結束時的例行程序非常重要。將手邊的工作告個段落,以便趕上預定進度,並將第2天工作時程安排妥當,能讓你放心回家休息,再精神飽滿地迎接第2天。以下為每天下班前應做的16件事:

01.評估當日的待辦事項清單。確保當前的進度並盡可能地多完成一些工作。如果對進度不滿意,請重新訂定你必須完成的工作及你準備完成的時間。

02.審視第2天的排程。確保你已經清楚知道第2天的所有會議與電話,也可趁機安排時間以完成今天所列待辦事項清單上未完成的事。

03.與老闆和同事核對一下。與老闆討論一下手上專案的進度,同時看看其他同事的最新進展,這是仔細檢查最後期限並確認大家步調一致的好機會。

04.整理。離開辦公室前,請花15分鐘整理e-mail收件匣、處理垃圾、整理檔案、清理辦公桌,第2天早上進辦公室時,才會有煥然一新的感覺。

05.完成非高峰期的工作。此時是處理那些不需要電話聯繫的文書工作的最佳時間,也可趁此時間決定第2天早上第一個要接觸的是誰。

06.完結工作。能快速處理的事就不要放著不做,心裡若有事懸著,會讓你離開辦公室後還不能真正脫離工作。

07.列一份新的待辦事項清單。確定第2天你必須完成的工作,並對如何利用時間訂好計畫,以便管理優先順序,讓你能在第2天早上搶得先機。

08.回顧一天。一天工作結束時是做這件事的最佳時刻,花點時間回想你今天完成的工作以及獲得的成就,這會讓你走出辦公室的腳步更加輕盈。

09.寫下正面的事。白紙黑字寫下一天當中發生的3件正面事情,這是提升長期幸福感最有效的方式之一。

10.說再見。向同事以友好且適當的方式說再見,而不是悄悄消失。這能讓我們心情愉快,回家時才會感到精力充沛。

11.不接最後一刻進來的不緊急e-mail和電話。盡量不要被這種無關緊要的郵件或電話拖住,因為它可能會讓你陷入一個冗長或低優先順序的會談中。

12.肯定他人。把進展順利的事記錄下來,稱讚同事或部屬的成就,或給客戶寫封感謝信,這樣能幫你確保離開辦公室之前都有好心情。

13.抽離。不要怕關掉手機或e-mail提醒功能,當你走出辦公室時,一定要讓其他人清楚知道你在什麼時間內不工作,和家人朋友相處是非常重要的。

14.規畫下班路程。你可以在通勤路上聽你喜歡的音樂,甚至更有效地利用時間學語言等。規畫不同的活動可以讓你在工作和私生活間建起一道緩衝區。

15.不帶壓力回家。踏出辦公室大門的那一刻起,請把工作壓力拋到腦後。把壓力帶回家不會有任何好處,你的家人需要的是你。

16.回家。關掉電腦與電燈,然後起身回家,不要因為同事都依賴你,或為得到主管稱讚而摸到最後一個離開辦公室,這樣你才能讓工作更有效率。

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