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PPT,重點只要一個Key Word

X先生出任務
文 / 王星威(Ben)    
2013-07-01
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PPT,重點只要一個Key Word
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踏入職場後第一個英文簡報是要向國外總公司爭取電腦化專案的預算。接到總經理交辦的任務後,我摩拳擦掌地想要好好表現。參考以前在學校念的原文書,我從電腦起源、功能、發展,到現況分析,最後做出結論,寫出一份40 多頁的報告,心中十分得意,估計可以用這份報告說服總公司。

我戰戰兢兢地拿給總經理看,總經理快速翻看後不客氣地說:「我是要你做『簡報』,不是『繁報』! 我們是要跟總公司報告電腦化專案預算,不是要簡介世界電腦發展現況!」一被罵頭腦就清醒了許多,回去辦公室把簡報從40 多頁減少到15 頁,心想一定過關吧。沒想到總經理看完以後又說,簡報裡的句子太長,讓參加會議的人看不到重點;回去重寫,每一個重點只要key word,不要造句,更不需要主詞。只寫關鍵字(key words only)!

例如我本來的句子是:We can lower our manufacturing cost by introducing computer system . 被老總改成 Reduce cost. 他還說,不但要避免長句,最好每一個重點都用動詞開頭,才會醒目又有力。例如:e prot will be increased by 30%. 要寫成Increase prot by 30 % 才有力。痛定思痛之後,我終於理出頭緒,寫出了一個老總滿意的「英文簡報」。

他還教我,簡報的目的可以大略分成兩種:一種是單純的報告(reporting),一種是為了說服(persuading),而多數是一份簡報中同時包含了這兩種目的。若是含有兩種目的的簡報,通常是要先報告再說服;老外非常重視簡報內容的邏輯順序與因果關係,以當年的電腦化專案為例,必須具體說明花下這筆預算的原因,然後會產生什麼樣的效益(eectiveness)。另外我們的英文容易犯錯,要多用表跟圖。視覺印象(visual images)比文字更容易識別與解讀,還能彌補英文的不足。另外他把我的英文縮寫(acronyms)都加上了全文,例如SOP 是Standard Operating Procedure(標準作業程序),以避免誤會。

最後他告訴我,簡報是要說服他人(persuade others),一定要利用簡報在聽眾的心中形成我們想要的結論,也就是一個有利的結論(favorable conclusion)。

總而言之,做了這麼多年簡報,不論是做中文簡報還是英文簡報,字少的好過字多的,頁少的勝過頁多的,圖表多的勝過文字多的!

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