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時間的品管

文 / 呂宗昕    
2008-11-01
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時間的品管
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我應邀講授時間管理的課程,在講習會中遇到一位在保險公司擔任業務專員的學員。

他說自己是新人,所以積極地想有所表現,他亟需開發客戶群,於是努力蒐集資料,列出一大張潛在客戶名單,每天「按表操課」,四處拜訪,竭盡所能地想將名單上的潛在客戶變成實質保單。

想不到東奔西跑3、4個月,拜訪了許多客戶,業績卻是乏善可陳,主管與他本身都對目前的狀況極不滿意。

力量用對地方了嗎?

他說出他的問題後,我想了一下,「你好像找錯了目標耶!」

「真的嗎?」他有點驚訝。

「是啊!你的目標不是要拜訪完所有客戶,而是要達成預定的業績。」

我停了一會,看著他說:「努力達成預設的業績才是重要的工作目標喔!」那位學員點點頭,感謝我提供給他的建議。

企業管理是一門複雜的學問。為了提高營業額及獲利率,行銷(marketing)是企管中不可或缺的重要環節。

行銷4P與時間管理

企管大師美國密西根大學的傑洛姆.麥卡錫(Jerome McCarthy)教授,提出著名的「行銷4P概念」,用以強化企業的行銷能力:

Product ― 產品

新產品真正上市前,須清楚了解產品的功能,改善市場既有產品的缺點,提升產品整體性能,並賦予精良的設計與包裝。

Price ― 價格

先分析生產成本,再比較競爭者的價格,考量市場接受程度後,訂立目標價格,並安排折扣方案。

Place ― 通路

先思考產品的可能流通方式,分析各類通路的優點與缺點,並設計可行的通路模式,架構完整的通路系統。

Promotion ― 推廣

評估目前市場的環境與氣氛,選擇適當的推廣目標,透過媒體宣傳及舉辦活動,才能達成提升業績之目的。

4P 提高工作效率

當你了解行銷的4P 概念後,在此介紹我自行思考的時間管理4P:

Product ―時間的產品

上班並非為了耗用生命,更不是為了打發時間。

在工作時,應該思考某個時段所產出的「產品」為何?對達到預定目標的貢獻何在?沒有「產品」產出的時段,即等於虛耗的時間。

Price ― 時間的價格

時間是無價之寶,如果工作的貢獻度與時薪不成比例,就會淪於遭到減薪或被炒魷魚的悲慘命運。了解自己工作時間的價格,就會更加珍惜時間。

Place ― 工作的場所

工作環境影響工作效率甚大,所以選擇舒適、不受打擾的環境,是提高工作效率的不二法門。如果可能,可以躲到無人的檔案室或會議室,專心進行工作;或者關上辦公室大門,暫時謝絕訪客,讓自己專心振筆疾書;或者你可以提早上班,在同事現身之前,心無旁騖地加速處理事務。

Promotion ― 效率的提升

產品的「promotion」是為提升業績, 時間的「promotion」則是為了提升效率。在業務量暴增的單位,要完成工作只有兩種方式:增加時間或是提高效率。想要縮短工作時間,又要準時下班,關鍵就在於提高效率。觀念的正確化、態度的積極化、管理的科學化,這些都是提升時間利用效率的重要助力。

客戶服務的4C 原則

美國企管專家羅伯特• 勞特朋(Robert Lauteerborn)另外提出行銷的4C 概念,與上述的4P 相互呼應:

Customer´s need ―顧客需求推出產品的首要目的是滿足顧客的需求,而非展現設計者的創意。顧客的滿足程度愈高,產品熱賣的機率就愈大。

Cost to customer ― 顧客成本售價必須考量顧客可接受的價格,而非僅著眼於公司的獲利。合理的利潤才是永續經營的保證。

Convenience ― 顧客便利產品必須為使用者提供便利性,避免增加顧客的困擾,使顧客能夠迅速達到使用該產品之目的。

Communication ― 顧客溝通推廣產品的過程中,必須積極增加與顧客溝通的機會,減少不必要的誤解,並以實際行動爭取客戶的信任。

4C 幫顧客省時間

如何運用企管行銷的4C 概念來管理自己的時間呢?以下想法供讀者參考:

Customer´s need ― 顧客的即時需求顧客的需求不能延遲回應,應該盡可能給予迅速滿足。讓客戶滿足的速度,決定於你所耗費的時間長度。

Cost to customer ― 顧客的時間成本產品標價是有形的價格,顧客需要花費的時間則是無形的價格。將顧客等候採購、摸索學習、等待維修的時間盡量縮短,就等於降低顧客的使用成本。

Convenience ― 顧客的時間便利

我們要節省自己的時間,也應思考如何節省顧客的時間。能為客戶提供最大的便利性,節省更多時間,無形中就能提高產品的附加價值。

Communication ― 顧客的即時溝通要化解因資訊不足所產生的誤會,最佳方式就是即時溝通。請謹記,讓顧客等待即是增加對方的無形成本,也容易導致誤會更形加深。

善用時間管理的「4P 理念」及「4C 理念」,你將會是馳騁職場的成功達人!

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