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用對方法,知識一把抓

辦公室情報》資料管理五部曲
文 / 江欣怡    攝影 / 蔡仁譯
2007-10-01
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用對方法,知識一把抓
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要如何加值資料,讓資料成為有效的情報,而不是垃圾,並且讓情報成為職場與商戰競爭的利器?知識管理(Knowledge Management)扮演重要關鍵。

日本知識管理大師野中裕次郎將知識分為兩類,一種是外顯的知識,也就是可以清楚辨認的知識;另一種則是內隱的知識,也就是藏在個人經驗中,難以透過文字、圖片或程式邏輯的方式呈現者。

因此,從外顯與內隱兩方面來看,要成為真正的情報王,「人」、「情報」、「知識」三者缺一不可。

尤其是面對資訊爆炸時代,極力推動個人知識管理的工研院創意中心主任室特助葉惠娟便表示,「現代人要找的知識找不到,不需要的知識卻一大堆。」可以見得,時間愈來愈少、資訊愈來愈多、變化愈來愈快,因此,做好個人知識管理(PKM)極為重要。

第一步:先想清楚自己需要哪些情報

在做個人知識管理之前,葉惠娟建議,「要先想一下,自己需要什麼。」

「你需要哪些知識、哪些技能、哪些資源,甚至是哪些人脈,想清楚之後,再從工作績效架構出發,來重新思考你需要哪些知識。」葉惠娟說。但如果心裡有想探詢的領域,但卻不知道應該朝那個方向前進,不妨採用畫泡泡圖的方式,先從你所關心的主題中,找出一個關鍵字(keyword),而後再不斷發想與此一關鍵字有關的其他關鍵字,務必盡可能將你所想要關心的主題,其相關聯的關鍵字蒐集妥當。

第二步:找對資料蒐集工具

把自己需要的情報、資訊確定後,才能開始進行執行階段,而執行的第一步驟便是資料蒐集。用對好工具,則能讓你蒐集資料的功夫,事半功倍。

通常一般人的資訊蒐集的管道不外乎是電視、雜誌、期刊、網路等,身為顧問的葉惠娟在找資料時,通常都會從一般的入口網站下手;另外,她也會利用搜尋能力強大的Google以及愈來愈豐富的維基百科(wikipedia),這些都是找資料很好的來源。

除了這些管道,許多資料庫也都是蒐集資訊的來源,例如各媒體的資料庫、科資中心的碩博士論文、以及各個政府部門的資料庫,如主計處統計資料庫、經濟部商業司,私人資料庫如東方線上、拓蹼等;國外資料庫部分,TradStat全球進出口資料庫、日本財務省、中國商情網等,都能提供免費且正確的資訊。

另外,愈來愈多資料可以在部落格上面蒐集得到,《情報達人養成術》作者簡大為自己就有深刻體驗,有時連Google都找不到的資料,不妨到大型的部落格平台如無名小站、網路城邦、PIXNET等試試看,經常會有意外之喜。

第三步:建立個人知識庫

透過不同的數位工具蒐集到資訊後,接下來,便要利用各種數位工具建立起自己的個人知識庫。

要建立起個人的知識庫,聽起來好像得花錢買許多軟體才能建立起來,但事實不然,對於情報達人來說,只要善用電腦裡的檔案管理,或是Outlook Express、Lotus Notes、Webmail等不同的信箱,就可以順利完成。例如,在網路上看到一些資訊時,不妨直接以mail的型式儲存即可。

甚至,你也可以申請一個免費的個人部落格,定期將自己蒐集到的資訊放在部落格上;但如果願意進一步分享給他人,同時獲取新的資訊,就把資訊編輯在維基百科上,讓這些資訊也可對外共享。

葉惠娟自己便是採用檔案管理做個人資料庫,她將檔案管理下開了許多不同的資料夾,只要一出現相關的資訊,自然而然就會丟到相關聯的資料夾裡,方便又有效率。

第四步:知識的重組與再運用

擁有自己的資料庫之後,便需要為這些知識做重組與再運用。但是,要將知識重組,必須要有不同的方法,「通常你要看個人的目的和客戶的需求而定,因此,當你的知識是要針對不同類型的人做傳達,你就要以不同的方式來呈現。」葉惠娟說。

例如,今天你針對某一主題蒐集到大量資訊,當你要面對不同對象,你呈現的方式應該有所不同,或許是較簡單的、或許是較複雜的,端看你要面對的對象是誰,而將資訊經過系統化之後,便開始成為有價值的情報了。

第五步:將情報擴散與分享

知識經過了蒐集、建立以及再運用,接下來便是要將知識擴散與分享的時刻,但反過來說,也有80%的資訊都是從人脈而來的。藉由從人脈所得來的情報或知識,或是將這些知識、情報,分享給你的人脈網絡,自然就能建立起更多的人脈關係。「但其實,人脈是一種『give and take』的關係,你要給人脈資源,人脈網路也才會回饋到你身上。」葉惠娟說。

資料經過了蒐集、有系統的建立相關資訊,再經過系統化的思考,最後,分享出去,並形成人脈,而人脈也是重要的情報來源之一,因此,情報便是在這樣的過程中來回蒐集、累積、加值與分析,如此一來,情報才是真正有價值的資訊。

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