國內公家機構,多半設有「人二」單位,許多年來和會計部門一直在行政上扮演重要角色。
人事部門還有「人一」和「人三」,職掌分別是人一管聘任、升遷;人三負責公保、福利,人二則主要負責核定出國、觀光。但是人二還有或為人誤解、或引人反感的其他功能,也就是安全資料的審核。從組織管理及行銷的觀點來看,人二的功能應該予以轉變,才能發揮整體性、正面的影響,增進單位內部同仁的工作效率。
存廢遭強烈質疑
然而改革不必在摧毀的心態和方式下進行,奪權也當以競爭的原則去推動,社會理念的行銷也是因此而生的產物。
一般社會團體如公司行號各施手腕,銷售他們的理念,這是外部行銷;而內部行銷的重要性絕不次於前者,外銷以消費者為主,內銷則針對員工或更進一步,視員工如消費者,讓他們先知道、接受並喜歡一項產品和觀念。
如比才能做到行銷學上很重要的「全員動員」,由組織內部成員一起來動作、共同推廣,促進內部和諧,並且積極的「賣」東西出去。
也可改行做公關
解嚴之後社會多元化發展,傳統政治力獨大的情形漸被經濟成長所沖淡,中產階級和勞工的參與也強化了民主的運作。人們有了財力,再加上教育普及,對事物就易有不同看法,因此很多公教人員和社會大眾,都對類似人二單位的存在,提出強烈質疑。
從內部行銷觀點來看,人事單位的功能可更積極開展,如一般人不太喜歡人事單位,對前述人一、人二、人三職掌分不清楚,更以為人二是神祕、政治化的代名詞,筆者對輔導會所屬醫院進行研究,發現他們仍持保密防諜心態,拍照存檔常引起軒然大波,令人不解。
事實上,從行銷觀點來看,人二可做的事很多,如公關、意見反映等等。一方面不同機關或單位間的聯絡,常需協調機構;首長日理萬機,決策更須掌握充分資訊;因此人二可常主辦或委託外界蒐集員工意見。
國人平均五年跳槽一次,近年來更有許多公務員轉向民營企業求發展,甚多挖角現象。除經濟因素的考慮外,還有面對環境組織及同事相處的因素,人二都應主動蒐集,提供上級做改進時的參考。
另方面,工作壓力必然使人們對上級、下屬不滿,這是社會心理學的移情作用。日本企業甚至設有房間,讓員工洩憤。我國雖然情況不同,但上班族未必皆無抱怨,因此主管不妨「制度化」地設定時間與員工交談共餐,以卻除心理距離。
同時,人二可常辦各種活動,增進友誼;所得資料交主管參考,不必都是政治性的;員工有所不滿也當反映,以促進制度改善。
掌握負面意見
筆者常出國開會,最近要赴香港,打電話拜託一位人二同事相助,進行順利,卻在打字一關拖了幾小時,因此耽誤整個流程,難以成行。這應當是整個制度的問題,個人一不犯法,二不反政府,每次出國卻都得接受調查,心中不滿想必很能引起共鳴。類似情況便可請各機關人二單位主動反映給安全單位、境管局和外交部等。
總之,人二功能應該加以調整,與其批評,不如建設性指出作法。往昔該單位側重安全資料的蒐集,其實「負面」意見多多,整體掌握這些看法,促進效率與和諧,應當是該單位在社會劇變中,該積極審思、調整的課題。
(陳開昔為台大社會系副教授)