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一個人如何打敗一個團隊?

10個新時代的線上服務
2014-10-31
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一個人如何打敗一個團隊?
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當然,我們不要當那種一個人「被要求」做一個團隊該做的事情的傻瓜。可是,如果當我們具備一個人追上一個團隊工作效率的速度時,那麼我們就能更輕鬆、高品質的完成我們分內的工作,擁有更多時間去實現自己夢想的計畫,或是追求更好的境界。

下一次當你想要開口跟老闆要求有人幫你之前,或許,你可以思考看看「雲端團隊」的可能性。什麼是「雲端團隊」?就是你不需真的聘請,但是他們會從網路上提供你立即有效的協助,而且這些事情如果你一個人做要花很多時間,但是交給雲端團隊完成,不僅速度更快,有可能品質更好,甚至常常是免費的。

哪裡找到這麼好康的「雲端團隊」?其實,就是我們常常在說的各種線上網站,例如大家耳熟能詳的Google、Dropbox,從我個人經驗的理解上,我不會只稱呼他們為線上工具,我不把他們看做只是一個軟體,而把他們視為一個由多人組成、由多機器串聯、由更聰明的程式運算提供的「服務」,因為當使用者操作這些雲端服務時,我們不只是操作一個軟體,而且背後還有Dropbox、Google團隊提供實質的額外幫助。

就好像有一個我們聘請的團隊來幫我一個人工作一樣,這就讓我一人之力,也能有團隊之效。在下面這篇文章中,就讓我來跟大家推薦一系列值得現代個人工作者好好利用的「雲端團隊」。

1 Dropbox:幫你做好檔案版本管理

我常常說,雲端,不只是儲存。真正意義上的雲端服務,不只是把你的東西儲存到一個線上空間,而是還要可以幫存上去的檔案去做更多「處理」,這樣才有意義,這樣才是我把工作交給一個團隊幫我完成。

就像是大家很熟悉的Dropbox 雲端同步服務,就不只是幫我們儲存檔案在一個雲端硬碟而已,儲存後的檔案還可以進行版本控管,Dropbox 會保留最近30 天的所有檔案版本更動,當我們工作錯誤時就可以隨時進行「檔案回溯、救援」,這是我們一般在單機工作無法做好,或是要花很多力氣才能做好,而現在Dropbox 這個雲端團隊幫我們完成了。

於是像是使用Dropbox 這類雲端硬碟時,我們即使只有一個人,也可以輕鬆做好檔案的隨身攜帶、備份移動、版本管理、即時救援,以及與任何人最簡單的檔案分享,這就是一個人可以有團隊效率的原因。

2 Google Drive:永遠是最佳狀態的線上辦公室

Google Drive 也是類似Dropbox 的服務,不過他走得更遠,除了檔案的同步與管理外,Google Drive 還提供了完整的線上文書編輯工具,我們可以在雲端直接製作文件、簡報、試算表,甚至還能繪圖、傳真、開會,儼然就是一個獨立的雲端辦公室。

功能包山包海的Google Drive 除了可以解決各式各樣的辦公室工作問題外,一個很大的特色就是我們完全不需要花時間維護。試想看看,如果我們自己在電腦安裝文書軟體、修圖軟體,還要做檔案備份管理,還要常常更新工具,又要害怕電腦當機、軟體當機,我們無形中要耗費多少時間在做維護工具這件事?

而使用雲端服務,像是Google Drive 這樣的服務,誰幫我們維護?Google。而我們只要每次打開瀏覽器,進入Google Drive 網站,就可以立刻用最新、最佳狀態的工具開始工作,不會當機,不需更新,而且換到哪一台電腦都是一樣的工作狀態與工作環境,這讓我們真正把力氣花在工作的執行上,而非管理上。

3 Evernote:給紀錄一個第二次使用的機會

筆記本雖然記錄的時候方便,但事後的整理最讓人頭大。各式各樣的紙本文件、便利貼,寫的時候隨手而就,但之後應該怎麼分類儲存。我們應該要去思考一個關鍵點:這些紀錄的意義與價值不在於記下來的那一刻,而在於「以後需要時,第二次使用這些紀錄」的那一刻。

如果仔細回想我們收集文件、整理筆記的習慣,是不是很多紀錄從此封存,再也沒有第二次被拿出來使用的機會,於是紀錄只是紀錄,無法成為增進我們下一次進步的台階,因為我們找不到他們!這就是個人整理方法的侷限。

可是,我們又無法聘請一個團隊幫我們做資料管理,也無法聘請一個祕書在我需要時幫我找資料,那麼,就聘請免費的Evernote 雲端筆記、雲端個人知識庫,把檔案、文件、紙本都數位化儲存到這個服務中,無論多大內容都能隨身攜帶,並且只要輸入關鍵字就能立刻搜尋到即使是10 年前的筆記紀錄,這就是雲端團隊幫我們完成的事。

4 Wunderlist:準確追蹤大家的任務進度

在職場上,我們可能常常需要跟不同的人產生合作,有了合作,就有團隊進度的管理需要,我們要準確、快速的幫團隊夥伴分配任務,並且追蹤大家完成的進度。這時候,什麼樣的溝通方式最順暢?

用電子郵件、電話溝通的方式都有很多缺點,電子郵件很瑣碎,一件任務來來回回好幾次郵件也不一定交代得清楚,反而因為郵件太多,合作夥伴還常常會搞錯任務的時間、內容,沒有跟上最新的更新。而電話雖然可以當下立刻溝通,卻沒有備份存檔,無法長期追蹤。

其實,這種小團隊合作的溝通需求,都可以善用雲端服務來「簡化溝通流程」、「明確溝通內容」。例如Wunderlist 這樣的線上待辦清單服務,他不只可以列出個人的待辦清單,也可以組織團隊的待辦清單,並且透過協同合作去分配每一個任務的負責人,大家只要上網打開同一份共用清單,每一個人就能即時看到相同的最新進度,並且清楚明白的看到任務內容。

5 Trello:零溝通障礙的白板與便利貼

如果你的團隊專案大到有更多瑣碎的任務,並且需要更多的共同討論、合作構思時,那麼你應該試試看Trello 這個雲端專案管理服務,你可以因此省下購買一塊辦公室大白板、一大堆便利貼的錢,我知道很多公司喜歡在白板上貼便利貼來管理專案進度,問題是沒有一個成員可以把這塊進度表隨身帶著走。

在雲端工作時代,我們要用更有彈性、更靈活的方法工作。一個Trello 線上服務,可以讓團隊所有成員在上面貼上自己的創意、任務,正在執行或已經完成的事項,大家一起討論、一起投票,並且彼此清楚的看到整個專案的即時動態。

雲端的專案管理,讓我們減少傳統溝通方式在時間上的浪費,提供一種更自由的工作空間,並且讓團隊每一個人更快速、準確的把握專案進度,這是提升所有人工作效率的做法。

6 Cacoo:創意,讓我們一起完成

說到團隊一起構思,例如之前我們辦公室準備搬新家,團隊的幾個夥伴在討論新的辦公室應該怎麼布置,大家應該坐在哪個位置,書櫃要擺在哪裡,這時候我們利用了Cacoo這樣一個線上協同合作的製圖工具來完成。

我們不需要找專業繪圖師來畫出設計圖,我們也不用去安裝繪圖軟體,打開Cacoo 這樣的線上製圖服務,可以畫出室內設計圖、組織流程圖、網頁或App 的設計草稿,即使是一般人也可以有模有樣的畫出看起來足夠專業的成果。

Cacoo 這樣的雲端服務,免費的提供了一般使用者適合的專業工具,使用者不需要太多的重新學習,也不用殺雞還花大錢用牛刀,並且有許多繪圖需要的素材、工具都已經準備好,我們只要打開網頁,就能完成工作。

7 MindMeister:隨時隨地的頭腦風暴

而如果你是心智圖的愛用者,隨時隨地都想要來一場頭腦風暴,利用心智圖收納、延伸你的靈感,或是利用心智圖規畫你的行動,釐清你混亂的思緒,那麼你應該在已經習慣的單機軟體之外,試試看線上的心智圖服務,例如MindMeister。

MindMeister 雖然是線上工具,但是他的應用功能大大的超越了一般的單機心智圖軟體,不只他的心智圖檔案格式可以自由共通,讓你在任何電腦與裝置使用外,MindMeister 還提供了多人一起合作心智圖、用心智圖做簡報等功能。

試想看看,當你忽然想要來一場頭腦風暴,哪能等到回到電腦前,立刻打開Mind-Meister 的網頁或App,你就能開始心靈的探索。

8 Quip:來一場最高效率的會議

開會時,哪個倒楣鬼被分配到會議記錄?該不會就是你吧?可是一個人要怎麼做好一次會議的統整記錄,是不是記錄好了還要給每個與會者做確認,這都浪費了很多不必要的工作時間與步驟,曠日廢時,結果還不一定準確有用。

而雲端的協同合作工具,是解救我們無效率溝通的最佳解藥。如果下次需要討論一件事情、構思一個案子,不一定要面對面,打開Quip 這樣的線上文書合作服務,大家直接在一塊白板上討論內容,寫上意見,Quip 同時提供即時通訊與文書合作功能,讓我們開完會就完成正確的會議紀錄。

9 Google Hangouts:合作,不再有距離

就算真的需要面對面,也不一定就是要待在會議室裡面。利用Google 另外一個好用的雲端服務:Google Hangouts,就能免費的完成10 人以內的線上視訊會議。

而且Hangouts 提供的不只是多人的視訊而已,在視訊同時,我們可以在Hangouts 打開Google Drive 雲端硬碟裡的文件一起編輯,或是打開前面提到的Cacoo一起製圖,甚至可以利用視訊遠端幫同事解決電腦問題,直接操控對方電腦。

10 feedly:新資訊的最佳虛擬祕書

最後,要跟大家推薦的是一個資訊接收、知識整理的服務。網路時代可以說是知識決勝的時代,這些雲端服務不只對於知識工作者有用,而是對任何人有用,因為每個人都需要「領先獲得知識」來搶先別人一步,更快做出正確的決策或產品,「不知道」在網路時代比什麼錯誤都可怕,所以獲得知識是很重要的。

而在職場上,利用像是feedly 這些的資訊接收服務,我們可以「訂閱」和自己工作有關的媒體、網站,一旦這些媒體、網站有新文章、新消息,就會自動「送報」到我們的feedly 中,發出通知,我們立刻搶先一步知道。

不要每天花很多時間在不同的媒體網站逛街,也不用費盡心思做苦工去一個一個工作相關網站調查,利用feedly,可以好整以暇,一個人就能準確、快速、大量的完成資訊接收與整理的工作。

合作,不一定我要到你身邊,在雲端時代,我們可以更快更即時的完成一起工作的需求。

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