1 寫信人的地址和寫信日期Heading
在英語信件中，常見的日期寫法有：
● 8th March, 2013 或者8 March, 2013（英式）
● March 8th, 2013 或者March 8, 2013（美式）
日期寫法宜遵循下列規則：
● 年份宜完全寫明為佳，盡量避免使用「13」代替「2013」。
● 月份需採用公認的簡寫：
●日期可用序數詞（Ordinal Numbers）， 例如1st, 2nd, 3rd, 4th， 也可用基數詞（Cardinal Numbers），例如1, 2, 3, 4，但美式書信大多採用後者。
●在年份與月日之間必須用逗號隔開。
●日期不可全部採用如7.12.2013 或7/12/2013 的阿拉伯數字書寫，否則會引起誤解。
因為英美在這方面的習慣寫法不同。按照美國人習慣，上述日期為2013 年12 月7 日，而按照英國習慣則是2013 年7 月12 日
2 收信人的全名和地址Inside Address
這部分應置放在郵件的左上方。
3 稱呼Salutation
● 對一般不熟的人，常用如下稱呼，但要注意的是，這些稱呼不能單獨使用，後面一定要接具體的姓氏或人名。需要說明的是，這裡的Dear 只是一個客氣的稱謂，並非完全表示「親愛的」的意思。
Dear Sir 親愛的先生
Dear Madam 親愛的女士
Mr. 先生
Mrs. 夫人（已婚），後接夫姓
Miss 小姐（未婚），後接原姓
Ms.=Miss 夫人、小姐（統稱），後接原姓
Mr. and Mrs. 夫婦
● 對熟人則應寫明姓名，並冠以先生或女士的稱謂，如Dear Mr. Bill Smith（親愛的比爾史密斯先生）、Dear Mrs. Sally Smith（親愛的莎莉史密斯女士）。
● 對關係親密者，則不用先生或女士等稱謂，也不用姓，只用其名，如Dear Bill（親愛的比爾）、Dear Sally（親愛的莎莉）。
● 對親人，除只用其名以外，還要加上Darling 或Dearest（最親愛的）等詞語，如My Darling Mary或My Dearest Mary（我最親愛的瑪麗）。
● 稱呼之後的標點符號可用冒號或逗號。
4 開頭語Opening Sentence
常見的開頭語可參考如下的寫法：
● Thank you for your letter dated June 20, 2013.
● I am writing to you ask about the conference to be held in New York next week.
● We learn from yours e-mail that you are interested in our products and would like to establish business relationship with us.
● In reply to your letter of May 16th and I want to say...
● We are pleased (glad) to inform you that...
● We have pleasure in sending you our catalog.
● May I take the liberty of mailing you and confirm some points?
● I regret for being unable to attend your banquet on Friday.
● I am very excited and delighted at your good news.
5 主要段落Body Sentence
可根據內容來決定寫一段或數段。
6 祝福（結束）語Concluding Sentence
如果想在信件結束後表達對收件人的祝福或是提醒，可參考如下的寫法：
● We look forward to your reply at your earliest convenience.
● Your early reply will be highly appreciated.
● Please let me know if you want more information.
● Any other particulars wanted we shall be pleased to send you.
● I wish you every success in the coming year.
● I look forward to our next meeting there in LosAngeles.
● Hoping to receive to your early reply, we remain.
● The help you gave me is sincerely valued.
● With best regards to your family.
● I hope everything will be well with you.
7 表示敬意的稱呼Complimentary Close
● 對一般人，可用Sincerely yours,（你誠摯的）或Faithfully yours,（你誠實的）。
● 對友好者，可用Truly yours,（你忠實的）。
● 對親近者，可用Affectionately yours,（摯愛你的）或Lovingly yours,（深愛你的）。
● 對上級、長輩，可用Respectfully yours,（敬重您的）。
注意：以上結束語以及表示敬意的結束稱呼中，第一個字母要大寫，結尾要有逗點。另外，結束稱呼中的兩個單字也可以倒過來用，如也可以寫成Yours sincerely、Yours lovingly、Yours respectfully 等。
8 簽名、署名 Signature
如在較正式的信件中，請務必標示全名。
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