20 多年前，第一次收到參加電話會議的通知時，我一頭霧水，只好先請教長官。他叫我先用TELEX（電報）去確定主議題與子議題，等老外確定完成議題後，長官就召開了內部會議，確定各個子議題的內容與待辦事項，那個電話會議輕輕鬆鬆就完成啦!
現在我開電話會議的方法就是善用當年長官的心法，只是電報換成e-mail，開會前用e-mail 搭配演出，開會後用e-mail 確認會議紀錄，所以 e-mail 可以讓電話會議功力瞬間大增三百甲子。
我的做法是召開電話會議前，先以e-mail 告知與會人士，這次會議要討論的主題、有哪些議題，並以1、2、3、4 點方式列出，信寄出後，自己留一份文字檔，重點是討論的題目中英文都可以，但可能的選項和答案要用英文先寫下來，免得在會議中找不到適當的英文單字。
電話、視訊會議討論時，很可能會因為對方的英語口音不易懂，或是說得太快，談起來有隔閡，有e-mail 的協調重點說明，就有助於會議的進行，例如可以問對方「Are we discussing on item 3 now?」，藉此來確認講的是同一件事情。同時在關鍵問題上，要不斷確認雙方所談的內容與結論，像我常用「so you mean...」。接著在會議結束後，還要再寫e-mail 請大家確認這次電話會議結果的草案，也就是「口說無憑，白紙黑字最重要」，e-mail 就是做會議紀錄的確認，這樣才能確保會議沒有白開，臉皮要厚，千萬不要不好意思。
這種用e-mail 會前及會後確認的方法，可以減少電話會議上聽不懂對方英文的難題，也可以減少不必要的誤會，尤其一些數字，更需要透過這樣的方式一再confirm。
電話會議的種類很多，常見的有3 種：1. 業績會議；2. 議題會議；3. 企畫會議。依照我的經驗，業績會議數字要清楚精確，而且數字的相關性要先想清楚，才有可能說明白；議題會議的重點在於將主題及討論事項列清楚，可能選項之優缺點要明白；而企畫會議一定要先有完整的企畫草案。
想要電話會議順利，多用e-mail 是有用的一招！
