alexa
置頂

E-mail—電話會議確認信

X先生出任務
文 / 王星威    
2013-06-01
瀏覽數 2,300+
E-mail—電話會議確認信
分享 Line分享分享 複製連結

20 多年前,第一次收到參加電話會議的通知時,我一頭霧水,只好先請教長官。他叫我先用TELEX(電報)去確定主議題與子議題,等老外確定完成議題後,長官就召開了內部會議,確定各個子議題的內容與待辦事項,那個電話會議輕輕鬆鬆就完成啦!

現在我開電話會議的方法就是善用當年長官的心法,只是電報換成e-mail,開會前用e-mail 搭配演出,開會後用e-mail 確認會議紀錄,所以 e-mail 可以讓電話會議功力瞬間大增三百甲子。

我的做法是召開電話會議前,先以e-mail 告知與會人士,這次會議要討論的主題、有哪些議題,並以1、2、3、4 點方式列出,信寄出後,自己留一份文字檔,重點是討論的題目中英文都可以,但可能的選項和答案要用英文先寫下來,免得在會議中找不到適當的英文單字。

電話、視訊會議討論時,很可能會因為對方的英語口音不易懂,或是說得太快,談起來有隔閡,有e-mail 的協調重點說明,就有助於會議的進行,例如可以問對方「Are we discussing on item 3 now?」,藉此來確認講的是同一件事情。同時在關鍵問題上,要不斷確認雙方所談的內容與結論,像我常用「so you mean...」。接著在會議結束後,還要再寫e-mail 請大家確認這次電話會議結果的草案,也就是「口說無憑,白紙黑字最重要」,e-mail 就是做會議紀錄的確認,這樣才能確保會議沒有白開,臉皮要厚,千萬不要不好意思。

這種用e-mail 會前及會後確認的方法,可以減少電話會議上聽不懂對方英文的難題,也可以減少不必要的誤會,尤其一些數字,更需要透過這樣的方式一再confirm。

電話會議的種類很多,常見的有3 種:1. 業績會議;2. 議題會議;3. 企畫會議。依照我的經驗,業績會議數字要清楚精確,而且數字的相關性要先想清楚,才有可能說明白;議題會議的重點在於將主題及討論事項列清楚,可能選項之優缺點要明白;而企畫會議一定要先有完整的企畫草案。

想要電話會議順利,多用e-mail 是有用的一招!

分享 Line分享分享 複製連結
潮人物
您也可能喜歡這些文章
您也可能喜歡這些文章