Facebook Pixel
訂閱
快速註冊 已是會員,立即登入

為您推薦

會員權益

提升競爭力 提升競爭力 策略執行力實戰6天班,倒數計時,即刻報名

問9個為什麼,說到一定做到

執行升級》5步驟做好專案管理

張育寧
user

張育寧

2010-10-11

瀏覽數 5,400+

問9個為什麼,說到一定做到
 

喜歡這篇文章嗎 ?

登入 後立即收藏 !

15 分鐘,捉住客戶目光,一舉提案簡報成功,只是第一步。真正要到達成功彼岸,最挑戰的過河任務,就是「專案管理」的執行力。

什麼是專案管理,一句話,「說得出就要做得到」。關鍵思考是,我有沒有辦法在最短的時間內,用最低的成本、召集一群最好的人才,以最有效率的方式,實現目標。

只要有目標,就需要一套方法去達成。奇岩智略發展顧問負責人蔡宇振說,「從個人到企業,專案管理無所不在。」

● 在上班的路上,繞道買一份好吃的早餐,而且不會遲到。

● 用去年1/2 的預算約1000 萬元,讓今年的品牌行銷成果是去年的2 倍。

以上這兩個提案,一個是生活,一個是工作,兩者都有明確的目標,有可量化的績效標準,這些就是專案管理項目。

只有17%的專案按計畫完成

確認工作目標、規畫執行、執行完成。你可能在心中質疑:「 這誰不知道?」

但是,知道卻不一定做得到。根據《我懂了!專案管理》作者路易斯(James P. Lewis)的研究,美國企業的專案,只有17%按照計畫完成,而有50%因為超過預算或期限,案主或客戶被迫降低他們原本的預期目標。另外,還有33%的專案因為無法執行而乾脆取消。

換句話說,提案通過後,考驗才剛開始,因為有超過80%的機率,你會因為專案執行出錯,而讓客戶或主管吹鬍子瞪眼。

為什麼提案到了執行階段會這麼容易失敗?

「 因為大部分的企業專案,都有預算不足、人力太少、時間緊迫、團隊默契不足和牽涉範圍太廣的問題,」國際專案管理學會台灣分會副理事長周祥東說。

9 種知識領域、5 個專案流程

要成為17%按計畫完成的一員,必先懂得專案管理執行Know how(作法),一整套邏輯,可以讓專案經理和成員,有跡可循地一一解決問題。

遠見訂閱贈西堤餐券2張,知識與美食一次滿足!優惠組合價$2,880,立即訂閱>>

專案管理的「流程知識系統化」,源自冷戰時期,美國國防部為了在軍備競賽中勝出而發展出來的。

高效率的執行系統,後來被企業大量運用。專案管理被區分為9 個知識領域和5 個專案管理流程。複雜的流程我們把它簡化在下一頁的圖表中,專案從開始到結束,該做哪些事?讀完這張圖表,輕鬆克服困難,讓你說得出就做得到。

1. 起始階段:建立共識

專案的目標到底是什麼?誰對這個專案有舉足輕重的影響力?

確認目標的同時,也要找到專案的利害關係人(例如客戶、供應商、贊助商或關鍵職能的團隊成員),確認大家對專案有共識,整合資源和跨單位溝通最重要。

2. 規畫階段:專案經理的9 個大哉問

目標確認後,要開始執行前,一連串的問題會不斷冒出來:「要做些什麼?」「該如何做?」「誰負責做?」「什麼時候完成?」「要耗費多少成本?」「需要哪些資源?」專案管理最重要的階段,就是規畫階段。因為計畫愈詳細清楚,執行時遇到的意外和問題會愈少,專案成功的機率也愈高。在規畫階段,身為專案經理的你,該問哪些問題?順著9 大知識領域建構專案規畫的內容,就能解決80%以上的執行問題。

3. 執行階段:與人發生好關係

計畫再完善,沒有人去落實,一切都只是紙上談兵。到了執行階段,專案經理要更著重在溝通管理上,掌握執行過程中每一個成員的進度、問題、困難,整合資源協助支援。

4. 監控階段:航行方向沒變!

監控階段雖然屬於第4 階段,但在整個專案管理流程中,隨時都要進行。監控最重要的任務,就是確保整個專案團隊的確朝著目標前進,要步步為營地考量成本壓力、時間壓力,絕對不能犧牲專案目標的品質。

5. 結束階段:下次必須要更好!

如果專案有機會克服33%被取消的危機而走到最後,專案經理除了和團隊成員慶功之外,最重要的是將這次專案過程中累積的各種經驗,從「無形的學習成果」,轉化為「有形的記錄文件」,將有助於下一次的專案成果更好!

你可能也喜歡

請往下繼續閱讀

登入網站會員

享受更多個人化的會員服務