我很喜歡一句話是這樣說的:「節約並不是經常想到節省,而是經常想到不浪費。」對於金錢,這句話很容易被理解;不買不是真正需要的東西、關掉不用的燈與水就是隨時可以做到的不浪費,但是,對於工作產值與時間之中的產能,我們卻經常浪費看似無形的成本;比如說,「不當的溝通」就是其中的一項。
溝通 不迷路
我在生活中領會的不當溝通包含「不得法的溝通」、「沒有效率的溝通」與「過度的溝通」。不得法的溝通就像選錯交通工具,沒有效率的溝通是迷路也不自知,而過度的溝通則是無視於早已到達的目的地,還殺時間地到處漫遊,願意等會兒再折回。
最近,我剛完成工作室的裝修,因為自組工班,所以,得同時跟泥作、水電與木工討論各項工作之間的配合。工班之間有彼此交疊的任務,因此,在同工中最容易看到每個人的思考邏輯與工作習慣所產生的影響。
裝修完成後,我靜下來在回想中檢討這一次工作進行可以改善的地方,第一個閃過腦中的問題,是自己在統籌三個工班時,所花費在溝通的時間下次應該可以大大節省。
溝通 省時間
泥作工班的工作態度是最節省溝通時間的。每次當我說明一份工作時,領頭的陳先生會截斷我的說明地搶著說:
「知啦、知啦!」雖然他的知未必就是我的想,但因為自己現場監工,所以我知道我們溝通的方式可以直接拉到實作現場上協議。
雖然,陳先生老是截斷我說明的語氣,聽起來像啟動高敏感度的專業防衛機制,但我們卻很少偏離主題,每個地方就工作論工法的合作方式非常省時愉快。
木工班就不一樣,他們的工作習慣是「每天確認」、「細節一一確認」,雖然看起來這似乎是非常謹慎的一種工作態度,但仔細想來,這種仔細真是浪費時間,因為當中有很多細節是此與彼的共通,真的無須一再反覆。
水電工班則更可愛,光聽不記。我一想到這麼複雜的迴路、插座、不同電力與出給水的供應,不記怎行?雖逼著把平面圖拿來一一清楚記下,並在打樣時在現場看他們的第一次標位。但第二次施工時卻又看到圖是丟在一邊的。只好幫著把圖拿起來,自己一一檢視,以免有所遺漏。這樣的緊迫盯人是因為同工途中已從溝通中感到一份
不安全感。
團隊合作是現代社會最基本的結構,但做任何工作都一樣,我們雖然應該重視溝通,卻不能不檢視溝通的品質;一份工作花了多少時間的溝通與成就多少成果理應有個美好的比例,這樣的權衡習慣要早早在心中建立才好。
一如所有的生活花費一樣,能省就要省。
重複或無謂溝通的時間如果用來落實做事,新的工作成果一定會讓自己更愉快!