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已讀不回,是職場大忌

文 / 吳柏學    
2016-06-23
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已讀不回,是職場大忌
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執行長約翰寄了一封電子郵件給員工提姆,讚美他不久前在一場會議上的表現。提姆沒有回信。

約一個星期後,提姆到約翰的辦公室提出一個管理職的升遷申請。約翰問他是否有收到那封電子郵件。提姆回答有收到。約翰又問,那為什麼沒有回信?

提姆說,他以為沒有必要回信。

提姆錯了,他起碼也該回覆老闆說聲「謝謝」。

提姆沒有獲得升遷,並不是因為他沒有感謝約翰的正面鼓勵,而是因為他完全沒有回應,才讓約翰決定選個更理想的主管候選人。

約翰太小題大作或太敏感了嗎?還是他用人判斷欠佳?仔細想想向人說聲「謝謝」,背後其實有其意義。

基本上,回應對方來信,表示你收到這封電子郵件以及對方的心意。你可能覺得寫這種感謝信,不是會造成郵件負荷嗎?但你可知道在很多情況下並非如此。為了避免對方有「收到我的信了嗎?他在想什麼?」的焦慮不安,簡單回個「謝謝!」只要幾秒鐘,也完成了由寄信者開啟的人際往來。

有時,感謝內容必須豐富一些,而不是簡單的回覆「我已收到你的郵件」式的感謝。有時你對他人表示深刻感謝,是在肯定對方的付出,感謝他的體貼周到,同時明白對方的目的,並就他的行為帶來的影響做出回應。

不過,除了這些理性訴求之外,向人致謝主要還是一種情緒行為,讓人與人之間產生連結,不僅肯定對方的付出、體貼周到、目的或行動,也是肯定對方這個人。

給予部屬肯定,是傑出經理人極為重要的一項責任,也是重要技能。

現代人都太忙碌了,很容易把感謝當做是種客套,覺得是在浪費時間,在新數位時代,不回信好像成了心照不宣的默契。就像提姆,他以為工作表現好,才是最重要的,對執行長一封善意的郵件說「謝謝」,感覺像在拍馬屁。但事實並非如此。

說聲「謝謝」不需要花多少時間,只需要多花一點心思。

約翰是個出色的執行長,員工、董事以及股東都喜歡他,他也帶來高成長和優異的成績。已讀不回,不管是簡訊、電子郵件或電話,對他來說不是什麼新時代心照不宣的默契,而是代表人與人之間的溝通從根本崩毀。提姆或許在工作上很擅長,但如果不懂得即時肯定身邊的人,那就不算是「工作表現良好」。更何況說「謝謝」並不是拍馬屁,那是展現善意。

現代人都太忙碌、有太多事要做,花時間致謝似乎是沒有生產力的一件事。

但事實正好相反。無論是為了節省時間,還是避免用不必要的訊息給對方帶來過多負擔,不回信致謝,會造成一些反效果,最後反而給你和其他人製造更多工作或困擾。一封致謝回覆,不僅確認已收到訊息,還可產生善意,讓彼此關係更堅定穩固,也才不會演變成耗費精力的衝突誤解,最終可節省彼此時間。

試想現實生活中面對面時,你讚揚某人,對方卻一言不發轉身就走,你有什麼感覺?肯定會感到莫名其妙。

誠心誠意向人致謝,會讓雙方感覺很好,不僅是聽的人,說的人也是,那也是工作的一部分。在我們處理眾多電子郵件之際,很難想起每封訊息背後都有一個人。提姆如果記住這點,會做得更好。

省略寄發一封感謝的訊息似乎是節省時間的策略,卻很少帶來好處。一般人都樂見自己的付出和訊息受到肯定。這樣做能創造一種善意,或許就能避免未來人際關係陷入耗時的衝突。

關鍵4秒關鍵4秒,最成功的人如何做出好決定?/

彼得‧布雷格曼(譯/林奕伶)/天下文化

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