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丟掉話術!真心問候 才能和顧客建立關係

專訪 美國運通大中華及東南亞區會員服務部副總裁 戴毅思

王一芝
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王一芝

2013-10-30

瀏覽數 24,850+

丟掉話術!真心問候 才能和顧客建立關係
 

本文出自 2013 / 11月號雜誌 逆齡幸福學

目前全球的服務企業可分成三種,一種是開宗明義決定把服務當作競爭優勢,和競爭對手做區隔,比如賓士、亞馬遜(Amazon);也有企業不想在服務上做投資,就像德國低價超市ALDI,不強調品牌,而是以低價和對手競爭。最糟糕的是那些不知道自己是否該持續投資在服務上的企業,他們總是搖擺不定,也許某一年在服務上做了一些投資,隔年卻又不做了,試想,客戶該如何期待這家企業的服務呢?

滿意的服務讓業績成長

美國運通從創立開始,160多年來都把服務視為最優先,我們知道,想要隨時隨地提供最優質服務,並不容易。我們認為,滿意的服務將帶來業績成長,事實也證明,對美國運通服務感到滿意的客戶,比較不會離開我們,刷卡金額也會比其他客人還多。

尤其現在網際網路和社群媒體興起,消費者資訊來源充足又多元,對服務的要求也會比以往更高。例如,以前收到客戶來信,也許下個星期回信給他就可以,但現在絕大多數客人都寄e-mail,期待企業立刻處理,這讓我們在處理問題的時間變得更短。

十年前,客服人員被要求對顧客說一些固定話術,比如說,接到電話要如何客氣地感謝客人打電話過來,或者問客人今天過得好不好,但現在的客人不會想要客服人員說這些話,覺得這些話很多餘,也沒有價值,反而會希望多和客服人員建立關係,透過互動,客人將感覺這家企業為他提供了更多服務。

用自己的方式和客人說話

因此我們發展出Relationship Care(感受心關係)的概念,鼓勵客服人員用自己的方式和客人說話。例如,今天你的朋友打電話來,你一定會問他,「最近好不好?」如果他不經意提到下星期將去新加坡旅遊,你的直覺反應一定是主動提供資訊,「新加坡我去過好幾次,你應該去哪裡吃飯,去哪裡玩。」我們不希望美國運通的客服人員像機器人,而是鼓勵他們自然地和客人說話。

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有時候,從顧客口中說出來的需求,並非是他真實的需求,或者是話裡還隱藏著沒說出口的需求。舉例來說,有客人打電話要求更改帳單地址,客服人員處理完畢,如果感覺顧客不急著掛電話,不妨問他,「更改地址的原因是搬家嗎?」如果客人真的剛搬家,客服人員就可以進一步提醒他卡友權益,「如果刷美國運通信用卡購買新家具或家電,可以延長保固。」

訓練客服人員和顧客建立關係,的確比較困難。我們透過面試來確保不會雇用到不適合的人。面試時必問兩個問題是,請他分享過去曾經接受過好的服務案例,以及如果他很想吃我手上的巧克力,他會用什麼方式跟我要。

第一個問題不難理解,但第二個問題常讓很多人摸不著頭緒。事實上,這是為了了解面試者如何和別人建立關係。比如,有些人可能會想辦法跟他買,另外有些人則會先跟對方變成朋友,再跟他要巧克力。我們希望找到的員工是,具有顧問特質,擅用諮詢的方式達成任務。

夠靈敏 才能讓客人接受好服務

除此之外,我們也教導客服人員評估顧客打電話進來的情況和情緒,同樣的服務,一個人覺得好,另一個人不一定覺得好,甚至同一個人在不同情境下,對服務的感受也會不一樣。比如說,顧客打電話進來時,人正在機場,可能急著要去辦出關手續,打電話詢問他剩下的刷卡額度,這時客服人員千萬別再多講;要是聽得出來顧客沒有急著要做什麼,就可以提供給他更多資訊。

現在我們已經不再用話術來教導客服人員,但這不代表他們可以想說什麼就說什麼,雖然使用自己的方式和顧客互動,任務必須清楚,語氣還要尊重,給予對方的訊息,也要反應出美國運通的價值觀和服務精神。Relationship Care這個概念,7、8年前率先在美國推展,一直到2010年,才開始在亞洲施行,以台灣為例,過去三年推動之後,顧客滿意度的成長超越以往。

我認為顧客想要得到的是價值,而且是超越預期的價值,要讓有價值的服務感受,停留在顧客心中,這樣客人才會再回來。

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