alexa
置頂

上雲端搞定團體決策 把辦公室帶著走

團隊協作達人〉iCHEF共同創辦人暨行銷長 程開佑
文 / 王妍文    
2016-10-28
瀏覽數 11,150+
上雲端搞定團體決策 把辦公室帶著走
分享 Line分享分享 複製連結

成立於2012年的iCHEF資廚公司,團隊的平均年齡只有30歲,是一家提供POS餐飲管理系統,專注為餐廳解決營運問題,並且提升效率,協助餐廳主「讓開餐廳變成一門好生意」的資訊服務公司。

他們開發出用餐狀態管理、彈性套餐組合速點、自動計算折扣、一鍵式拆單支付、桌邊信用卡結帳等功能,不僅屢屢獲得國際肯定,包括2014年在亞洲創業競賽Echelon拿下冠軍,2015獲德國Red Dot Award與日本Good Design Award設計獎,今年更一舉受到德國IF設計金獎肯定。

在客戶拓展上,iCHEF可說是新餐廳的最愛,去年在台北市每10家新開餐廳中,就有兩家使用iCHEF服務,目前累計客戶數超過1600家,更在香港、新加坡、馬來西亞展開布局。

你一定想不到,催生這家軟體科技公司的源頭,竟然是一家牛肉麵店。

一套POS系統 搞定餐廳大小事

傳統的POS機普遍存在功能固定、操作介面不友善的老問題,要提高使用效率,大多需要調整人的服務流程,去配合機器限制;知名牛肉麵店麻膳堂創辦人、現為iCHEF董事的徐安昇,當初就是為了滿足自家餐廳需求,找來好朋友合作開發出利用iPad就能操作的POS系統,沒想到一腳從餐飲跨入科技領域,催生出iCHEF,讓經營餐廳需要的顧客排隊管理、點餐、帶位、送餐、出單到報稅需求都能在同一套系統中完成。

iCHEF的POS系統最特別的地方就是,直接在數位工具上發揮協作、調度設計,解決餐廳中內場、外場、帳務等的動線往返與可能相互干擾複雜工作,「替餐廳省去許多瑣事,店家就不需耗費人力、精力在作業流程上,」iCHEF共同創辦人暨行銷長程開佑說。

在資訊快速運轉的年代,公司營運不僅要高質量,還講求高效率,利用數位工具打造協作效果的精神,同樣顯現在iCHEF的團隊上。

在傳統的POS產業裡,一個業務頂多只能負責8~12個客戶,但是iCHEF創業初期,就能以四個業務服務300~500家店;隨著客戶數倍數成長與應用服務延伸,資訊工程團隊也才由六人核心小組擴增至20人,他們如何高效做好最多事?

程開佑說,能提升工作效率的數位工具是「經」,透明化、高信任度的組織文化是「緯」,經緯交織,才能創造一個隨時可以單獨作戰、也能隨任務不同,即時合作的團隊。

溝通平台HipChat〉

遇問題馬上呼救 第一時間解決

快,是網路時代的基本節奏。新創組織要接下客戶來自四面八方不同的挑戰,能不能跨部門快速溝通、集結成軍,往往是成敗與否的關鍵。

對客戶遍及台灣各處,又有香港、新加坡等海外客戶的iCHEF來說,若是採用傳統組織,以資訊層層傳遞、書信往來傳到組織神經末端的溝通模式,雖然可以層層負責,但是,一當前線客戶發生問題,卻很難立即回饋、解決。

因此,iCHEF為組織架起一個能夠立即通報的神經網絡,讓溝通透明化。

「客戶一有問題,我們馬上在HipChat上放出狼煙,大家就圍過來丟出解決方法。」這是一個類似LINE的即時通訊平台,卻更適合團隊組織使用,隨時能傳遞訊息、開會討論。

平常大家各自在虛擬平台上討論各自部門或是團隊的工作事項;但是一遇到需要跨部門協助的難題時,只要一個@鍵(指定某同事參與討論),就能向相關同事發出呼救協助的狼煙。架構這個溝通平台最大的好處是,臨時加入協助突圍的同事,不用再一一收集資訊,只要從HipChat上瀏覽先前的討論,或是運用搜尋鍵,就能即時掌握相關檔案、圖片或企劃。

透明化的雲端資料庫,讓沒參加過相關會議的人能馬上進入狀況,不錯過任何重要資訊。

如此一來,組織內部Email不見了、call會的行事曆也不需要了、重複溝通的情況減少了,「透過數位工具,讓iCHEF的業務效率大幅提升,傳統業務一人只能服務10~20家,iCHEF卻能一人照顧到將近100家客戶。」執行長吳佳駿分析,餐廳是現場生意,每天分秒必爭,如果POS系統出問題,一切運作也會跟著停止,當溝通神經與為客戶CRM管理系統結合,效率更能大幅提升。

舉例來說,一旦前線的業務遇上客戶開不了機、發票沒了等問題,只要透過HipChat就能秒速跟台北總部聯繫,就像每個業務背後,同時擁有一整個團隊,隨時將後援補給往前線遞送,第一時間解決客戶問題。

管理平台Trello〉

專案排程雲端化 不用開會討論

打破部門界線進行團隊協作,最怕的是永遠有開不完的會,尤其不同部門間,光是要喬出共同開會時間就不容易,如果跨部門專案一多,更是「會會」相連到天邊,時間全被零碎切割。

該如何降低各種跨部門專案會議的工作干擾,是新型組織內心的大哉問。iCHEF的做法是:條列各種專案,減少跨部門報告頻率。

「我們把專案排程雲端化,讓專案、進度一目了然,當下核心工作是什麼自然跳出來。」程開佑每週手上同時進行15~20個專案,全靠Trello把工作丟上雲端,資訊透明化,不僅凸顯重要工作,也減少不同部門間你來我往的往返程序。

Trello是一款專案管理的數位工具,打開Trello介面,就像一面白板,上頭貼滿各種專案排程,可以依照時間進度、專案類型來歸類。當週有哪些需要處理的專案一覽無遺,每個專案小組的成員都能進入專案頁面,清楚看到內容被誰更正、幾時處理、接下來該由誰接手等資訊。

所有工作排程都能因為資訊更容易取得而最佳化,團隊協作的成員不必再花時間寫Email報告情況,不同部門也能掌握專案進度,無形中提高不少工作效率。

透過在Trello上虛擬開會,當iCHEF要舉辦不同講座活動時,即使需要動員行銷、業務與後勤支援同仁,大家也不需要一起坐下來開會,每項工作細節的排程就已經串聯好,「把事情清出來,讓時間留給重要的事。」程開佑說,這是iCHEF讓員工都能專注做重要事的核心布局。

沒有數位工具,就沒有工作效率。當外在環境快速變化,「跨平台」、「雲端」、「同步處理」的數位工具賦予每個工作者更多自主權,從個人效率到提升團隊協作力,你做好準備了嗎?

分享 Line分享分享 複製連結
經濟創業
您也可能喜歡這些文章
您也可能喜歡這些文章