南湖國小有1600名學生，如此超級大校，過去卻獲獎無數，不僅是行動學習的重點學校，也發展出天文特色，一年高達200多個國內外參訪團。校內百名老師和行政人員，如何面對龐大的行政工作而不抗拒？
10月初的週三中午，安靜的校園裡，校長室內聚集十多名老師，桌上擺滿來自世界各地的咖啡豆，站在前方的校長蕭福生一下子沖泡、一下子拉花，顯得架式十足。
咖啡聚會也邀家長參加
擁有全台僅百人持有的杯測師執照，蕭福生從五年前到學校服務後，便創立每週一次的「咖啡同學會」，讓老師們藉機會交流情感，並歡迎家長參加。
蕭福生的理念是，行政人員是挑起學校的重要角色，校長有責任營造出好氣氛。只要情感能凝結，再多的行政磨擦和困難，也能迎刃而解。這正是每週舉辦咖啡同學會的主因。
擁有15年行政經驗，去年來到南湖國小的學務主任洪碧梅開玩笑說，當初就是被咖啡聚會吸引，「許多人都是被咖啡騙來的！」她說，每週短短一小時，聊工作、聊生活，已被視為不可或缺的療癒時間。
咖啡時間也的確成為行政人員和老師間的溝通橋梁。
有次，校內老師因對業務認知不同，產生爭執，老師忍不住對行政發脾氣，搞得烏煙瘴氣。
隔幾天在咖啡同學會上，大家喝完咖啡，便敞開心胸，有老師反省情緒管理出問題，得到善意回應後，行政人員也開始思考調整工作，以降低老師的負擔。
「非正式的溝通，讓行政和老師的心凝聚一起，」洪碧梅說，這是其他大校難得一見的風景。
不僅如此，平時校內就做到溝通透明，南湖國小建立大量的LINE群組，各處室單位和專案計畫，通通可在上頭討論。
打開每位行政人員的手機，裡頭幾乎都有十多個討論視窗，讓校長可以迅速下達指令，行政隨時回報狀況，大大縮短時間。
家住淡水的教務主任李華隆，多年來每天得開一小時的車程到學校上班，但仍樂此不疲。他指出，大校的行政工作很龐雜，每天得忙到下午4點才能處理公文或寫計畫，忙到8點是常態，「但再難的專案計畫，這裡都有老師主動做，這就是默契！」
行政簡化 資料透明數位化
為了行政簡化，南湖國小將校內資料全部建檔且數位化。學校網站一點開，有整整十多年的活動計畫，包含報告和照片等，依照類別歸檔，並共享資源。
特別的是，學校每週還發行「南湖簡訊」，將各處室行政事務寄至老師信箱，增加老師對行政工作的了解，資訊中心還能在中央系統看見所有老師的讀取狀態。
資訊組長黃秀山認為，大校雖然行政編制完整，但因學生多，行政壓力也大，解方就是流程SOP數位化。他說，現在公文申請、設備報修和表單填報等，全部都建立在網路上，已吸引許多學校模仿。
他舉例，許多學校為了課後照顧班的排課，相當頭痛，為此他撰寫電子選課系統，如同大學選課系統一樣，每位學生可在線上選擇志願，之後透過網路抽籤和加退選等，事半功倍！
由於平時建檔豐富資料，只要一接到評鑑需求，全校就總動員。首先各組業務彙整，最後整合和包裝，從來不手忙腳亂。 即使學校近年大力設置數位天文館和未來教室設備，改變了上課方式，也引進各類展覽，但不會因此讓行政壓垮同仁。從教學到行政端的合作和推動，讓計畫反而愈接愈多。「學校做的事，早就遠遠超過評鑑所需，」蕭福生說。
「要是一有困難，大家就來喝咖啡聊聊！」如同他不斷與老師們分享的話：「咖啡下肚解千愁，教學之路樂無憂。」
