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喝咖啡凝聚情感 資源建檔無私共享

熱血不血汗〉台北市南湖國小
文 / 李雅筑    
2015-10-28
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喝咖啡凝聚情感 資源建檔無私共享
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南湖國小有1600名學生,如此超級大校,過去卻獲獎無數,不僅是行動學習的重點學校,也發展出天文特色,一年高達200多個國內外參訪團。校內百名老師和行政人員,如何面對龐大的行政工作而不抗拒?

10月初的週三中午,安靜的校園裡,校長室內聚集十多名老師,桌上擺滿來自世界各地的咖啡豆,站在前方的校長蕭福生一下子沖泡、一下子拉花,顯得架式十足。

咖啡聚會也邀家長參加

擁有全台僅百人持有的杯測師執照,蕭福生從五年前到學校服務後,便創立每週一次的「咖啡同學會」,讓老師們藉機會交流情感,並歡迎家長參加。

蕭福生的理念是,行政人員是挑起學校的重要角色,校長有責任營造出好氣氛。只要情感能凝結,再多的行政磨擦和困難,也能迎刃而解。這正是每週舉辦咖啡同學會的主因。

擁有15年行政經驗,去年來到南湖國小的學務主任洪碧梅開玩笑說,當初就是被咖啡聚會吸引,「許多人都是被咖啡騙來的!」她說,每週短短一小時,聊工作、聊生活,已被視為不可或缺的療癒時間。

咖啡時間也的確成為行政人員和老師間的溝通橋梁。

有次,校內老師因對業務認知不同,產生爭執,老師忍不住對行政發脾氣,搞得烏煙瘴氣。

隔幾天在咖啡同學會上,大家喝完咖啡,便敞開心胸,有老師反省情緒管理出問題,得到善意回應後,行政人員也開始思考調整工作,以降低老師的負擔。

「非正式的溝通,讓行政和老師的心凝聚一起,」洪碧梅說,這是其他大校難得一見的風景。

不僅如此,平時校內就做到溝通透明,南湖國小建立大量的LINE群組,各處室單位和專案計畫,通通可在上頭討論。

打開每位行政人員的手機,裡頭幾乎都有十多個討論視窗,讓校長可以迅速下達指令,行政隨時回報狀況,大大縮短時間。

家住淡水的教務主任李華隆,多年來每天得開一小時的車程到學校上班,但仍樂此不疲。他指出,大校的行政工作很龐雜,每天得忙到下午4點才能處理公文或寫計畫,忙到8點是常態,「但再難的專案計畫,這裡都有老師主動做,這就是默契!」

行政簡化 資料透明數位化

為了行政簡化,南湖國小將校內資料全部建檔且數位化。學校網站一點開,有整整十多年的活動計畫,包含報告和照片等,依照類別歸檔,並共享資源。

特別的是,學校每週還發行「南湖簡訊」,將各處室行政事務寄至老師信箱,增加老師對行政工作的了解,資訊中心還能在中央系統看見所有老師的讀取狀態。

資訊組長黃秀山認為,大校雖然行政編制完整,但因學生多,行政壓力也大,解方就是流程SOP數位化。他說,現在公文申請、設備報修和表單填報等,全部都建立在網路上,已吸引許多學校模仿。

他舉例,許多學校為了課後照顧班的排課,相當頭痛,為此他撰寫電子選課系統,如同大學選課系統一樣,每位學生可在線上選擇志願,之後透過網路抽籤和加退選等,事半功倍!

由於平時建檔豐富資料,只要一接到評鑑需求,全校就總動員。首先各組業務彙整,最後整合和包裝,從來不手忙腳亂。 即使學校近年大力設置數位天文館和未來教室設備,改變了上課方式,也引進各類展覽,但不會因此讓行政壓垮同仁。從教學到行政端的合作和推動,讓計畫反而愈接愈多。「學校做的事,早就遠遠超過評鑑所需,」蕭福生說。

「要是一有困難,大家就來喝咖啡聊聊!」如同他不斷與老師們分享的話:「咖啡下肚解千愁,教學之路樂無憂。」

本文出自 2015 / 11 月號

你,同學會了沒?

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