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婚宴遇狀況 有她就搞定

君品酒店宴會業務部婚禮企劃經理 陳念宜
文 / 鄭婷方    
2014-09-10
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婚宴遇狀況 有她就搞定
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一個週末早晨,走進位在台北車站附近的君品酒店,彷彿置身中世紀古堡中,空氣中透出淡淡原木香氣。

挑高5米的法式宮廷風宴會廳,仿造歐式歌劇院垂墜布幔效果的古銅色金屬天花板,在十幾盞水晶燈映照下,金碧輝煌,工作人員正忙著準備當天的夏日婚宴,擺放餐具、布置花藝。

奔走場內外 仔細核對流程細節

時序接近中午,最後一次婚禮總彩排。仔細留意現場,有位穿著深色套裝的可愛女生,手拿著當日流程、對講機,內場、外場,到處奔走,神情認真地確認所有細節,「第一首進場音樂到1分05秒的時候,要確定新人走到這個位置。」

她是君品酒店婚禮企劃經理陳念宜,一年至少要籌辦200場婚禮,還有大小宴會活動。

「裙擺拉這個位置,比較好走喔,不要緊張,」在新人進場前那一刻,陳念宜輕聲地提醒,然後蹲在地上幫新娘調整蓬裙弧度;再抓緊時間,幫伴郎、伴娘整理服裝儀容;宴會開始後,她得緊盯婚禮流程,隨時控制進度。接著又跑到廚房看頭看尾:「師傅,可能要請你們放慢上菜速度。」

同事吳欣鴻開玩笑說,有時候都懷疑Erin(陳念宜)是不是有幻想症,成天以為自己就是新人,或是新人的親戚,不然怎麼能幫客人做到這種程度!

陳念宜曾遇上對嫁娶禮俗不熟悉、但又想循古法辦文定儀式的家庭,原本新人決定婚宴當天到飯店來,請飯店人員協助儀式流程,沒想到宴會前一天,遭逢颱風來襲,新人臨時決定在家自行搞定。

吳欣鴻想起,當時陳念宜只因不放心,竟然央求另一位同事,陪她一起睡在公司,隔天一大早冒著狂風暴雨,到新人住家,引導全套傳統儀式。「真的很不可思議,她的服務好到讓其他同事都有壓力。」

大喜之日,難免碰上緊急狀況,曾有新人出發抵達教堂,準備進行證婚活動,才發現戒指忘在飯店,十萬火急的打給陳念宜,她也二話不說立刻放下手邊事務,找出戒指,然後坐計程車,火速送到現場。

君品餐飲部總監鄧惠文說,不管新人有任何難纏的要求,她都會使命必達。

有時候,新人只是隨口提及,某家糕餅店的甜點好吃,陳念宜就會主動到坊間店鋪買回甜點,然後請求主廚品嘗後,試著製作,再請客人過來試吃,讓客戶又驚又喜。

追求極致 連0.1公分都要計較

有一回,一位擔任導演工作的準新娘,非常在意婚禮當天的影片品質,顏色不能失真,她對飯店裡的投影機產生的色差,頗有微詞。

陳念宜立刻約了新人,跟飯店的工程師一起解決問題。當天就把飯店裡的五台投影機,一台一台調校、比對顏色,仔細紀錄色彩數值,直到婚禮當天,再反覆確認,完美呈現影片色澤。

一起辦過上百場婚禮、活動的宴會部婚企副理趙天麗形容,跟Erin不熟的合作伙伴,一定會覺得她是超級機車、demanding(嚴苛)的人,但只要共事過一次,看到最後成果,就會佩服得五體投地。

另有一次,陳念宜在婚宴現場,發現客人很在意的甜點擺盤,跟原先溝通的有些出入,她立刻要求主廚全部重做。

西廚房行政主廚王輔立打比方:「別人口中的細心,是注意到1公分就很厲害了,她是連0.1公分都斤斤計較!」

趙天麗回憶,曾有客人訂製杯子蛋糕,製作過程中,一下嫌大小、形狀不對,一下又要在上頭加紅色水果點綴,反覆改動至少超過20次。但居中溝通的她完全不嫌麻煩,就是調整到客戶滿意為止!

而在君品辦宴會的精品業廠商,要求就更細緻了。例如,每份捲成滾筒狀的菜單,直徑都要是精準的2公分。又或者到了活動當天,廠商還想修改放在桌上的名片,可能就是排版往下0.2公分、再往上0.1公分的間距微調,但只要客戶要求,她就會整批重印。

除了對細節要求到極致,站在籌辦婚禮第一線的陳念宜,更需面對各種突發狀況。

突發情況 要安撫新人、家屬情緒

陳念宜回憶,曾經遇到新人的父親,突然在婚宴前一天意外過世,遭逢晴天霹靂的新娘,本來已經入住飯店,只好急奔回台中老家,處理後事,但是宴客在即,也不能不辦。

那一晚,陳念宜留在飯店守候至深夜,等待新人一起重新修改所有的流程、調整賓客桌次,隔天刻意避開、刪除容易傷感的照片、影片畫面、橋段,更故意拉長新娘換裝的時間,讓新人有時間稍稍平復情緒。

她也曾遇到,原本不克出席婚禮、客人身患重症的至親,在婚禮前兩天,突然決定要到場觀禮。陳念宜立刻與其他部門協調,在婚宴附近的會議室裡,布置好床舖、屏風、櫃子,好讓醫療人員進駐,也完成新人長輩的畢生心願。

甚至,陳念宜也曾在婚宴開始前兩個小時,接獲新人緊急通知,可能有新郎的舊情人前來鬧場。她立即通知各部門注意,果然在電梯附近發現情緒失控的女子,趕緊安撫對方,請她到休息室歇息,並遞上冰涼飲料,如同貴賓般招待,再居中幫忙協調傳話,化解尷尬危機。

鄧惠文觀察,陳念宜明明是一個花樣年華的女孩,但是個性卻像「歐巴桑」一樣,不僅懂得人情世故,更常常能想到其他年輕人想不到的環節。

面面俱到 攝影、新祕也不忘打點

幾年下來,細心周到的陳念宜,更領悟出自創的服務心法:不只是服務新人、新人的家人、賓客,連婚宴當天外來的廠商,像是婚禮攝影、錄影、新祕老師,都要伺候得服服貼貼。

例如有個業界赫赫有名的新娘祕書,第一次來君品時,抱怨燈光太暗,後來只要這位新祕到場,陳念宜便立刻請工程人員,架上兩支白燈,把化妝間變得跟戶外一般明亮。

還有另一位知名的婚禮錄影師,因為需要現場剪接影片立即播出,陳念宜都會事先幫對方準備一個安靜空間,讓他工作無虞。

「萬一新祕老師不爽,把新娘嘴畫歪了怎麼辦?」「攝影老大把新人拍醜了,代誌(台語:事情)就大條了!」為了讓婚禮每一個環節都完美,陳念宜下足苦工,不容一絲差錯。

八年前,從高爾夫球場及飯店業務助理做起的陳念宜,工作比誰都拚。去年年底,她因為工作常需要幫客人代收上百盒喜餅、洋酒,在搬運酒瓶時,椎間盤突出發作,下半身麻痺,在家休養復健三個月,直到最近才復出工作。

直屬主管鄧惠文半開玩笑的說:「Erin每次飄過來,都在講說新人多可憐,新祕出了什麼問題,可不可以加送客人房間、或是紅酒,無時不刻都在幫新人設想!」

日復一日,從上午9點到晚上7點,陳念宜白天幾乎都在婚禮會場東奔西跑、與各部門溝通、接待客人,一刻不得閒,常常都得到傍晚過後,才有空坐在辦公桌前,開始回信、整理當日細節,弄到半夜1、2點才回家。

儘管工作忙碌,但陳念宜只要想到,一對對她服務過的新人,將攜手開始幸福生活,對辛苦過程就覺甘之如飴。「很多人一生只會有一次婚禮,我不能讓新人留下任何遺憾,因為這將是他們最懷念的一天!」

【陳念宜】

出生:1982年

學歷:南台科技大學資管系

資歷:君品酒店婚禮企劃經理,服務業總年資8年

服務理念:將心比心,站在客人的立場思考

【服務便利貼】

➊勤做筆記,注意細節

➋用同理心解決問題

➌照顧新人,也要照料來工作的婚禮攝影、新娘祕書

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