全台戶政事務所可說包辦民眾的一生,從出生、結婚、遷徙到死亡都要在戶所辦理登記。單單換身分證業務,一年就高達350萬人次。「要讓民眾生氣、落寞,還是開開心心地走出戶所?」台北市民政局局長黃呂錦茹說,除了提供正確專業的服務,他們更在乎民眾的感受,創造民眾一天快樂,讓民眾對自己、對國家更具有信心。而台北市戶政事務所奪冠的祕訣之一,簡單四個字「加值服務」。
透過員工發想的創新提案,創造服務更高價值。例如首創「台北市幸福+福袋送到家」專案,為出生、死亡、結婚、離婚和遷入登記等5大客群,量身訂做不同主題的福袋,還結合里鄰系統,由里鄰長親送到府,讓市民直接感受到市府的人情味。
同理心和精準服務是基本要求
「同理心和精準服務,是一定的要求,」台北市民政局局長黃呂錦茹強調,員工要設身處地為對方著想。為此,民政局內部進行多次的教育訓練,也建立櫃台服務的起身迎賓、雙手遞物與上下班開工迎賓等標準流程,並由內部同仁組成神祕客,不時互相抽查服務。
甚至,「超級任務」在這裡也能達成。2008年,戶政事務所開辦尋親尋友服務,寫下許多笑與淚的故事。曾有一位70歲澳洲奶奶,帶著20多年前收養的台籍少女,來台尋找養女的親生母親。台北市中正戶政事務所根據出生證明書和少女的原始戶籍資料,終於成功找到,一圓尋根心願。
戶所員工也發揮同理心,陪伴市民度過人生關卡。曾有位爺爺因為妻子過世,來辦理死亡登記,卻捨不得把老伴的身分證歸還。戶所人員特別將身分證剪去截角作廢,再掃描製作卡片,交給爺爺做紀念。
如果夫妻前往戶所辦理離婚登記,卻吵不停,該怎麼辦?員工從經驗歸納出哪些情形可勸合。曾有位員工請爭吵不休的夫妻回去冷靜一下,思考清楚再來登記。兩天後,這對夫妻婚不離了,手牽手回來道謝。人生的悲歡離合都在戶所上演,因為多了同理心,讓原先冰冷的業務,也能夠轉化成為溫暖的服務。