「專案化」清楚地讓對方知道「這是他的工作」

【領頭羊必學】讓下屬產生「當事人意識」,工作效率更提升!

文 / 一流人      2019-07-09

【領頭羊必學】讓下屬產生「當事人意識」,工作效率更提升!

圖片來源:pixabay



「大家一起維持辦公室的整潔!」我曾經在開早會時這麼說過。說完之後,儘管大家都理解意思,卻沒有任何人主動打掃過。

明明已經理解話中的意思,卻不採取行動,原因在於大家都認為「那不是我的工作」。

於是,我做了一個實驗。

我寫了E-mail給某人,要求他製作會議資料,他立刻製作完成。

接著,我讓幾名員工每兩人一組,然後把相同內容的E-mail寄給這幾組員工。寄出E-mail後,某組員工在經過討論後製作出資料,但其他組員工遲遲沒有著手處理。

我想表達的意思是,如果向多數人提出請求,大家不會有「我必須採取行動」的心態。人數愈多,這種傾向就會愈嚴重,因為大家的「當事人意識」會變得淡薄。

要怎麼做才能讓員工持有當事人意識,進而採取行動呢?此時若做出「專案化」的判斷,會是一個有效的方法。

我以前工作的超市也是這樣,每次布告欄貼出「零庫存活動」等告示時,明明所有人都理解其必要性及目的,卻會有種事不關己的態度。所以,光是把內容傳達出去,稱不上是專案,不應該只是發號施令,而是應該要讓員工清楚知道「這是誰的工作」。

執行專案時必須將目的明確化、制訂出期限,並分配職務以達成目標。不同於一般業務,執行專案時,有時會跨部門來挑選成員。

如果從判斷力的角度來看,我認為專案化可以得到三大好處。第一個好處是:員工會依自我意識來採取行動;第二個好處是:部門之間會有良好的溝通;第三個好處是:員工對於原本不是自己負責的工作,也會開始有當事人意識。

不過,千萬不能忘記一點:不要以為既然已經專案化,當事人就一定會持續採取行動。重要的是,你本身也必須持續地參與其中,透過聽取部屬的報告,或是促使PDCA保持循環等動作來持續支援部屬。

本文節錄自:《判斷的基本:明確丶適時丶精準丶長遠,高績效工作的70個原則》一書,鳥原隆志著,林冠汾譯,日出出版。

關鍵字: 閱讀職場生涯

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