簡報的開頭與結尾

80/20法則的魔力!簡報的開頭與結尾怎麼做最好?

文 / 一流人      2019-07-08

80/20法則的魔力!簡報的開頭與結尾怎麼做最好?

圖片來源:pexels



在這一節要說的是開頭和結尾的重要。其實如果是五分鐘的簡報,開頭和結尾可能只占各三十秒,整體來說也就是20%的事情,但就80 / 20法則來說,這20%絕對會對簡報造成80%的影響。

開頭

到底怎麼開頭比較好呢?我們來想想一個情境:一個跟你不熟的人,帶著一個你不熟悉的品牌,一上台馬上開始介紹產品規格,你是不是就感覺興趣缺缺了呢?但如果是一個你很想擁有的品牌,他一上台就開始自我介紹,講了十分鐘,你是不是會覺得這人講這麼久幹嘛?我要聽的是產品介紹啊!

簡報之所以難,在於如何一開始就打進聽眾的心,讓對方願意聽下去。

對此,我必須說,這沒有正確答案,這邊提供一些想法給你參考:

1. 今天的主題是什麼? 

2. 你是誰? 

3. 能夠對他帶來什麼好處?

以這個想法的概念為藍本,你就能夠設計出你的開場白,例如:

「我是忘形,是澄意文創的溝通表達培訓師。我摸索出了一句話配一張圖的忘形流簡報。到現在製作的三百份簡報中,幾乎每篇都平均都突破百次分享,單篇分享最高超過五萬,也讓粉絲專頁累積超過十二萬人。因此我相信好的東西,就需要好的傳播載體。今天我想教大家做出簡單又容易被分享的簡報,讓你的聲音被人聽見。」

在這樣的例子中,我就說明了我是誰、我帶來什麼主題、能為大家帶來什麼好處。如果我是個研發人員,我大概會這樣說:

「我是忘形,是得意公司的資深工程師。我研究簡報筆超過十年,發現簡報筆其實不需要厲害的功能,而是需要穩定的連線能力。所以今天要來跟大家分享的是簡報筆的連線速率如何被提高,能有更良好的品質。」

也許你會問我,如果沒有強大的經歷和背景,那又該怎麼辦呢?沒關係,這邊有個非常好用的方法,叫做自爆。自爆的概念就是,直接把大家的疑慮提出來,並且用一個問句引導出你要說的主題,例如:「我是忘形,其實我到現在為止,也才從事講師工作一年。而你可能很好奇,才教學一年的我為什麼可以在這邊跟你分享?而這就是我今天要來跟大家分享的原因,讓大家知道其實溝通只要搞定幾個原則,就不用每天跟別人爭執⋯⋯」

總之,開場白的重點就是讓大家知道你是誰,接著我們做這三件事情來解除聽眾的疑慮:

1. 我是誰:為什麼是我講? 

2. 說什麼:我今天帶來什麼主題? 

3. 好處是:這件事情能為大家帶來什麼好處?

有了這樣的概念後,相信你就能夠理解開場白了。而中間的內容你可以參考前幾課的說法。

結尾

很多人常常忽略結尾的重要性,尤其許多人都是說聲謝謝就結束簡報

了,真的很可惜。我希望你可以試著想想看,簡報完後想要讓對方留下什麼?舉例三個概念給你參考:

1. 資料複習 

2.感性訴求 

3. 行動呼籲

首先,把你剛剛說的重點用一頁簡報來呈現,讓對方加深印象。你不用再講一次案例、故事或概念,只要重新提一次結論,讓大家印象深刻就好。例如你可以先說:

「最後,回顧今天說的服務三個重點,面對面服務是⋯⋯」

如果可以的話,儘量在結尾投放一些情緒,例如我在表揚業績,那我就會放進一些「希望」的情緒。而如果是在講募款,那我可能要放進一些「感性」的情緒。以「希望」來說,我可能會說:「產品誰賣都可以,但不是每一個人都跟我們單位一樣重視面對面的接觸。」

最後,就是用大家有感覺,並且容易記憶的方法來讓大家留下印象。例如:

「用面對面服務,拜訪優質老客戶,推薦潛在新客戶。」

結尾用一個簡短行動,讓大家留下深刻的印象來結束這回合,能夠為整體簡報加分不少。不過要注意的是,我覺得最糟糕的結尾可能不是說得不好,而是如果有用投影片,很多人會使用一些慣性的結尾頁。例如「謝謝聆聽」、「謝謝指教」、「thank you for listening」等等。

然而,因為很多時候簡報後就是交流和提問時間,你的結尾頁可能會在投影幕上出現非常久,但上面卻沒有任何一點關鍵訊息,或是引導人行動的概念,這樣真的非常可惜。所以如果可以,你可以想想簡報結束後,你想留下什麼印象或Slogan,讓對方能夠把一個簡短又有力的句子放進腦袋。

這一節說了開場跟結尾的方案,就是希望你明白,開頭如果能夠破除防禦系統,好的第一印象建立起來後,中間要講的內容對方就會更願意吸收。而在接收了非常多的概念後,如果後面有個快速收斂,或留下情感意義的結尾,簡報就絕對大加分啦。最後幫你做個複習:

1. 開場記得告訴大家,你是誰,為什麼是你,你帶來什麼,對他有什麼好處? 

2. 自爆:如果你的身分存在疑慮,記得想辦法把它轉換為優勢,先拿出來提。 

3. 結尾的三個思考方向:幫聽眾複習,留下情緒,發起行動。

本文節錄自:《忘形流簡報思考術》一書,張忘形著,時報出版。

關鍵字: 閱讀設計生活職場生涯

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