改成「一頁」或「六頁」報告

貝佐斯大發雷霆!為什麼禁止亞馬遜員工用PPT報告?

文 / 一流人      2019-07-05

貝佐斯大發雷霆!為什麼禁止亞馬遜員工用PPT報告?

圖片來源:pixabay



亞馬遜的會議不會使用PPT,有幾個理由:

1. PPT用得巧妙與否會改變與會者接收到的印象

PPT是簡報時很容易使用的軟體,既可利用投影模式,配合簡報的節奏翻頁,又可利用動畫秀出圖表等,讓人留下深刻的印象。

運用這一類功能,在對的時機、強弱分明地進行簡報,相信與會者都會感覺「很精采」吧。另一方面,如果不會善用這種種功能,只用單一的黑色做成資料進行簡報,與會者就不太會覺得那是好的提案,對吧?結果變得難以分辨「提案內容本身精不精采」。

2. 條列式資料,日後看不懂

簡報者以補充說明PPT的方式做簡報,比方說,假設PPT的某一頁以「這次計畫將帶來三大好處」為題,條列式地寫出三點。先簡單地讓人知道有三點,再以口頭方式逐一詳細說明。在會議的場合,這種「只有重點做成PPT,詳情則以口述」的方式因為非常簡單易懂,已成為固定的簡報模式。

不過,事後重讀資料會發生很大的問題,因為搞不太清楚內容,會議上因有簡報者補充數據才能夠理解。人的記憶力很不可靠,連簡報者說了些什麼都想不起來。

而這正是亞馬遜發出「PPT禁令」的原因。

發出此禁令的不是別人,正是總裁傑夫.貝佐斯。

★貝佐斯禁止條列式書寫

PPT禁令應該是2006年左右發布的,在那之前亞馬遜的會議上同樣會使用PPT。

不料,有一次傑夫.貝佐斯重讀以前會議的PPT資料後大發雷霆:「這樣的資料,別人根本搞不清楚它想表達什麼不是嗎!」

由於他一個星期在內部會議上要聽取數十份報告,不可能記住全部報告的內容,也難怪他會震怒。所以才會下令:「不准花時間製作PPT的動畫什麼的!全部以文章的形式製作!做成看過就能理解內容的資料!」

結果,亞馬遜的會議廢止了條列式的書寫形式。

從此之後,各種資料都以文章形式寫作,圖表類也不必做成彩色方便別人查看,簡單明瞭地將事實寫成文章反而受到重視。

依與會人數將資料列印出來,用訂書機訂成一份一份,以紙本方式在會議上發給每一位參加者,可說回到非常古老的作風。

不過,雖說是文章形式,但可不能沒完沒了地寫好幾頁、幾十頁。基本上不是做成一頁(被稱為「1 Pager」)就是做成六頁(稱為「6 Pagers」)。

1. 商業文件大部分都做成「1 Pager」

簡單的企畫書或報告書等,基本上都寫成A4大小的一頁。亞馬遜幾乎所有可以公開查閱的資料都是1 Pager 的形式。

如果是有關問題發生的報告書,就要將「發生什麼事、發生的背景、採取什麼樣的對策(暫時措施和永久措施)」等等,簡單明瞭地整理成一頁,具體地寫出事實很重要。

想附注圖表的話要另外附加,不計入頁數。

此外,文章內穿插圖表等資料,在亞馬遜被以「妨礙閱讀」為由禁止。

2. 年度預算或計畫要以「6 Pagers」形式製作

年度預算、事業計畫書、新事業企畫書、大型計畫的提案書等,要寫成A4大小的六頁。

如果是計畫的提案書,就要簡潔地寫出「計畫概要、財源、做為目標的指標」等。

和1 Pager 一樣,6 Pagers 的圖表等也要另外附加,不計入頁數。

最好的會議就是無人發言?

亞馬遜的會議開頭就是接連不斷的「沉默時間」,因為那段時間與會者都在閱讀一頁或六頁的資料。

參加會議的人一坐下來就開始靜靜地把桌上的資料看過一遍。如果是一頁的話,沉默會持續五分鐘左右,六頁的話大概會持續十五分鐘左右吧?雖然也常與美國的工作人員透過網路連線開會,但不論是日本或美國,會議室裡暫時都只會聽到A4影印紙的翻頁聲。

會議主席判斷差不多了,便問與會者:「看完了嗎?」OK的話就開始討論。

討論基本上是採取對資料提出疑問、回答疑問的形式。主席會問:「第一頁有人有疑問嗎?」然後有人提出問題:

「第二行那句話是什麼意思?」

「關於第五行是怎麼想的?」

製作資料的人(基本上就是這項業務的主人,同時也是會議主席)便開始說明。

這樣的提問應答會持續到最後一頁,沒有疑問時會議就結束。

這是題外話,亞馬遜認為的理想會議是「幾乎沒有人說話就結束的會議」。

也許有人會納悶:「啊?沒有人說話就結束的會議?沒有人提出意見也沒討論的會議有什麼好?」可能也有不少人覺得本書在前文中明明談到「亞馬遜不可能存在沒有與會者發言的會議」,豈不是矛盾?

但其實並不矛盾。

為什麼呢?因為幾乎無人發言就結束即是對會議「讚不絕口的證明」。用淺白的話來說就是:「那資料完美到無可挑剔。」

「第一頁有疑問嗎?」

「沒有。」

「第二頁有疑問嗎?」

「沒有。」

如此持續到最後,就在與會者一直回答「沒有」的情況下結束,表示那是毫無疏漏、經過仔細思考、能夠認同的內容。

假使會議像這樣推進,就會聽到與會者說「做得很好」,獲得全體鼓掌讚賞。我曾經多次見證過這樣的會議,感覺那就是會議的一種理想樣貌。

一小時做完一天工作改變製作會議資料的方式,不但與會者的負擔減輕了,會議的效率也提高。

本文節錄自:《1小時做完1天工作,亞馬遜怎麼辦到的?》一書,佐藤將之著,采實文化。

關鍵字: 閱讀生活職場生涯

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