【簡報的4個類型】

做對了才吸睛!聽眾是誰,決定你該用哪種簡報類型

文 / 一流人      2019-07-01

做對了才吸睛!聽眾是誰,決定你該用哪種簡報類型

圖片來源:pixabay



在講簡報的思考前,想跟大家聊聊簡報時內含的元素。

由於TED的關係,簡報變成顯學。大家都想像著自己可以站上舞台分享想法,把理念傳遞出去。於是有許多人開始進修、上課,甚至只是看影片學習,就是希望自己能夠有朝一日能夠上台。但你可以想像一下,如果你是主管,你的下屬在工作會報中認真說18分鐘的故事,你大概會聽兩分鐘就打斷他,問他到底重點是什麼了吧?

我想談談幾個簡報裡面的元素,大家也可以一邊思考你平常是怎麼樣簡報的,而自己的專長大概在哪邊。首先我參考了我常常在溝通裡用的DISC理論,把簡報分類成兩種型態,一種偏向理性,而另一種則是偏向感性。接著我們再把這些簡報分成兩種型態,一種是注重邏輯的,另一種是注重結果的,於是我們可以得到這樣的一張象限圖:

我簡單的命名這4個簡報方式,分別是結果型、感染型、啟發型、資料型。我們可以將每一種類型看成對方和自己要扮演的角色,每個角色都有各自適合的情境和目標。像是剛剛一開始的情境,TED簡報主要是啟發型,擅長用長時間的鋪陳來敘說理念,但是通常主管和老闆是結果型,希望在最短的時間聽到答案。所以用這兩個截然不同的角色碰在一起,是一定不行的。接著來談這幾種的簡報類型的角色模樣與適用場景,讓你可以快速辨認。

結果型簡報

結果型簡報通常時間不會太長,因為結果型的聽眾基本上會是比你高階層的人,或是決定要不要買單的投資人或客戶。所以10分鐘已經算是非常長了,重點在於如何在短時間內說服你的聽眾。這個情境像是電梯簡報,進主管辦公室的3分鐘交辦事項等等。

在結果型簡報的概念中,通常有確定的結果、答案、行動方法。如果沒有,那麼也會有預估的結果和比較表,方便你的聽眾快速做出決定。也因為時間不夠長,所以通常會是二選一的選擇方案,而不是給予很多資料和數據來佐證。

通常一開始會先說出一個強大誘因,無論是利益點或是損失點,讓對方能夠快速判斷接著要聽的東西。例如我一進會議室,我不會先秀圖表和報告,我一定會先說:這個是我們評估起來可以賺超過一百五十萬的案子。

所以結果型的簡報者通常話不多,而且給聽眾的思考時間也不多,主要是用強大的損益點和可靠的佐證資料來達到效果。而這類型的簡報者比較難駕馭的就是啟發型的簡報訴求,當他要說一個故事來鋪陳的時候,他總會覺得講這麼多廢話幹嘛,直接講結果就好了。同樣的,他如果做為聽眾,也比較喜歡直來直往,所以跟這類型聽眾說明的時候,記得結論先行,再講資料。

感染型簡報

通常感染型的講者時間不限,而且時間越多越好,畢竟他們總有很多想到的事情可以跟你分享。也因為這樣,他們的分享常常會讓你摸不著頭緒,因為那只是臨時起意。這個情境通常是在演講、脫口秀,或是激勵的場合。

感染型簡報中,最重要的是影響聽眾的情緒。他們的人格特質通常很有魅力,有許多有趣的故事和笑話可以講。他們也會用許多情緒來感染你,像是自己大笑,罵髒話,甚至講到激動還會落淚。最大的特徵,就是他們多變的音調和肢體語言。

在這樣的簡報體驗中,還要埋入很多的笑點和故事。用一次又一次的情境讓你留下感覺和印象,結束後都會覺得印象非常深刻。所以他們的開場通常會是一個情緒很強的故事,能夠讓全場馬上大笑或難過。

感染型的簡報者是最有梗的,而且很能和聽眾互動。他們用強大的情緒和個人魅力來達到效果。而這類型的簡報者比較難駕馭的就是資料型的簡報訴求,當他要說一份固定且無趣的資料時,他講起來就會說服力大降,因為當他無法用幽默風趣的方法說明時,自己都覺得無料。而跟這些感染型聽眾分享時,只要努力的讓他們又哭又笑就好了。

啟發型簡報

啟發型很常在TED講者中看到。啟發型通常時間在20至60分鐘左右,因為他們講的故事都具有很深刻的意義和啟發,需要很長的鋪陳和準備。但又不能夠太長,否則可能會讓許多聽眾失去耐心。

啟發型簡報中,最重要的是讓聽眾感受講者的生命故事。他們用最真誠的態度跟你分享他們生命中的痛,能夠打動許多台下的觀眾。這些情境也很適合用在演講,只是是偏向比較靜態的。而很多宗教中也都是啟發型的講者,他們會用很多經典結合自己的見證,和台下的人達到共鳴。

在啟發的過程中,重要的是那些故事經驗能不能夠和台下的聽眾連結。還有講者能不能夠將當時遇到的痛苦,轉化為新的養分。如果這兩件事情都可以達到,那麼啟發型簡報者具有最強大的力量,能夠讓所有的聽眾建立起新的信念。

啟發型的簡報者是最有生命能量的,他們用自己的生命故事來影響台下的人。而這類型的簡報者比較難駕馭的就是結果型的簡報訴求,因為他相信所有的結果都是好的,但要達到目的必須經過過程,所以通常會很認真的解釋來龍去脈,導致對方沒耐心。而當你面對的是啟發的型聽眾時,就勇敢地說說自己的生命故事吧。

資料型簡報

資料型簡報從30分鐘到8小時都有可能,資料型簡報者主要是透過大量的資料來推估和佐證,最後推導出結果和行動。他們不直接說答案,而是告訴你他們的觀察。

資料型簡報中,重要的當然是資訊、數據、圖表。他們很擅長從這些資料中觀察、分析,找出屬於這些資料的脈絡。這些情境通常會在研究發表,某些教學場合,以及需要大量資訊分析的會議上。

在說明資料的過程中,重要的是用有邏輯且嚴謹的思路說明,並且還要讓台下的人聽懂。如果台下的人都是為了獲取資訊而來,那麼在資料型簡報的場子中,肯定會有滿滿的收穫。

但也由於資料型的講者內容豐富,能夠光用內容就說上一整天。但他們也很難駕馭感染型的場子,因為他們認為情緒是沒這麼重要的,所以他們的簡報中不太有什麼笑話和故事,用資料來服人才可以。而如果你要跟這類型的聽眾分享時,就用力的準備好資料吧。

本文節錄自:《忘形流簡報思考術:找到說服邏輯,讓你的價值被看見!》一書,張忘形著,時報出版。

關鍵字: 閱讀職場生涯

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