【管理者的一堂課】

從整理衣櫃窺探管理學!找到精實公司的2大基本功

文 / 一流人      2019-05-31

從整理衣櫃窺探管理學!找到精實公司的2大基本功

圖片來源:pexels



「女人的衣櫃裡永遠少一件衣服」究竟是假命題還是真現象呢?大多數的老公在年終歲末大掃除後的夜晚總會這樣問自己。好不容易在週末假日排開所有行程,兩夫妻說好專心一致面對爆炸的衣櫃,你狠下心來對衣服最後的疼愛就是手放開,但是拿起老婆的衣服準備扔進回收箱時,太座的聲音在耳邊浮現:

「這件是人家兩年前跟日貨賣家連線時買的雪紡紗上衣,很美耶!」(但是妳去年都沒穿,領口都已經泛黃了耶!)

「天啊,這件你真的要丟?你不知道這韓版的牛仔褲超修身,還有提臀效果。」(可是瑞凡,不僅是我的肚子而已,其實我們都回不去了)

面對曠日費時的衣服答辯及審判,眼看好不容易爭取出的時間就要不見,甚至再堅持下去對自己也沒啥好處。於是雙方密室協商並妥協的結果,那就是一起把所有的衣物都拿出來,櫃子擦乾淨後,再把衣服放進去珍藏而已。剎那間,你有種自己是張無忌練好乾坤大挪移的錯覺。結論還是你的新衣服依舊沒地方掛,而去年不會穿的今年一樣在那泛黃而已。

管理書籍最害怕的就是作者在論述過程中有精英包袱,潛意識裡覺得高人一等而文章離地三尺。然而上述所說的生活案例皆非個人經驗體悟,純屬聽別人說的。作者家裡鶼鰈情深、琴瑟和鳴,我個人是沒有這樣的困擾,在這邊一定要好好澄清一下。

整理、整頓的企業基本功

每次到客戶端進行診斷或拜訪行程時,業者們總是會先打預防針強調「豐田是搞車的,我們家作XX 的不一樣」、「精實管理比較適合汽車業啦!」、「我們家東西少量多樣很麻煩的」諸如此類的意見。但管理理論有別於其他領域是透過實驗方法、數理推導等方式產生成果,管理理論主要來自於大量企業實務的歸納,也因此擁有一定程度的跨領域複製性。

先別說豐田了,你有聽過安麗嗎?啊∼不是,我是說4S 活動。

在你們公司談的可能是5S 活動,甚至6S、7S 到10S 以上都有人在說。但最前面的2S,無庸置疑大家一致認同是「整理(Seiri)」及「整頓(Seiton)」。

每次當我只要在企業輔導或授課時談到整理、整頓,就會有人在臉上或言談間流露出:「騙肖仔,20 年前我們就在做了」、「這東西還要我們花錢請你們教?」的感覺。

的確,台灣早期製造業開始與日本客戶合作時就接觸過這些概念,但是講求速成、虛應了事、一知半解的狀況卻總是在企業內部不斷重演。

也因此不論是為捷安特、美利達為首的A-team,或是聯華食品、宏亞食品等食品大廠推動輔導改善時,都會設定以一年的時間做好4S 與目視化管理。因為不論是推動改善活動,或是確認問題現況,「4S 與目視化」都是企業的基本功。

整理的核心是選擇,目的是減少時間

「整理」是推行4S 活動的第一步,所謂的整理是種「選擇」,將工作中所需物品或資訊區分成「要」與「不要」,接著就將不要的東西加以清除。

聽起來越是簡單的道理,往往越難做到。關鍵就在於沒有告訴你目的為何?好處在哪?就跟數學公式推導如果少了證明的過程而直接告訴你結論,省去思考的痛苦,卻難以持之以恆。

整理的目的,是希望減少人們在行動或決策時,因為選擇障礙造成的時間成本及品質風險。

曾經輔導過台灣某機車鎖類零件製造商,最初他們倉庫內擁有超過一萬種的零件種類,每天需要五名人力進行備料作業。然而經過三個月的輔導後,僅僅只是進行4S 活動中的「整理」,也就是區分要與不要的東西並將不需要的撤除。就將所需的備料人力從5 人降為3 人!

因為庫位分母變少,讓每個人更容易也更清楚知道東西在甚麼地方,進而大幅加快找尋速度,甚至增加備料正確率。

細心的你會想到本文一開始的案例,聽起來區分要與不要是件容易的事,但為甚麼總有人覺得每項東西都是需要的呢?恭喜你踏入八奇思考領域的第一步,沒有錯!整理這件事最大的阻礙就是無法判斷或難以割捨。

要與不要,在於使用頻率

在這邊提供給大家一個我們在進行企業輔導時最推薦的判斷標準:依照「使用頻率」區分要與不要。

例如你可以針對目前常穿的衣服收納進衣櫃,然而曖昧不明、穿之無謂棄之可惜的衣服就利用圓形標籤貼紙,把它們都貼上紅色貼紙,上面簽上當天日期。後續只要有拿起來穿,就把日期貼紙撕掉。

如此一來,每到換季時,你就可以輕易分辨有多少衣服是超過一年以上不曾穿過的,這時候就有標準可以下定決心丟到舊衣回收箱去了。這就是我們輔導過程中在製造現場常用的「日期標籤明示作戰」。

整理幫你更迅速找出問題關鍵

空曠的運動場如果只有一個人在,你一定很容易注意到他。如果運動場用來舉辦五月天演唱會,現場五萬人聚集時,多一人或少一人就很難被看出來。相同的概念運用在倉儲管理、生產人力配置、服務流程情報傳遞上都已經被印證其效益。

如果你作為管理者面對現場千頭萬緒而焦頭爛額時,請先試著想想怎麼「整理」吧!

1. 依照使用頻率區分「要」與「不要」

2. 將不要的東西或情報撤出現場

本文節錄自:《豐田精實管理的翻轉獲利秘密》,江守智著,PCuSER電腦人文化出版。

關鍵字: 生活閱讀職場生涯

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