事前準備不能少!

如何避免浪費生命的開會?

文 / 一流人      2019-05-13

如何避免浪費生命的開會?

圖片來源:Pixabay



Q:換工作三年,我目前在一間會議和討論相當多的公司上班。這樣的企業文化真的是……在不得不接受的情況下,「十點到十一點要開會」,特地為了開會排開工作,沒想到「會議卻成了部長的個人秀,延到十二點才結束」,這樣的情況屢見不鮮,工作無法如事先的安排進行,非常傷腦筋。

A:會議是意見決定的最後武器,過於輕率使用會是大問題。

無意義的會議也讓全世界的研究者傷腦筋,與會議有關的研究相當多,從有效率的開會方式到會議有無效果都有人研究。

舉例而言,最能有效激盪出新點子的方式是「集思廣益」。根據研究,「與其依賴他人的想法,倒不如自己花腦筋想出具獨創性的點子」、「討論的小組成員愈多,從集思廣益中獲得的創造性會下降」。

另外,「參加會議時,儘管什麼也沒做,卻會有一種『在工作』的滿足感,但生產力卻下滑」、「聚集眾人之後下的決定,責任感變得很馬虎,目標的達成率會下滑」。

因此,我個人非常厭惡開會或討論。基本上,工作方面需要的會議,都是由我的職員代為出面,我幾乎從來沒有親自參加過。尤其是「打個照面」的行程,我都會拒絕。

那是因為我的時間比任何事物都來得重要,比方說,一次的會議要花一個小時。要是我有那樣的時間,我可以讀五到十本書。

當我想到「知識最大化」時,將「閱讀書本得到新知識」和「參加會議獲得的東西」這兩者放在天秤上比較,天秤自然是壓倒性的往前者傾斜。根據我的判斷,希望我參加的會議大約有九成是沒有參加的價值。

有一項針對日本上班族所做的統計調查顯示,日本商業人士平均每個月有四百九十二分鐘浪費在開會上。

「大多數的會議議題根本是無關痛癢,但愈是無趣討論愈熱烈,而且時間又很長。」如此一針見血的批判,是由英國歷史學者西里爾.諾斯古德.帕金森(C.Northcote Parkinson)提出。

他以原子爐的建設和高速公路設置等重要議題的會議為例,與會者針對設置的目的及其優缺點仔細地分析。發言者少,但慎重地進行討論。

另外,如果是該不該設置腳踏車放置處等較為輕鬆的議題,屋頂的材質要用鋁製還是白鐵皮等,顏色又是哪一個顏色,發言者會增加、鉅細靡遺地交換意見。而「追根究柢,設置腳踏車放置處這算是個好點子嗎?」這種討論完全不會出現在會議中。

其理由很簡單,原子爐和高速高路的設置,又或者是收購某間公司等,類似這樣的重要且大規模的決定,如果自己要發表決定性的意見,這也代表自己得負責任才行,發言者自然就會減少。在如此重大的會議上能發言的,肯定是對該議題非常了解,同時也認真進行方案檢討的成員,才能進行本質性的討論。

相反地,任何人都可隨意發表意見的話題,基本上都會脫離本質性的討論,這是一種時間的浪費。

這就是所謂的「帕金森瑣碎定理」(Parkinson's Law of Triviality),或稱芝麻蒜皮定律。這樣的時間浪費,該怎麼解決才好呢?

避免在會議上浪費時間的三項事前準備

只要事前完成以下的三個步驟,就能消滅浪費時間的會議。

1. 事前共同決定議題,而且共享資料。

2. 會議一開始就明確決定會議要在幾點結束。

3. 事先確定會議目標,一旦達成什麼結果,會議就結束。

會議或是與人討論事情時,最浪費時間的就是「閱讀資料的時間」。

我想你一定也有過這樣的經驗。只要閱讀就能明瞭資料內容,卻要選個代表人在會議上沒完沒了大聲朗讀,這樣的會議在當今的日本企業中還是可見。開會前將資料以電子郵件寄出,要求與會人士開會前必須先看過,就能夠節省「朗讀資料內容的時間」。

另外,透過事前的資訊共享,在開會之前「彩色浴」(colorbath)的效果(只要關於自己在意的某個關鍵字,不知不覺當中就會蒐集到與該關鍵字有關的資訊)會自然啟動,大腦會無意識地蒐集必要的資訊,很容易創造出具有劃時代的點子。

緊接著「2」和「3」與「MAC原則」是相同的想法。會議一開始就告知與會人士會議結束時間,像這樣設定了限制時間,就能期待產生有助提高生產力的「最終期限的效果」。

參加者當中,肯定會有人偏離論點,高談闊論。

這時一定要出聲喝止說:「關於你提到的這一點,我們會另外找機會討論。」

另外,與設定的結束時間無關,一旦抵達「做出這個決定」的目的地後,會議就可以立刻結束。

「總之先來開會、討論吧!」這是NG習慣

維珍集團創辦人理查.布蘭森(Richard Branson)曾斷言:「只有一個議題的會議,不需要花五到十分鐘以上的時間。」

雅虎執行長梅麗莎.梅爾(Marissa Mayer)曾說,她每週有七十場會議,但她決定每個會議只花五到十分鐘就結束。

實際上,根據多項研究指出:「在會議或討論上所花費的時間,有助解決問題的,不過是短短的五到十分鐘。」

另外,臉書共同創辦人達斯廷.莫斯科維茨(Dustin Moskovitz)推動實施每週有一天的無會議日,讓員工能不被任何人打擾,專心工作一整天。而且這麼實施後,大幅提高了生產力。

本來,會議是最後的手段。當事情的最後必須由全員共同決定時,才會要眾人集合討論、做出決定。

「總之先來開個會吧!」、「總之先來討論一下吧!」……像這樣的習慣,就是把最後的武器一開始就拿出來使用了。

最後,我引用NBA達拉斯獨行俠隊的老闆馬克.庫班(Mark Cuban)的名言,

「除非是要簽約,否則開會很浪費時間。」

我對這句話可說是由衷產生共鳴。

本文節錄自:《成功最關鍵的事:管控「不如預期」:日本心理戰略師教你計畫要成功,先把挫折、失敗、偷懶排進行事曆》一書,DaiGo著,黃文玲譯,采實文化出版。

關鍵字: 生活閱讀職場生涯

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