【職場力】

請人幫忙時,務必做到兩大重點才不會被嫌煩

文 / 一流人      2019-04-03

請人幫忙時,務必做到兩大重點才不會被嫌煩

圖片來源:pxhere



讓人覺得「跟你工作很順手」,等於成功了一半

假設你有工作上的急件必須拜託同事、後輩或客戶,而且是「今天一定得完成的工作」,你會怎麼拜託對方?

「對方這麼忙,會不會太麻煩他?」「該怎麼說才不會讓對方覺得不舒服?」或許我們會有這樣的顧慮,但謹守期限是商場的鐵律,容不得我們拖拖拉拉。

讓對方徹底認知「無論如何一定得在期限內完成」,並盡力促成理想的結果,才是真正的體貼。

請人幫忙時一定要告訴對方的事:「為什麼?」與「何時完成?」

此時的關鍵在於你能否「讓對方了解這件工作為何如此緊急」,然後提出明確的交件期限。例如,你可以這麼說:「明天下午三點突然得跟重要客戶A公司簡報。所以明天下午一點前必須完成簡報資料。我知道您很忙,但能不能麻煩您幫忙呢?」

一定要清楚地說明「這件工作為什麼這麼趕」以及「交件的期限」。

如果沒事先說明「為什麼」,只會給對方你一點都沒為他著想,只是沒來由地趕著要資料的印象。

假如沒說明「交件期限」,對方有可能因為沒有抓緊時間趕工,所以無法達到你預期的完成度,之後只是徒增你的困擾。

能否條理分明地說明上述兩點,讓對方充分理解你的需求,是非常重要的一件事。

另外,還有一點也很重要,那就是以「徵求對方同意」的口吻拜託對方。

不是「拜託你了」,而是「能不能麻煩您?」以徵求對方同意的口吻詢問他。

尤其拜託的對象是客戶時,更要以決定權在對方手上的態度拜託對方。

如果能多加上這份體貼,對方或許會說:「真拿你沒辦法,我趕趕看吧。」「你都說到這個地步了,我也只好答應。」願意為你延後其他工作,調整工作的優先順序。

謹記「盡早告訴對方」和「提前把東西給對方」的兩大重點

有一點要切記,如果不是十萬火急的事情,千萬別這麼急著要對方完成。否則你可能會被貼上「這個人很自私,他只想到自己」的標籤。

你身邊是否也有這種拖到最後一刻才來請求幫忙的人?

是否曾聽過「只剩一個禮拜太趕了,要是能提早個二、三天講的話就好了……」的抱怨呢?

沒錯,工作行程的管理不是件簡單的事,是否擁有一顆體貼的心,影響很大。

擁有「全局視角」的人,平時請人幫忙工作時,會謹記著「盡早告訴對方」以及「盡可能提前把東西給對方」的兩大重點。

為了提前把東西交給對方,你必須先自訂「這項工作要在這天之前交給○○先生」的期限,在工作時程表裡預留準備時間,以求達成這個目標。

「提早一天」將工作交託給別人,算是比較理想的時程安排。

你自行設定的交託期限,絕對要遵守到底。

能做到這一點的人,就會給人「體貼」的印象,也會讓別人覺得「跟這個人一起工作很順手」。

即使是「自己分內的工作」,也可分成「需要拜託別人,由別人負責確認的工作」

以及「自己一個人就能完成的工作」。

必須委託他人協助才能完成的工作一定要優先執行。

自己一個人就能完成的工作則應該擺在最後。

這是職場上最基本的工作準則。

微差力3  必須與他人一起推動的工作,「提早一天」完成自己的進度。

本文節錄自:《微差力:每件事都做得比別人「好一點」,一口氣拉開你和對手的距離》一書,安田正著,許郁文,野人出版。

關鍵字: 閱讀職場生涯人際溝通

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