【溝通成本】

光是溝通就心累了?細數8點你該警覺的團隊問題

文 / 一流人      2019-03-08

光是溝通就心累了?細數8點你該警覺的團隊問題

圖片來源:pakutaso



「人類的潛能從未完全發揮,今後也不會。至於為什麼,如果你一定要問,我的答案是兩個字:開會。」

──戴夫.貝瑞,喜劇演員、報紙專欄作家

高水準的外科手術團隊、特種軍事單位或職業運動隊伍之所以都小小的,而且做的事情非常單純,並不是巧合。時間都花在溝通與協調上了,還會有什麼效率可言!

溝通成本是你用在與團隊成員溝通,因而無法去真正工作的時間。為了讓團隊中的每個人都能在狀況中,溝通絕對必要。團隊的規模越大,成員越多,所需要的溝通與協調也就越多。隨著團隊擴張,成員人數變多,溝通成本就會呈等比級數增加,最後大家就會變成時間都花在溝通上,根本沒有時間去執行溝通的內容。因此團隊的人數存在一個魔術數字,超過這個數字,人多好辦事就不成立了,這時候每多一個人,團隊的效率就會降低一點。

大公司之所以效率差,就是因為溝通聯繫的成本太高。與五到八個人共事,你大概就得花八成的力氣在聯絡事情上,因為除非所有成員都全盤了解小組的、目標、計畫、分工與流程,你的任務是沒辦法真正執行的,任務沒辦法執行,小組也就不會有任何成效。

這樣的戲碼,我在寶鹼的時候天天上演。我的職責中有一項是要開發出一個全公司適用的策略,希望能藉此策略來評估集團內行銷手法的成效良窳。但寶鹼是家跨國集團,業務遍及全球,因此不論我提出的是什麼樣的方案,都必須徵詢集團內不同單位多達數十名主管的意見,甚或還得得到他們的批示,才能夠真正開始推動落實。

而不意外地,有多少人就有多少種意見,而且這些意見往往南轅北轍,相同的是大家都希望自己的意見被採納,但同時又不會因此被分派到額外的工作,也不需要去負責找錢。結果我全心全意整整忙了三個月,集合所有人的意見拼湊出一份我認為可行的方案;換句話說,這三個月沒有任何的實際進度,因為身為專案負責人,我九十九%的時間都在與集團內所有可以對這案子置喙的人聯繫,而這,就是寶鹼所付出的溝通成本。

劍橋大學的麥可.蘇特克里夫博士提出了「官僚體系崩解的八種症狀」,好發於溝通成本過高的團隊當中:

1. 隱形決策:很多決策是怎麼做出來,在哪裡做出來,完全沒人知道,決策過程一點都不透明,標準黑箱作業。

2. 不了了之:太多工作有頭無尾。

3. 協調癱瘓:任何一件小事都要問過所有的單位,效率不彰。

4. 了無新意:團體決議,權責不清,就像吃大鍋飯。創見少、發明少、橫向思維少,業務推動沒有方向,動不起來。

5. 小題大作:小事情變成大事情,瞎忙一氣。

6. 中央地方互相掣肘:總公司與分公司為了發號施令,誰聽誰的吵來吵去。

7. 有反效果的工作期限:截稿日期喧賓奪主,變得比工作的品質還重要;只要在期限內完成就好,至於完成了什麼,那又是另外一回事。

8. 化主動為被動:員工變得只對命令有反應,什麼事情只要丟在桌上就有人做,但多了也沒有,除了交辦事項,還是交辦事項。

如果你每天上班看到的狀況跟上面一樣,那你所屬的團隊就生病了,病因正是溝通成本過高。

要解決溝通成本過高的問題,方法不複雜,但要做到並不容易。這方法就是核心人事盡量精簡。這麼做,很多人會被排除在決策圈以外,但就是要這樣才會有效。決策圈大,意見多,絕對得不償失。把閒雜人等請出團隊,絕對可以讓團隊重新認識什麼叫做事半功倍。

很多人對何謂有效的團隊合作進行研究,事後都建議三到四人的大小最剛好。在《Peopleware:腦力密集產業的人才管理之道》書中,具有專案經理身分的作者湯姆.狄馬克和提摩西.李斯特建議在團隊的建立上遵循「菁英制」與「精準性」這兩個原則。團體小會比大有效率,因為溝通成本較低;精準地根據所需要的能力來挑選少數菁英加入團隊,每位成員對團隊帶來的產能助益,就會大過他們加入所衍生的溝通成本。一旦員額超過八人,新增成員就會開始得不償失。

希望團隊表現發揮到極致,就讓團隊保持「小而美」,人不多,但大家都知道自己該做什麼,不用廢話。

本文節錄自:《不花錢讀名校MBA》一書,喬許.考夫曼著,李茲文化出版。

關鍵字: 生活閱讀職場生涯

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