起床後第一件事是收郵件?改掉這個壞習慣!

文 / 一流人      2019-01-19

起床後第一件事是收郵件?改掉這個壞習慣!

圖片來源:pexels



每天早晨打開電腦,你首先做什麼?

我的習慣一直是收郵件。後來,我讀到一篇文章,才震驚地發現,這樣做是十分錯誤的,反映了我控制行為的能力十分低下。英國作家惠特利(Richard Whately) 說過:

在早晨浪費一小時,你得花一整天來彌補。

每天早晨,你不應該把收郵件當作起床後的第一件事。以下是關鍵的理由。

它會降低效率

對電子郵件毫不關心,其實是一種福氣。如果你手頭有重要的事情急需完成,就不要去收郵件。不收電子郵件,你就不會知道某地又發生了火災,或者某個品牌在搞特賣,或者某個好友推薦的好玩的視頻。你得到的任何新的訊息,都能使你分心。

你一起床,就用30到45分鐘,集中精力去做最重要的事情,然後再去收電子郵件。如果你忍得住,不妨等待更長的時間,可以到午飯後才打開郵箱。只要對其他事情毫不關心,你就能把所有精力集中於手頭的工作。

它不屬你的待辦事項

如果你知道自己最重要的事情是什麼,或者知道每天應該完成的事情是什麼,那麼起床後首先就去做。

說穿了,打開郵箱,那一封封的電子郵件都是別人給你安排的代辦事項。要是這時你去收郵件,很可能你會做別人讓你做的事。

每當你打開一封郵件,你就應該衡量一下,是你自己的事情更重要,還是別人的事情更重要。在現實中,又有多少人能夠看到別人的要求,卻堅持去做自己的事呢?

如果堅持不住,那麼最終你忙忙碌碌的,都是別人的任務(即使那只是回覆郵件、提供一點意見),而不是你自己的任務。你的時間到底屬誰?你自己,還是某個給你寫信的人?

它是缺乏目標的藉口

為什麼你每天早上第一件事是收郵件?答案往往是因為你不知道你該幹什麼。

當你不知道什麼事情最優先的時候,你把查看郵件當作自己的當務之急,無法完成那些真正緊要的事情就是你的代價。

如果你每天早晨習慣性地打開郵箱,真正的問題倒還不是你浪費了查看郵件的時間,而是你不知道自己的高優先性任務是什麼,所以才會去做查看郵件那樣的低優先性任務。

被動與主動

查看郵件的時候,最好的結果是正好收到一封非常重要的郵件,不早不晚,然後你立刻採取相應的行動。但是,這樣的情況很常見嗎?非常少見。

更常見的情況有兩種。一種比較好的情況是,你沒有收到任何新郵件,也就沒有什麼新的事情需要做。但是,不管怎樣,這時你浪費了檢查郵件的時間,你可以減少查看的頻率。你遇到的往往是另一種較壞的情況:你為自己找來了更多要做的事。因為你在收郵件,所以你開始回復它們,浪費了你本該用來做別的事情的時間。你不是主動地為自己設置一個日程表,新收到的電子郵件迫使你「被動地」行動,迫使你忽略了它們真正的優先性。

更好的做法是去做那些對自己重要的事情,而不管收件箱裡有什麼緊急的或者排在前面的郵件。別再浪費你的一舉一動,你要多執行生產力比較高的行動。

尋找藉口

有些人盲目地查看郵件(或者微信、微博等類似的浪費時間的網絡應用程式),經常不是在查找重要的東西,而是在尋找藉口,不去做那些必須做的事情。你在尋找理由,告訴自己為什麼那些事可以拖到以後做。

不要落入這種陷阱。不要讓收郵件變成一種你放縱自己的藉口。如果你手頭正在做一件事,那就別查看郵件。如果你有不得不做的事情,那就去完成它,不要通過查看郵件拖延。

沒法設置時間限制

開會是一種很浪費時間的事,但是大多數情況下,你至少知道會議需要開多久。如果我問你,打開郵箱後,你將在郵件上花費多少時間,你很有可能無法回答,或者低估了耗費的時間。

查看郵件只需要一分鐘,問題在於你會被隨之而來的事情拖住,無法知道完成那些事情要耗費多久。有時,你在起床後打開郵箱,結果就陷在裡面了,直到午飯時才得閒。一天之中,你效率最高的時間是有限的。別讓郵件把你拖住,耗費掉你寶貴的時間。

它帶來期待

許多人說:「我不得不收郵件!別人期待儘快收到我的回覆!」這種說法是不可信的。確實有一些儘快回覆的要求,但是它們可能遠不如你想的那麼緊急。其次,就算儘快回覆是唯一的選擇,你不妨問自己為什麼會這樣。

你知道嗎,為什麼別人期待你儘快做出回覆?原因可能是,你總是每天一醒來就回覆郵件,你自己造成了別人的期望。你愈頻繁地查看郵件,人們就愈相信你會很快地回覆。你不再每天早早地查看郵件,人們也就不再期望你會儘快回覆了。

如果你「必須」收郵件……

如果你必須及時收取郵件、獲得訊息,那就限制自己只查看一部分郵件,可以實施下面的規則。

•  只看有沒有你正在找的東西。最重要的,別看計劃外的東西。帶有目的地去看,有沒有一封特定的人發給你的特定的郵件。
•  過濾那些不重要的郵件。如果郵件來自一個陌生的地址,那就留到以後看。
•  設置一個時間限制。規定自己只能用5分鐘收郵件,只找自己想要的那個訊息,在行動之前就制定好退出策略。

郵箱還沒打開的時候,你就應該知道遇到以下情況應該怎麼辦:

( 1)那封郵件已經到了;(2)它還沒到;(3)你想要的訊息不夠完整。

不管怎樣,別被動地做出反應,而要主動地想好針對不同的結果做出怎樣的行動。

本文節錄自:《未來世界的倖存者:終極技術大革命的前夜,每一個人都該思索與知道的事》一書,阮一峰著,大寫出版。

關鍵字: 閱讀生活職場生涯

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