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手帳亂糟糟人生也一團亂?4個問題打造你的條理

文 / 一流人      2019-01-18

手帳亂糟糟人生也一團亂?4個問題打造你的條理

圖片來源:pexels



在市面上,關於使用手帳來進行時間管理的技巧林林總總、各成一派,人們看多了反而無從下手。在這裡,我只談最重要的原則一一最低成本的認知原則,並且保證,在確認以下幾點之後,你馬上能形成一個自己的使用方法論。

什麼時間寫?

確定兩個固定的時間段。比如,在每天清晨六點半到六點四十五分,計畫當日的待辦事項。在每天晚上十點半到十點四十五分,回顧當日計畫。

提前一週做出規劃。利用週末其中一個晚上進行思考,預估下週可能會開展哪些工作,提前做好工作時間、業餘時間的規劃,並且預留彈性時間作為補充。避免被時間催著走。

對於臨時插入的任務,若需要超過兩分鐘以上的時間去回應和處理,即刻寫在效率手冊裡。

在哪裡寫?

在習慣養成期,建立一個只有你自己的私人場所。在踏入這個空間之後,集中專注力,在腦中提前模擬排練:接下來的二十四個小時,我要這樣度過。請保持這個空間的乾淨整潔。

在進入習慣固定依賴期,你會發現自己到哪裡都離不開效率手冊,離開則會心慌不安。你希望效率手冊永遠在視野範圍內。你隨身攜帶它。當別人看到它時,他也會收到信號:使用手冊的這個人一定非常專注、自律、可信任。

在十年之後,當你利用手帳成為時間管理高手的時候,就人劍合一,無招勝有招,你不再需要任何空間限制。

寫什麼?

如果是新手,我建議將所有待辦事項都寫在效率手冊上。在熟練之後,五○%的重複性事項都可以省略不寫。

寫在手冊上的待辦事項應該是一個動賓短語。動賓短語是由一個動詞與後面受動詞支配的賓語組合而成。例如:

修改海報設計稿(修改是動詞,海報設計稿是賓語)

寫活動策劃(寫是動詞,活動策劃是賓語)

準備同學的婚禮禮物(準備是動詞,婚禮禮物是賓語)

除了日常重複性事物外的每一個待辦事項,都應該有確定的開始時間和結束時間。開始時間就是寫下事項的那一刻。

如果有協作人,也要寫上具體協作人的姓名。在這一步中,寫下的事項越詳細,執行的效率和完成度就會越高。如果這個事項可能會持續若干天或在當日沒有完成,可以用記號筆標注出來,直到完成後再打勾。

可以將休息的時間寫進去。保持工作時間和休閒時間之間的平衡。要戰略式的休息,所以休息時間也需要有意識地提前規劃,包括每天工作的間歇休息和年度休假。

一次只處理一件事情。不要一邊開會一邊回覆郵件,不要一邊陪孩子一邊回覆閨蜜的微信消息。一旦開始這項任務,就要堅持一○○%完成。

捍衛你的時間。你可能需要與其他人協商來建立一個不被打擾的時段,如果有必要,提前告知其他人在這段時間不要打擾你。

怎麼寫?

建議大家在使用過程中建立一套自己的標識系統。下圖是我使用頻率比較高的幾個符號。

•  待辦事項:可以將所有大事和小事寫在這裡。如果任務比較複雜,建議拆分目標。

•  完成:在事情完成之後,在前面的方框中打勾。

•  取消或延期:總會出現不可抗力因素,導致不能順利完成任務。若取消,則在方框中打叉;若延期,則在方框中畫一個小箭頭。文字、繪畫、拼貼都是記錄手段,可以任意選擇。永遠記住,在一生的計畫中,內容比排版重要,使用目的比形式重要。

在整個動物界中,幾乎只有人類進化出用於高級思考的器官、擁有讓計畫發生的能力。從原始人進化成現代人,從刻印在黏土泥板上的蘇美文字到書寫在效率手冊上的一行一列,我們始終與永不停歇的時間做交易,交換想要的一生。

效率手冊其實一點兒也不神奇,它只是一個用三百八十四頁、八十克紙張裝訂在一起的普通工具。只有加上使用者,也就是現在讀到這部分的你,它才會啟動,才會熠熠發光,才會發揮它的神奇作用。它成為你從出生到死亡之間的命運簿,你是你自己的司命官。

它是你生命的一部分。本文節錄自:《時間看得見》一書,王瀟著,中信出版。

關鍵字: 生活閱讀

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