【通訊軟體禮儀】

千萬不要在通訊軟體上問「你好,在嗎」

文 / 一流人      2019-01-04

千萬不要在通訊軟體上問「你好,在嗎」

圖片來源:pexels



不要在通訊軟體上問「你好,在嗎」,說句「你好」,有事說事,簡短的說清楚想說的事情,給對方足夠的自由時間選擇如何回覆,讓對方感覺舒服。

我職業生涯的第一課,叫Professionalism(職場素養),這門課讓我受益匪淺。

通過這門課,我學到了什麼呢?不是什麼「硬知識」,而是一些細枝末節,比如獨自乘計程車,應該坐哪個位置;如果老闆開車,應該坐哪兒;老闆開車,上級也在,應該坐哪兒;老闆開車,上級也在,同行的還有一位女士,應該坐哪兒⋯⋯

有的人可能不耐煩了:有必要搞得這麼複雜嗎?隨便找個空位坐下就行了,別人不會在意的。其實,我從這門課中學到最多的,是這些職場素養問題背後的思維方式:永遠要站在「對方舒不舒服」的角度考慮問題。讓跟你打交道的人感覺舒服,這就是職場素養。我們把享受這種專業,並給別人帶來舒適社交的人,叫做「紳士」。

網路時代的快速變化,給很多過去的紳士們出了難題。他們意識到,過去某個場景下的禮儀行為,在新時代可能變得不禮貌,甚至還會造成很多問題。所有的商業人士都需要上一堂「網路時代的職場素養」課程,理解在新時代與客戶、夥伴,甚至是自己的員工打交道的方式。

有一位朋友告訴我,他們公司的客服人員被客戶投訴,原因是他和客戶聊完之後,發了一個微笑的表情過去。他的本意是示好,沒想到卻被誤會了。這聽上去很不可理喻,但是在如今的社交媒體中,微笑表情的含義已經變成貶義──「我就靜靜的看你,不說話」。

有的紳士可能會拍案而起:這是誰定義的?在我的字典裡,微笑表情就是友好的意思。然而,我問了自己身邊幾位年輕的小夥伴,他們都不認為如此。這就是可怕的「代溝」。

網絡上流傳過一個段子:一個年輕人看到自己父母的微信聊天記錄,媽媽給爸爸發了三個微笑表情。年輕人以為父母吵架了,生怕他們下一秒就要打起來,趕緊打電話詢問,結果媽媽說:「我們沒事啊,我覺得微笑表情挺好的,就發了。」

職場素養,就是讓別人覺得舒服。如果別人(尤其是客戶)覺得舒服的方式變了,那麼我們也得跟著變。這其實是很多傳統企業在向網路轉型的過程中,遇到的底層文化障礙。不是不願意接受,而是根本不知道、不理解網路時代的文化。

表情符號,是職場素養在通訊軟體禮儀方面的一個體現。類似的高危險表情還有「微笑揮手」,在很多通訊軟體語境下,它已經不是「再見」的意思,而是含笑著說「滾蛋」。

通訊軟體裡的交流方式也有變化。比如,一個人發過來「你好」,如果彼此之間不太熟,大多數人會選擇不回覆這條消息(尤其是在忙的時候)。但要是他因為沒得到回覆,鍥而不捨的又發過來一句「在嗎」,這就有問題了。通訊軟體中問對方「在嗎」,就像過去問別人「你有男朋友嗎」,不是完全不能問,關鍵要看是誰問──你和對方很熟嗎?

為什麼會這樣?這是溝通工具的特性導致的。比如,電話是一種同步獨享的溝通工具,你願不願意和對方溝通,通過按不按「接聽」鍵來決定。一旦按下,就意味著你同意分配一段獨享的時間給對方,然後雙方用「你好」、「你也好啊」的言語問候來完成握手協議,用「對」、「是的」來確認收到對方的資訊,彼此同步。

郵件,是一種異步分享溝通工具,你願不願意和對方溝通,是通過回不回覆郵件來決定的。就算選擇回覆,從收到郵件到回覆郵件的這段時間也不是獨享的,而是可以分配給很多人共享。比如,你可能一邊思考如何回覆,一邊做著其他的事情。直到對方收到你的回覆,雙方才會進行下一步溝通,這就是異步模式。

由此可見,電話和郵件有著完全不一樣的職場素養表現。在通電話時,你需要不斷回應,讓對方知道你一直在與他同步。而郵件要有標題,正文要做到觀點明確、邏輯清晰,以便在有限次的來回中提高溝通效率。

如果把主流溝通工具按照同步、異步的程度來排序,從高到低依次是:電話、QQ、簡訊、郵件。微信則是介於QQ和簡訊之間的狀態,存在這樣的情況:你說某人「在線」吧,但是他在開會、過馬路或者開車,不方便回覆;說他「不在線」吧,他又正在跟別人聊著微信呢;還有可能他這一分鐘正聊著微信,下一分鐘就要開會了。所以,當你問別人「在嗎」的時候,有考慮過別人該怎麼回覆嗎?萬一別人回覆「在」,然後就開會去了,你接下來再說什麼就得不到回應,你肯定會覺得對方不禮貌吧?可要是別人回覆「不在」,你心裡會更加不滿:明明回覆了,還說自己不在,究竟什麼意思?

所以,身邊有很多朋友都對我說,最反感那種一上來就問「你好,在嗎」的人。這樣的人,把電話或QQ的禮儀方式照搬到微信中,試圖表示禮貌,卻不曾想過已經啟動了一段鎖死獨享時間的溝通,弄巧成拙。

正確的做法應該是:說句「你好」,然後有事說事,簡短的說清楚自己的意圖。這樣就給了對方足夠的自由時間,來選擇要不要回覆,或者如何回覆,讓對方感覺舒服。

【KEYPOINT】通訊軟體禮儀

讓跟你打交道的人感覺舒服,這就是職場素養。把電話或QQ的禮儀方式照搬到微信中,試圖表示禮貌,結果可能弄巧成拙。正確的做法應該是:說句「你好」,然後有事說事,簡短的說清楚自己的意圖。

本文節錄自:《5分鐘商學院 個人篇:人人都是自己的CEO》一書,劉潤著,寶鼎出版。

關鍵字: 生活閱讀職場生涯

延伸閱讀


專欄介紹

一流人

一流人

悅‧讀小編,介紹新書書摘。

專欄介紹

一流人
悅‧讀小編,介紹新書書摘。


您也可能喜歡這些文章

您也可能喜歡這些文章

置頂