開會很重要,但該在什麼時機安排會議比較好?

文 / 一流人      2018-12-21

開會很重要,但該在什麼時機安排會議比較好?

圖片來源:pixabay



KPI是溝通工具

KPI績效管理徹底落實以後,與目標或實績有關的溝通會更加圓滑。

只要瞭解KPI、營運指標、行動指標的結構,自然會瞭解要採取什麼行動來達成KPI的目標,以及現階段哪些目標有達到、哪些目標沒有達到。KPI堪稱是企業內部用來討論業績的溝通工具。

既然KPI 是討論工具,就不能缺乏促進溝通的「場合」。

接著就來探討事業部門執行KPI 績效管理時,該如何安排一個有效促進溝通的場合,也就是安排談論KPI績效管理的會議。

該在什麼時機安排會議?

首先要考慮的是,要在什麼時機安排一個促進溝通的會議?通常,至少要在設立計畫的階段或期末回顧成果的階段開會

有必要的話,在期中確認進度時安排會議也很有效。在會議上確認計畫的進度,檢討必要的策略,可以讓戰略實行更加精確。只是,太頻繁的會議也會增加工作負擔,這一點請特別留意。

一般來說,確認進度的頻率是一個月一次、三個月一次、半年一次,當然這也要看商業特性來決定。

剛推行KPI績效管理的時候,最好每月舉辦一次會議,好讓大家熟悉相關的管理手法。等適應以後再降低頻率,改每三個月或每半年一次即可。

該檢討哪些事情?

那麼,在會議上該溝通哪些重點呢?

在制定計畫的階段,要先瞭解企業的願景和戰略,再來思考如何把這兩者拆解成KPI、營運指標、行動指標。

在這個階段還必須設定目標值的水準。整個企業的KPI要分配到各事業部門,並且設定事業部門KPI的目標。之後,再設定相應的營運指標和行動目標,事業部門的投資計畫也必須確認。

在確認進度的時候,除了確認目標與實績的差異外,還得確認計畫的執行狀況。如果在這個階段沒有獲得足夠的成果,就要重新檢討對策和提出方案了。在這個階段,檢討的重點多半是營運指標、行動指標的目標與實績的差異,還有造成差異的原因。

最後在期末回顧成果的階段,要加入確認狀況時所用的檢討項目,徹底精查KPI的目標達成狀況,並且評論各部門業績。此外,指出下一個年度應該改善的項目,反應在未來的計畫排定上也很重要。

促進者的重要性

參加事業部門的KPI績效管理會議,與會者通常是事業部門的領袖、上位組織的長官、以及經營企劃部門的負責人。在制定計畫的階段,各部門領袖和上位組織的長官,必須溝通一下要設立什麼樣的KPI、營運指標、行動指標,並且談論如何決定目標水準,等達成共識以後再來下決定。

這裡的關鍵在於,經營企劃部門要擔任上位組織長官和事業部門領袖的促進者(也可以說是折衝角色)。很多時候企業的利害關係不見得與事業部門的利害關係一致,所以經營企劃部門要促進會議圓滑,以便定立出對雙方都有利的計畫。

想要有效促進會議進程,不光是在會議中進行折衝就好,還要瞭解各事業部門的狀態,事前檢討什麼樣的計畫「對全體最恰當」。要進行這些檢討作業,除了參與正式會議以外,訪問各事業部門領袖或上位組織的長官,做好事前準備工作,讓事業部門的狀況和企業的戰略方向契合也很重要

本文節錄自:《會計思考力》一書,矢部謙介著,寶鼎出版。

關鍵字: 生活閱讀職場生涯

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