深呼吸做對決定

深呼吸做對決定

關鍵4秒!

文 / 彼得‧布雷格曼        2016-07-27

關鍵4秒!


忙碌現代人的通病,就是要快快快!

由於「東方特快車」性格,我們總想要用最快速的方式解決事情,而讓一個接著一個的下意識反應,主導了我們的行為,殊不知反而弄巧成拙,造成難以挽回的反效果。

我們都想要擁有圓滿的人際關係、得意的成就、成功的事業,有能力幫助他人、內心感到寧靜,但很多時候,我們為了達到這些目標,所做出的努力卻意外造成反效果;簡單來說,就是我們有一些根本不管用卻又不自覺的行為習慣,害我們離目標愈來愈遠。

根據調查,有將近9成的人覺得每天都很累,也有超過7成的人認為自己沒有投入足夠的時間在自己真正擅長的工作上。問題出在哪裡?有沒有辦法,改變這種只是揮霍精力、卻看不到成果的行為習慣?《哈佛商業評論》網站專欄作者布雷格曼(Peter Bregman)發現,讓任何工作變輕鬆的關鍵祕訣,其實只需4秒鐘。透過練習,這樣短暫的間斷,就能幫助你及時調整,做出好決定。

想讓自己不管做什麼決定,都能又快速又專準,請跟著以下3步驟練習「關鍵4秒」:

▲ 克服弄巧成拙的直覺反應

▲ 建立新習慣、新思考模式

▲ 善用工具與設計外在環境

善用關鍵4秒,讓理智不斷線

一次呼吸的時間,約4秒的停頓,足以幫助思緒混亂的你避免拙劣選擇,做出更明智的決定。

這一天早上,我格外忙碌,但7歲的女兒衝了進來大叫:「廚房淹水了,救命!」顯然是5歲的兒子裝水卻忘了關上水龍頭。我的下意識反應就是對著他們大吼,我能感覺體內湧起能量,肌肉緊繃。就在那一刻,破口大罵似乎理直氣壯又再適當不過了,但我深呼吸,停頓下來。4秒過後,我的心態轉變了。

在這關鍵4秒足以讓我問自己,這種情況需要的是什麼?破口大罵有用嗎?看著他們的臉,我知道答案了。我的孩子已經知道情況非常糟糕,不需要我再用尖聲怒罵來強調這點,那只會讓充滿壓力的情況更加緊張。

這就是關鍵4秒的威力。有意識的花4秒這樣做,建立這個習慣是避免我們下意識反應弄巧成拙的第一步,也是面對當下狀況所做出最明智的一步。4秒是一次呼吸所需的時間,這樣短暫的停頓,就能讓我們看出自己錯在哪裡,並及時調整。

抗拒那些會弄巧成拙的衝動,學會放慢腳步,在感覺與行動之間製造空間,重新找回焦點,讓自己停止產生反效果的下意識反應,同時能夠當機立斷,有意識的做出策略性選擇以達成你想要的結果,只要4秒鐘。

員工犯錯,明知理性討論對大家都好,但你還是想對他大吼;想隨自己的心情買賣股票,但市場基本面和你做的研究,都建議你採取不同做法;每3分鐘就想看手機,很難專注在手邊工作⋯⋯,誘惑只是一種提議,然而如何選擇,卻操之在你。你不必被衝動奴役,平時就可透過靜坐練習駕馭自己的衝動,做出有計畫的選擇,決定哪些要遵循、哪些要略過。

坐下、背部挺直,全神貫注在吸氣和呼氣。每次察覺到有念頭或衝動冒出來,立刻把自己重新拉回呼吸。今天就嘗試個5分鐘,然後明天再試一次。如果沒有5分鐘?那就試著做個深呼吸,只要4秒鐘。

所謂時間管理,就是善用你自己

把時間花在能力甜蜜點上,才不會陷入忙得半死卻無法有生產力的窘境。

你只是忙,還是真的有生產力?在一項超過4.2萬人參與的分心測試中,73%的人同意或強烈同意,他們投入在能力甜蜜點(Sweet Spot,高爾夫球術語,只要打中桿頭的「甜蜜點」,球就會飛得特別高、特別遠)的時間不夠,他們認為自己沒有投入足夠的時間在他們真正擅長並能得到最大樂趣的工作上,這對於寶貴的時間和個人才華而言,都是莫大的浪費。

成功者都很介意被岔離自己的能力甜蜜點,而我們絕大多數的人卻習慣大部分的時間都被要求浪費在甜蜜點以外。

每個人都有其卓越不凡的天賦,如果被迫分心去做自己不擅長的工作,就算是老闆或你的主管要求你這麼做,都是極大的浪費與損失。

有兩個方法,可幫助你避免無效益的分心:首先,找出你的擅長。時間管理不在於計較分分秒秒,而是善用自己。這意謂你要把大部分的時間花在你的甜蜜點,也就是必須先了解自己的優點、缺點、差異點,以及熱情所在。

其次,保護你的時間。高生產力的人會保持明確立場,我們都以為高階主管必須擅長眾多能力,事實正好相反,他們之所以成功,往往是因為可以將特定工作做得極為出色,而且無可挑剔。遺憾的是,分心測試的結果顯示,我們絕大多數的人都做不到這點。

如果你發現自己花了很多時間在你不擅長、也不喜歡的工作上,請停下來,將自己的時間心力重新集中在甜蜜點上,把精力花在你最能發揮、也最能施展的地方。

不管什麼球,都要能接得住

職場上最有價值的好手,是不論對手把球丟得再爛,也能夠接得好的人。

成功者都有個共同點,他們都擁有極佳的訊息接收能力。即使別人「拋球」的姿勢不佳、訊息令人不安,都能接得住,他們也因為這樣才成為職場上最有價值的好手。

有次我們在玩極限飛盤比賽,兩隊打成平手,時間即將結束。我看著飛盤搖搖晃晃向左偏移,就在這時,朋友山姆突圍而出,閃電般衝向得分區,1秒鐘後他站起身,飛盤在手。我們這一隊爆出歡呼,山姆這一出手為我們贏得比賽。山姆教了我重要一課:千萬不要低估天才接受者的價值。

不久前跟客戶愛爾芭談及一個敏感話題,我對她即將主持的一場會議有些疑慮。在跟她談話之前,我躊躇忐忑,擔心她會不會排斥我的想法?我侷促不安的展開對話,幸好,愛爾芭是山姆那個等級的接受者。她專心聆聽、發問,寬容親切、練達且有雅量,她能夠接受我和我的意見,進而對她的表現、我的角色以及團隊的需求,展開深入而有價值的對話。幾個星期後,她成功自信的主持了那場會議。

要怎樣鍛鍊自己成為成功的訊息接受者?首先,有接受的勇氣。我可能害怕跟愛爾芭提起那些話題,但我有時間做好準備,可以掌控要說什麼及怎樣說。接受者卻沒有這種優勢,他們必須願意傾聽,即使傳遞訊息者表達的方式笨拙,或者訊息本身非常刺耳,都能做出最佳回應,盡全力把事做成,這需要極大的勇氣。

其次,不輕易下判斷。接受不光指做了什麼,不做什麼也包含在內。按捺住挑剔發言者或發言內容的衝動,不管是公然表現或委婉透露,不爭辯、嘲弄、羞辱對方,不咄咄逼人、惡意相向、防備警戒,或是漠視他人。

最後,放下防衛本能,抱持開放心態。當情緒來的時候,一流接受者不會受制於那些感覺,他們可以掌控情緒,做出成熟回應。他們會去理解他們聽到的內容,並發問、保持好奇,但不是「我會找出充分的資訊以證明你錯了」那種好奇,而是想了解對方在說什麼,以及他們的言外之意。

做個熟練接受者,不管在什麼團隊,你都會是最有價值的好手。下次覺得有股衝動想要反駁別人的意見、看法或構想,試著放下爭辯,開誠布公接受別人提出的想法。你愈能接受對方訊息,對方愈有可能跟你交談。

別管意志力了,改變你的環境吧!

意志力無法持久,到最後我們會變得軟弱,改造身邊的環境,更能輕鬆做出符合長期利益的選擇。

學會新習慣很好,但如果想維持下去,靠意志力就夠?依賴意志力是一場永無止境的艱難戰役,倒不如改造環境與生活,讓你有機會完成最重要的優先事項。

如果想減重,什麼方法有效?靠意志力將糖果、蛋糕從生活中排除?或許做胃束帶手術更有用。換句話說,並不是藉由忍耐飢餓的不適來減重,而是創造一個情境,讓想要的行為,也就是少吃一點,不僅更有可能,而是不可避免。

你可能會想,拉緊胃束帶吃小分量的飲食,幾年下來大概已經養成新的飲食習慣,等到鬆開胃束帶,應該也能繼續維持。但其實不然,醫生指出,一般人很容易在一個月內復胖至少20磅。

改變環境,然後保持那個環境,這個改變想維持多久,環境就保持多長。我們需要改造環境,就像緊縮胃部或清空食物櫃,這樣才更有可能朝我們的優先要務邁進。有3個方法可以改造環境:

第一,清空「糖果櫃」。找出這一年想鎖定聚焦的事,最多5件,不要超過。把95%的時間花在這些事情上,任何不符合這些年度焦點的事,要從待辦事項中去除。可以設計一張有6個空格的待辦事項表,其中5個各代表5個焦點領域,第6個則標示為「其他5%」,這個其他5%的空格就像糖,來上一點沒關係,但不符合5大年度焦點領域的活動,一天絕對不能超過5%。

第二,緊縮「胃部」。每天早上看看這6格待辦事項,將當天有待完成的首要項目移到行事曆的時段中。如此一來,就能做出策略性選擇,將最重要的項目填進每天有限的時間了。

第三,對自己要「吃什麼」與他人達成堅定協議。跟別人坐下來,上司、同事、伴侶都好,給對方看看你的6格待辦事項和當天的行事曆,告訴對方你打算完成哪些事,以及打算如何配合這一年的計畫,集中心力完成。大聲說出來讓別人聽到,並要他們給予回應,這樣會建立更深層的承諾與責任。

關鍵字: 職場學


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