個人品牌第1課》巴格奇教你

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8招工作術建立專業形象

文 / 巴格奇(Subroto Bagchi)        2016-05-16

8招工作術建立專業形象


你喜歡你的工作嗎?該如何創造出個人難以被取代的價值?專業工作水準是個人品牌的一大組成成分,不論你是哪一種職業、哪一個職位,即使只是一顆小小的螺絲釘,「專業」都是你應該具備的。不管做什麼,都要夠專業,做個卓越的專業工作者,是你的首要本分。

所謂的專業,不該只是在專業知識上領先,還應該具備專業的工作技巧與態度。真正的專業工作者,即使做的是別人覺得無聊透頂、冗長乏味的工作,也能全力以赴、堅持信念、貢獻知識與技能造福他人,讓工作本身與他服務的人,變得與眾不同。

真正的專業工作者珍稀如皇冠上的寶石,他們與徒具專業資歷、技術能力的就業者,有極大的差異。印度知名創業家巴格奇(Subroto Bagchi)教你專業工作術8 招,讓你做事成效高,表現出類拔萃。

專業工作術1:時間管理,從自律做起

這些基本功看起來很簡單,卻能讓你更有餘裕和體力去做更多事。

如果你無法掌控時間,你就無法成為卓越的專業工作者。我遇過許多善於掌控時間旳人,他們有個共通點,那就是自律。缺乏自律的人,很快就會發現眼前有一堆問題,而時間不夠用只是其一。

要做好時間管理,必須多管齊下,其中最重要的是保持身體健康。健康狀況對一個人的生產力非常重要,身體欠佳就難以集中精神。注意你的飲食和睡眠品質,多運動、放鬆身心。這些基本功看起來很簡單,卻能讓你更有餘裕和體力去做更多事。

其次,注意你的食量,也別把工作當成貪杯的藉口。此外,還要有優質適量的睡眠。剛出社會的年輕人,常把學生時代不穩定的睡眠習慣帶進職場,而工作超時也會導致睡眠不足的惡性循環。

從現在開始,磨練事半功倍的能力,你必須知道如何用最有效率的方法,以最少的心力達成最高產能。

專業工作術2:學習事半功倍

多做事不一定是好事,戒掉一心多用,做得精、成效高,比較重要。

許多年輕主管迷信多工模式,一心多用,把自己搞得愈來愈忙。在此過程中,他們養成一種心態,只看重工作量和活動多寡,而忽略它們的實質貢獻。

盡量多做、全年無休,並不表示會有更多成果。專業工作者的巧勁,在於能事半功倍,做得精,成效高。要做到這點,必須擺脫一心多用的惡習,並依職權角色,排出事情的輕重緩急。練習遠離干擾源愈來愈重要,對步入職涯中期的專業工作者來說更是如此。

聽起來或許奇怪,戒掉一心多用的方法之一,就是學習新事物。挑一件能讓你重拾活力、激發好奇心和學習力的事,並試著在完全不受外在干擾的時段進行。藉由這樣的練習,漸漸養成你的專注力,擺脫一心多用的壞習慣。

如果你總愛跟人做比較,現在,是時候該放下這些情緒了。花時間積極教導別人,栽培接班人:教學相長,你可藉此拓展自己的角色與影響力,學習超越表象思考,並在更遠大的議題上投入更多時間。

專業工作術3:區分事情的輕重緩急

看似不起眼的待辦事項表,是建立目標和區分輕重緩急的開端,也是每天和時間賽跑的啦啦隊。

每天早晨,我檢視自己當天必須完成哪些事,傍晚再檢討自己做到哪些。這是我每天跟時間賽跑,贏得小勝利的方式。記事本和日記是我辦公室裡最重要的物品,是我的「啦啦隊」,讓我明白,我握有主控權。

當待辦事項做完,可從清單上畫掉時,我內心總是難掩勝利感。我的待辦清單上,不只列了跟工作有關的事項,也有跟個人有關的,我把這兩種列表放在同一頁,這麼做簡單明瞭,且效果奇佳。

你的目標會給你力量。待辦事項是你在日常生活中、實現願景的路上,必須達成的小目標。看似最不起眼的待辦事項表,就是你建立目標和區分事情輕重緩急的開端。

但也有些人的問題不在沒有目標,而是目標太多又沒有優先順序。我發現很多年輕人想同時做很多事,學習新語言、鍛鍊身體、寫部落格等,但不管是工作或生活,一定要有輕重緩急。問問自己,你覺得什麼才是真正重要的;再問問自己,這些為何重要,你是否願意全心全意去達成。

專業工作術4:學會在必要時說「不」

身為專業工作者,必須懂得設定某種程度的界限,這麼做反而能贏得尊重。

你肯定難以想像,我們因為無法對人說「不」,而浪費了多少時間,又如何讓我們不分輕重緩急,總是忙進忙出,卻無法在期限內完成任務。

當你學會向不重要的事情說「不」,就可把時間花在跟你切身相關且真正關心的工作上。

許多年輕的專業工作者常面對一個問題,那就是無法對上司說「不」,因為他們對位高權重的人,抱持著不必要的畏懼。對此,我有兩個建議:不要做任何有違你價值觀的事;對於工作以外的邀約或要求,學會說「不」。前輩如果夠專業,就會欣賞你的坦誠。身為專業工作者,你必須設定某種程度的界限,人們會因為你這麼做而尊敬你。

專業工作術5:拿出你的服務精神

愛你的工作,這樣你不但不會看不起自己的工作,還會想辦法讓例行公事變有趣,這才是真正的挑戰。

許多上班族辯稱,讓他們苦惱的不是工作本身,而是乏味的例行工作。但所謂饒富挑戰與樂趣的工作,通常是種幻覺;如何讓例行公事變有趣,才是真正的挑戰。

我們在工作上面臨的問題,可能是大材小用、晉升受阻、遇到壞老闆和難相處的同事。正視問題,才有出路,你可以和公司的人或外部顧問談談。

討論問題、找出解方,敞開心胸檢視問題的起因,有多少是源於你自己或你的不安全感。設法改變自己。但如果你和組織實在不契合,那就找機會另謀高就。不管如何,絕對不要怨天尤人,抱怨於事無補。

如果要另謀高就,請避免犯同樣的錯,進入有類似問題的公司。你現在的工作經驗,就是幫助你了解自己能力、興趣的資源。發現自己的長處,並重新調整工作永遠不嫌晚,總比停在原地抱怨好。

當你覺得能力施展不開,就該考慮擴張你在組織裡扮演的角色。你可以主動找老闆談談,爭取承擔更多責任,要求更有挑戰性的工作。你也可以主動幫助年輕同事做好他們的工作,花時間栽培、指導他們。

專業工作術6:建立專業人脈

跟各行各業的專業工作者保持聯繫,向他們請益。好人脈讓我的人生更美好。

明智的耕耘,加上妥善運用好人脈,將讓你無往不利。運用人脈時,必須知道兩件事:第一,在受惠於人之前,先對他人做出貢獻;第二,人脈靠長期耕耘,無法在短期內靠新建立的人脈,達成你的個人目標。

專業工作者的世界有三種人:專家、連結者和推銷員。專家創造、吸收並與人交換知識。一群專家通常會和所謂的連結者搭上線。連結者負責釐清事實、提供協助,也和其他連結者聯繫。一群連結者可能和推銷員搭上線,也就是某個知識領域裡的代表人物。

在行動裝置、網際網路和資訊超載的世界,這些人脈能大幅精省你研究和諮詢的時間,而時間正是我們的稀有財。沒有他們,我可能要多花好幾個小時、好幾天來解決問題,他們在知識或專業上精準的指導我,或提出反面觀點,完全不費吹灰之力。

專業人脈的建立,不靠低格調的交換利益。事實上,真正的專業工作者不用手段與人交換利益。他們以多年建立的情誼為基礎,並遵守原則,相互尊重。

專業工作術7:工作成果重複使用

人生苦短,不要一再做白工,工作成果再利用,是節省時間的良方。不論你在工作上創造了什麼,都要考量到是否可再利用。

如果你正準備的簡報內容,跟如何提高整個業務團隊的績效有關,那麼或許只要稍做調整,這份簡報就能變成訓練新手業務員的極佳教材,或許還可放在公司網站上供人下載。你甚至可以把這份簡報的概念,轉化成公司內部的宣導手冊。

不論是一篇文章、簡報或政策文件等,把創造出的事物,視為可再利用的資材,如此一來,便能省下許多寶貴時間,讓我們更有餘裕去做更多事。

要做到「再利用」,關鍵在於:盡可能找出工作上可單獨運用的元素,如此便可避免一再重複做同樣的事;此外,就是體認到我們的日常工作其實具備多重功能,可輕易的挪作他用。

工作成果再利用,是節省時間的良方。組織的內容管理系統,就有大量的現成知識,但一般上班族卻經常耗費大把時間,一再做白工。

專業工作術8:換工作就像買新房

如果地段(公司)好,房子(職位)雖小,總有一天還是可搬進更好的房子。

優秀人才常面臨幾個職場困境:例行工作非常無趣、想要更大的發揮空間。對現職提不起勁,於是尋求工作轉換,並沒有不對。但真正的專業工作者,一定會先深思熟慮,想清楚後果,並能綜觀全局、明白轉換的方式,最後,儘管離開也不過河拆橋。

不妨把工作想成是你想搬進去住的房子,而組織就是那間房子的地段。位於惡質地段裡的優質房屋,或許並不是理想的住宅。相反的,如果地段理想,你或許可以從長計議,現在住的房子(職位)雖小,但總有一天可以搬進較好的房子。如果組織的價值觀與你相契合,只是目前的工作舞台已經太小,那你可能只需尋求內部調職,以找到更大的發揮空間。當此路不通時,就只有換工作了。

但你務必要了解,大多數的時候,換工作不會改變一個人。如果你因為自身能力不足,而在目前工作得不到加薪和升遷,光是換工作無法解決問題。你要做的是彌補自己的不足,如果做不到,就該坦然接受事實。不要只是因為有新的工作機會,就欺騙自己,以為跳槽可解決問題。

關鍵字: 職場學


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