15分鐘引發共鳴!》

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10大技巧進化你的簡報力

文 / Madeleine Cheng        2016-04-15

10大技巧進化你的簡報力


一場成功的簡報,亮麗展現你辛勤的工作成果,是你最佳的廣告;一場失敗的簡報,雜亂的資訊、含糊的表達、粗糙的投影片,縱使你想要講的內容很棒,卻會讓結果大打折扣。

了解英語簡報架構、準備流程及合適的用語後,如何讓你的簡報更上層樓?規畫細節做好準備工作,重視時間的安排與整場的起承轉合,再加上你的肢體語言與態度禮儀的拿捏,一流的內容加上一流的包裝,自然讓你成功達陣。

1.Think About the Details in Advance 事先考慮好細節

做一場簡報從來就不是什麼容易事!如果先規畫好所有細節,可以幫助減低你的緊張感。從地點、設備、題材、時間掌控,到你的服裝儀容,都是應該要事先掌握好的細節。

2.Do Your Research 做好準備工作

有效的準備工作需要多方的思量,請特別注意以下事情:

▲ 好的引述句會替你的簡報增色!將學者或偉人說過的話引述到你的簡報中,不只可以讓你的論點立場更穩固,更可以顯現出你是有經過思考、且有做過功課的。但請記得要慎選你的引文,才能真正的幫助到你!

▲ 網路上的資料百百種,卻不是個個都正確,應該要確保你的資料來源是可以信賴的,沒有什麼比錯誤的訊息更有殺傷力!

▲ 問問你自己這場簡報是什麼?題目會是什麼?想要達成什麼目的?

▲ 把你的聽眾對象考慮進去。

▲ 想清楚你想傳遞什麼樣的訊息。

▲ 規畫好你的簡報架構:開場、主體段、結論。

▲ 讓你的簡報簡單明瞭:用淺顯易懂的語言。

▲ 想想觀眾可能會提問什麼樣的問題,並準備好你的答案。

▲ 通常簡報時間不會超過15分鐘,因此,你做的投影片最好不要超過20 頁。

▲ 簡報的字體大小也要特別注意,太小的字會讓距離離你比較遠的聽眾看不清楚。

▲ 不要在你的簡報裡面放一大堆字,永遠不會有人仔細看完所有內容!以影像或圖像呈現會是比較吸引人的方式,但太多也會造成反效果,請慎重思考。

3.Introduce Yourself and Set the Theme開場時先自我介紹,再報告主題

當你開始做簡報的時候,一定要記得先自我介紹。告訴聽者你的名字、職位、你所代表的公司,有些人也會把他們的聯絡資訊放到投影片的第一頁上,以便聽眾在簡報結束後可以和你聯繫。

自我介紹後,別忘了也要說明你此次的簡報主題。

4.Provide an Outline of Your Presentation提供簡報的綱要

一開始一定要先告訴聽眾你的簡報綱要,你要給他們一個留下來繼續聽你做簡報的理由,你的開頭綱要一定要是正向、有趣且好記的。

5.Explain When the Listeners Can Ask Questions先告訴聽眾「問與答」的時間安排

通常「問與答」時間會安排在簡報結束之後,這樣的安排可以避免你在做簡報時一直被中斷,也比較可以好好掌控你的簡報時間和進度,如果你不介意聽眾們隨時提出問題,那也直接告訴他們。

6.Make a Clear Transition in Between the Parts of the Presentation段落間的轉換要明確

轉折語是橋梁,在每一個重點之間做銜接,使用轉折語可以讓你的簡報結構更清楚、流暢。

7.Be Sure to Have Inflection in Your Voice讓聲音更有感染力

▲一個好的講者,應該要能夠吸引聽眾把注意力都放在你身上,絕對不能讓他們睡著。繪聲繪色地演繹你的簡報吧!讓他們覺得這次的簡報是世界上最好玩的事情,而不是在浪費時間。

▲聲調的高低起伏是電台DJ 必備的技能,它能讓你在只有聽到聲音的狀況之下,也能夠清楚感受到你的情緒。簡報中,你的聲音起伏會讓你更有感染力、更吸引聽眾的注意力!

8.Make Your Data Meaningful不要丟一大堆數字出來,做張圖表吧!

若你要在簡報當中做數字的分析,或是複雜的計算公式流程,讓圖表來幫助你!不論是曲線圖、長條圖、圓餅圖或表格等方式,都可以讓你要呈現的大量數據資料更有組織也更易懂。

但千萬要記得,分清楚這些圖表的用法:圓餅圖通常用來呈現整體的比例,曲線圖是用來表示趨勢,而長條圖或是柱狀圖對「量的多寡」進行比較時可以使用。選擇正確的表現方式,才能讓聽眾了解你要呈現的資訊。

9.Summarize讓你的總結更好

在簡報的最後,簡短地做個總結,並提供你的聽眾一些建議,鼓勵他們針對此次的簡報付出實質的行動。請也別忘記要謝謝聽眾,然後邀請他們提問。

▲你可能有聽過有些簡報會用um... yeah 這種不專業的詞彙做結尾,但你的總結就是你留給你觀眾最後的印象,你不會想要在付出這麼多努力後,最後就這樣搞砸了吧!

▲做結尾時,可以用些有利的數據論證結果。

▲分享一個你自身與主題相關的故事,或是一則名人軼事,也是個不錯的方式。

▲向聽眾丟出一個問題,也是個很好的選擇。提問可以讓你的聽眾再次思考簡報的內容,想想在做完簡報後,你是不是想要讓你的聽眾得到什麼?

10.Practicing Proper Presentation Etiquette簡報禮儀

如何讓聽眾留下深刻印象?贏得他們的共鳴與認同?簡報禮儀也是個不可或缺的元素。

▲Wow Your Audience 讓你的聽眾驚豔!

如果你對於簡報的內容沒有興趣,那聽眾也不會有什麼火花。可以試著加些修飾語讓簡報更加生動,如此不僅可以加強你的說話力度,更能讓大家記得你說過些什麼。

【範例】

▲The product I present is extraordinary. 這個產品超棒。

▲It’s a really cool device. 這個裝備很酷。

▲This video is awesome. 這支影片太棒了。

▲This is an outstanding example. 這是一個很出色的案例。

▲ Smile at Your Audience 保持微笑

當你站在台上時,笑容可以拉近彼此間的距離,已經有無數個研究告訴我們,笑容確實是有感染力的!笑容可以帶動整場的正向氛圍,對簡報的進行絕對是有助益的。假使你太緊張而笑不出來,還是試著讓自己看起來愉快而有自信,或許在你「假笑」帶動整場情緒後,你也被影響,發自內心的笑了。

▲ Maintaining Eye Contact 眼神的交流

講者在台上只顧著看字卡或盯著地板看,是無法吸引任何注意的。至少要和每一個聽眾都有過一次眼神交流,不要讓任何人覺得置身事外。

▲ Avoid Using Slang in English 避免使用俚語

簡報是正式場合,使用俚語甚至使用錯誤的俚語,會讓你顯得不夠專業。所以,俚語留給日常生活就好,簡報中請使用正規的英語。

▲ Emotions in Presentations 注入你的情感

多數人在做簡報時,會想用嚴肅的態度建立起威信,但更好的方式,其實是讓你自己看起來專業卻有熱忱。科學家曾經用神經成像(neuro-imagery)觀察過人腦,由情緒激發起的信賴感,會遠比用數據說服的要高過很多。用你的態度加上萬全的準備,讓你的簡報絕對萬無一失。

關鍵字: 職場學


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