了解自己及5W1H》

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上台前,你必須知道的5件事

文 / Madeleine Cheng        2016-04-15

上台前,你必須知道的5件事


簡報、展示說明、準備演說、發表企畫案,如果你的對象是外國人,該怎麼表達最適切?用英語做簡報,就是把中文翻成英文?還是你一遇到要說英語時,就會出現頭昏腦脹或是說話結巴的狀況?

在職場上,英語是溝通工具,為的是把訊息正確無誤傳達給對方,根據調查,有9 成以上的人,因為無法以英文清楚表達簡報,而使溝通效果大打折扣。想要表現亮眼、克服恐懼症,自信以英語做簡報,其實是有方法的。

學會英語簡報的組織架構,不同段落如何鋪陳、如何開場、如何搭配視覺效果,搞懂適用的簡報語言,融入東西方思考模式,幫助你的簡報更有層次,畫龍點睛營造出好氣氛,表現你的專業能力。在開始前,以下5 件事是你必須先了解的:

第1件事 我的個人風格是什麼?

首先,要找出自己的個人風格。在現今台灣的教育當中,多半未提及講者要自我認知的部分,如果你對自己還不是很了解,不如利用這個機會,好好了解自己適合什麼樣的風格。

DISC 性格測驗是依據心理學家William Moulton Marston 的理論建構而成的一種人格測驗,此理論把人類的行為模式分為4 大類,包括支配型(Dominance)、影響型(Influence)、穩健型(Steadiness)、分析型(Conscientiousness),許多國內外企業會依此作為選才依據,透過DISC,你也可以快速地對自己有進一步了解。

D is for Dominance 支配型

▲特質 :具實踐力、行動力、果斷力。喜歡支配、管理,以目標為導向。熱愛壓力及挑戰,適合做企業家及管理階層。

▲缺點:不在乎他人感受,不接納意見。缺乏圓滑及變通,沒耐心。態度尖銳,多疑的。

▲或許你可以試著:多些耐心,多注意細節,試著聽聽別人的想法,並表達你的感受。

▲和D型人溝通時:說話時要簡明扼要,不要東扯西扯拖泥帶水,直接切入重點。

I is for Influence 影響型

▲特質:喜歡與人互動,擅長社交。表達力佳,有群眾魅力。愛表現,有創意,活力充沛。

▲缺點:粗線條。以自我為中心,有時候話說得太多,談的卻都是自己。害怕不受歡迎,容易盲從。情緒化,沒有毅力、難專注,組織能力不好。

▲或許你可以試著 : 說話前先思考, 控制一下你的表現欲,做些長期規畫, 不要半途而廢。

▲和I型人溝通時: 絕對不要打斷他們說話,你可以丟一個話題出來,然後他們就會接上,淘淘不絕地說下去。不妨當個好聽眾,適時誇獎,再把他們引導到你想要的結果上。

S is for Steadiness 穩健型

▲特質:喜愛安定,因此穩定性高。 善於團隊合作,冷靜、有耐心, 善於聆聽。 溫和有禮、忠誠。

▲缺點:拒絕改變,目標感不強,主觀意識薄弱,無法承受壓力,不善於做決定。

▲或許你可以試著:接受一些新的挑戰、嘗試新事物,多和別人溝通交流,訂定一些生活目標,不要得過且過。

▲和S型人溝通時:不要施加太多壓力,少些侵略性,要給他們一些時間慢慢來。

C is for Conscientiousness 分析型

▲特質:以思考為主,深思熟慮。嚴肅,追求完美,關注細節且高標準。有條理,有組織。交友慎重,但一旦交往,就會很忠誠的對待朋友,肯關心別人。情感豐富容易感動。理想主義,目標感很強,會朝著自己的目標前進。

▲缺點:想得太多,但是做得太少。優柔寡斷,容易抑鬱、悲觀,天生消極,易受環境影響,情緒化。有時很難相處,過度敏感,大驚小怪。

▲或許你可以試著:放鬆點,有時候可以不必這麼認真,正向思考,計畫要付諸行動,多發掘他人的優點。

了解你自己之後,你還需要打破以下3個迷思

1 不要盲目追求不屬於你的風格

永遠要清楚了解你自己,請分析出3 種自己的個性。不管私底下的你是幽默、嚴謹、分析能力好或是浪漫有活力,請把原汁原味的你搬上講台。

國際場合的演講,觀眾非常注重講者的風格,講者的演講風格不一定要跟著演講主題走。有時會看見講者用非常幽默的方式來探討生與死,也有人會用非常謹慎的方式述美貌。不管你的個人特色與演講主題是衝突或是融合得很好,請讓觀眾看見那個「最特別的你」。

2 不要追求完美,完美並不等於有效

最完美的演講,其實是你呈現出來的專業與態度。在任何國際大場合的演講,主辦單位都會提早告知講者,讓演講者有足夠的時間準備。專業能力是平常職能的累積,但演講能力基本上都是每位講者用心練習出來的,我們常講的「完美演說」在現實生活中根本不存在。仔細去思考看看,沒有完美的人事物,只有最完美的態度;一個人的口語表達,其實是透過訓練和不斷的練習培養出來的自信。

3 主角是你,不是講題!讓你的魅力征服你的題目

在一場好的演講中,除了傳遞想要讓聽眾知道的訊息之外,最重要的是讓聽眾都記得你。每個專業領域都有很多的專業人士,但在專業領域當中,如何才能夠好好的表達,使專業變得生動?有一些人天生麗質,但卻不是天生麗質的講者,要想辦法讓自己講出天生「勵志」的魅力!先把主角是自己的觀念搞清楚,才不會讓觀眾忘記你。

第2件事 簡報時不能有語言模糊地帶

當你講完一場演講,觀眾對你的英文印象只有「好」與「不好」。英語要講很簡單,要用到精準非常困難。所多母語人士的英語都是一修再修、一改再改,不要訝異母語人士語言也常常用不精準,更何況是我們非英文母語的講者。

第3件事 你到底想要說什麼?傳遞表達力

一場商務簡報中最困難點在哪裡?我認為是「事前的資訊收集」,我們先來說說要收集什麼,然後再來談為什麼收集這些資訊很重要。

簡報製作前必問6件事:5W1H

簡報前,一定要仔細思考以下這6 件事情:

Why為什麼會有這次的簡報?我希望達成什麼樣的目的?聽眾又有什麼樣的目的?

What要簡報些什麼?說明些什麼?聽眾想要聽些什麼?我們想要讓聽眾知道些什麼?

Who聽眾有哪些人?誰是關鍵角色?誰是有影響力的人?誰的意見會被參酌?誰支持?誰反對?這些人彼此間的關係又是什麼?

When何時做簡報?簡報的時間有多長?

Where簡報的場地,空間有多大?座位的擺設如何?

How簡報的形式,是口頭簡報,或者是投影式的傳統簡報?是演說還是課程?是一對一還是一對多?

簡報最重要的3 件事 

Why為何簡報?

Who對誰簡報?

What簡報什麼?

若沒搞清楚這3 件事,你覺得你的簡報是否會順利?準備的方向是否會有所偏差?想一想,老闆要聽的跟一般員工想聽的會一樣嗎?教授跟學生想聽的是否不同?以銷售為目的的簡報與建立關係的簡報,內容是否會不同?

以上問題,答案顯而易見,資訊的品質,將大大決定你簡報的成敗,你擁有很棒的簡報設計能力,也有很好的表達能力與口才,但若沒有正確的資訊來支撐,你就會如同一個好演員沒有好劇本一樣,白忙了一趟。

在簡報前就把這些資訊收集清楚,你的簡報方向就不會偏差太大,擁有這些資訊,你等於掌握了戰場的全貌,接著用什麼樣的戰術拿下這場戰役,就由你來運籌帷幄了。在商務場合,我們看過太多沒搞清楚狀況就悶著頭開始做簡報的人,最後的下場都不會太好,因此在做簡報之前,請記得先問5W1H。

第4件事 察言觀色

你可以運用5 種感官去塑造你的簡報方式,並營造現場的氛圍。

看看聽眾的表情與專注度。在一場演講中,聽眾注意力最高的時候是在開頭和結尾,中間的起承轉合與速度快慢,其實是需要講者由觀察聽眾的表情與情緒來做調整與變化。

有些講者需要摸到自己的講稿才會安心,那就放心的把小型演講稿帶上台,忘記的時候瞄一眼。

上台之前,不如吃一顆自己喜歡的糖,或是喝一口自己喜歡的飲料,讓自己安心。

聽聽台下是不是已經開始交流,或是觀眾在笑?還是在打呵欠?可以選擇性地帶入笑話與互動,營造你想要的交流模式。

不是所有講者都可以適應新環境的味道,你可以噴一些讓自己聞了安心的香水或是體香膏。

第5件事與觀眾互動

大部分我們面對的都是一張張陌生的臉孔,該如何激起他們對你的認同?學習是個互動過程,可以拋出問題引起觀眾回答。不管他們回答什麼,都要肯定他們的勇氣。

眼神交流

請在講話過程柔和的看著觀眾,展現出誠意。

記得要微笑

微笑讓觀眾卸下心防,專心聽講。

講笑話或是自嘲

高明的講者都會回憶過去自己的愚蠢行為,在一場大型簡報中承認弱點,反而是一種非常好與觀眾拉近距離的方法。

關鍵字: 職場學


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