談判急救包

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利益交換是談判雙贏最大原則

文 / TOEIC900        2016-01-20

利益交換是談判雙贏最大原則


大多數人一聽到「英語談判」,肯定緊張得胃要抽筋。對於英語非母語的台灣人而言,講英語總是令人神經緊繃,更何況要坐上談判桌使用英語。

面對「英語商業談判」,其實最重要的是要認清「談判」才是這項任務的本質,而「英語」在其中只是語言工具。因此在講「英語商業談判」之前,還是得先理解,要怎麼談判,以及談判前要有哪些準備,談判時要掌握哪些原則,如此才能不辱使命,順利達成公司所交付的任務,而且又能和談判對手達成雙贏(win-win),皆大歡喜。

說到「談判」,其實每個人生活中、職場上,每天都會遇到大大小小,需要和別人協調、溝通的「談判」狀況。

媒體報導,南北韓高層會談,一下進行會前工作會議,一下又因缺乏互信而喊卡⋯⋯,這是談判。中國領導人習近平訪美,與美國總統歐巴馬在景色優美的莊園中輕鬆聊天,為接下來的中美會談進行暖身⋯⋯,這也是談判。台灣之光王建民,終於等到美國大聯盟合約,加盟藍鳥⋯⋯,這中間當然也是經過談判。老闆要你去買部車、有個印刷品要付印、採買影印機等,都需要面對或大或小、正式或非正式的「談判」。

台灣因為是以對外貿易為主要的經濟發展模式,在國際上進行經貿談判是家常便飯,前財政部長顏慶章、行政院財經政務委員薛琦等人,都是富有實務經驗的貿易談判專家。

而在民間企業中,優秀的經貿人才,更如同空中飛人,跑遍世界各地「談」生意。ETS台灣區總代理忠欣公司資深顧問王星威過去就因為公司代理業務的關係,經常要跟歐美廠商進行不同的商業談判,在這些談判中有爭取代理權的、有處理代理關係的。舉例來說,忠欣公司原本代理法國的米其林輪胎,後來法國米其林輪胎想在台灣成立分公司,要把代理業務轉回原廠,王星威與當時的副董事長邵作俊就是共同的主談人,最後結果賓主盡歡,共同成立了忠欣米其林台灣分公司。

在一場商業談判中,包含了條約談判、價格談判、條件談判。對於「談判」,王星威將它分為談判前、談判中、談判結束前3 個階段,以下為他分享他多年在談判桌上心得。

談判前1:確認我方談判任務的優先次序

在面對談判時,其實最重要的是在談判前要想清楚:「什麼是我們一定要的事情」。在談判現場,通常會出現很多的點,這些都是大家關心的點,這可能誤導你,讓你以為「它很重要」,結果原本你被交付的主要任務卻沒有機會談。

因此,在談判前最重要的就是,先列出要談判的點,假設這次要談判的點總共有5 點,一定要確定哪一個點是最重要的點。

例如我們常見的談判點中,最常遇到的是,老闆要你幫他買一部車,主要因為老闆有一位重要的客人到訪⋯⋯,此時,顯然「交車時間」是最重要的事,「價格」反倒是其次了。

在談判前就先確定「什麼是我們這次談判的第一要件」是一件非常重要的事,在談判時才不會搞錯重點。切記,優先次序弄清楚了,才能坐上談判桌。

談判前 2:理解對方可能關心的重點

在談判前第2 件事,是要理解對方關心的幾個點。對方也會有他們「一定要的」,和「他們次要的」。通常,在他們「一定要的」和你的任務有衝突的情況下,這個談判就不容易談成。

因此,談判前也要很清楚地認知,「各進一步,同時各退半步」,也就是雙方各拿到最重要的點,可是也放掉了次要的點。這樣,雙方才能在這場談判中都享受了各自不同的樂趣。

談判前3:談判的本質是利益交換

在接到「談判」任務時,除了在談判前要理解所謂的「利益框架」,也就是雙方重視的幾個點;同時也要記住,談判的本質是「交換」。

如果不用「交換」做為談判的主要概念時,那麼即使最後表面看似談判完成了,但之後很容易造成長期的問題。

談判前對利益框架的理解,是非常重要的,也就是對於「我的利益、他的利益;我的主要利益、他的主要利益;我的次要利益、他的次要利益」,理解了這件事,設定好你在談判時準備要交換的東西,這樣你就可以上桌談判了!

談判時,雙方談不攏,怎麼辦?

如果在談判中,雙方僵持不下,衝突點無法解決,怎麼辦呢?

其實在一個談判案中,雙方會有很多談判代表,正式的甚至有律師、會計師,有不同的人在進行;大部分處理衝突的方式就是先「休會」。休會時大家再來看看,檯面上大家講得那麼激烈,檯面下有沒有機會大家再來「交換」。因此,當談判過程中,遇到雙方利益點談不攏的情況下,通常會先休會,進行非正式的討論。

王星威說,他曾經代表公司到法國巴黎進行一件很大的談判案。那一次的談判,期間他就是利用了2 次的休會,和對方的負責人在Bar 裡面喝酒,在輕鬆的聊天過程中,找到了對方代表最關心的事情,處理完對方最關心的事情之後,雙方再繼續上桌談判,最後兩人都能圓滿達成任務,順利賦歸。

談判中:不只是利益問題,時間掌握也是關鍵

要提醒談判代表的是,通常在談判時,比較容易忽略的是「時間框架」。其實天下有很多事情,時間比利益的本質更重要。面對談判時的千頭萬緒,必須要能清楚地掌握:某些資源或是某項條件,如果沒有在「特定時間到達」時,就容易出現非常大的危機。

因此,在談判時,必須掌握在這場談判中,你一定要完成的任務是什麼,還有在什麼時間之前要完成。

舉例來說,台灣在國際上也經歷了很多重要的談判,當年前財政部部長顏慶章擔任中華民國駐WTO(World Trade Organization 世界貿易組織)常任代表時,經常面對各種大大小小的談判,他對「時間框架」的理解就非常清晰,因此台灣才能在重要的時間,拿到重要的利益。

同樣地,個人在面對談判時,也要理解「時間框架」。因此,當有一個團體要跟我們交易的時候,我們必須要了解,「談判」是天天都在發生的事情。因此我們要設定,這一次要完成的目的,把一個大談判,拆解成幾個小談判,依著時間點分次來完成,這時就可以順利完成談判。

談判結束前:確認雙方共識,並簽下會議紀錄

經過漫長的談判過程,好不容易一切順利走到最終,當然令人高興;但切記最後有一件事非常重要,就是「確認雙方的共識」。一定要設法針對「共識」,不管是以錄音或寫下文字或照相,在最後再確認一次。

同時別忘了,在比較正式的談判中,「會議紀錄」(minute)也不能忘記,畢竟白紙黑字,還是有憑有據,只是這白紙黑字要讓雙方都簽下名字,也是門學問。

通常的處理方式是,大家先做口頭的會議紀錄說明;說明後,雙方各自將口頭紀錄寫成書面文字,中文或英文的都沒關係。之後,雙方再就此書面會議紀錄調整成彼此都可以同意的共識,然後再簽字。這是正式談判中,很重要且關鍵的一件事。

千萬不要以為會議紀錄可以單方完成,這都要在共識下換文之後再簽字。

總而言之,談判是交換利益,為了長久的合作,不要因一時之利益,使雙方失去了信任。也就是說,談判的核心是建立在信任上,而兩個組織的關係是長期的信任,有了「利益框架」和長期的「信任」,雙方才能發展愈來愈多的合作機會,所以,「談判是為了合作」,這是談判最重要的精神!

理解「利益框架」、「時間框架」,談判就可以進行了。祝大家談判成功!交換利益成功!雙方共享最大利益!

關鍵字: 職場學


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