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這樣寫就對了!英語e-mail實例集

文 / 張慈庭英語研發團隊        2016-01-20

這樣寫就對了!英語e-mail實例集


Part1 交際篇:讚揚同事

From johndiamond@sis.com Date November 2, 2015

To kevin09@yahoo.com

Subject Great Performance!

Dear Kevin,

First of all, congratulations1 on meeting and exceeding2 our goals for school instrument3 sales4 in October!

You worked on arranging5 for a trade-in6 for a completely new set of instruments and helped make October a month to remember.

I hope you will put the bonus7 check to good use, and continue to bring new ideas to the sales

department8.

Sincerely yours,

John Diamond

譯文

親愛的凱文:

首先恭喜你達到並超過了10 月份的學校樂器銷售目標!

你以舊換新的點子使得10 月份成為了值得紀念的月份。

希望你能好好利用這筆獎金,並且繼續為我們銷售部提供新的點子。

約翰˙戴爾蒙 謹上

語法重點解析

重點1:congratulations on

稱讚別人的時候一定會用到這個句型:congratulations on⋯。注意介係詞on 後面可以

直接接名詞或者v-ing。例如:

● Congratulations on your engagement!(恭喜訂婚!)

● Congratulations on fulfilling your dream!(恭喜你實現夢想!)

重點2:put the bonus check to good use

這句話的意思是「好好利用你的獎金」。put to use 是「利用」、「使用」的意思,make use of 也有「利用」、「使用」的意思,例如:

● We must put everything to its best use.(我們要把一切充分加以利用。)

● We must make good use of our spare time.(我們必須善用我們的空餘時間。)

必學關鍵單字

1. congratulations [kən grætʃə leʃənz] n. 祝賀

2. exceed [ɪk sid] v. 超過

3. instrument [ ɪnstrəmənt] n. 器具;樂器

4. sale [sel] n. 銷售

5. arrange [ə rendʒ] v. 安排;準備

6. trade-in [ tred ɪn] n. 折價物

7. bonus [ bonəs] n. 獎金

8. department [dɪ pɑrtmənt] n. 部門

Part2 感謝篇:感謝訂購

From minisoft@yahoo.com Date September 14, 2015

To kanelee@sina.com

Subject Thanks for Your Order

Dear Mr.Kane,

Thank you very much for ordering1 our software2 “Mini Diary”.

Your purchase3 information is attached. We will send the goods to you upon receipt4 of your payment5.

If there are any other commodities6 you are interested in, please feel free7 to contact us for further information.

Sincerely yours,

Minisoft Co.

譯文

親愛的凱恩先生:

感謝您訂購敝公司的「迷你日記」軟體。

訂購確認資料已經隨函附上,在您確認付款後,商品將會寄出。

如果您對敝公司的其他產品也有興趣,並需要進一步的資訊,請不吝諮詢。

迷你軟體公司 謹上

語法重點解析

重點1:receipt

receipt 是receive 的名詞,一般含義是「收到」或「接收」。receipt 的受詞通常是別人給與或郵寄來的款項、貨物、信件或其他東西,這時其含義為「收到」或「接收」;當收到款項時,接收者給一書面憑證,這時receipt的含義是「收據」或「發票」。on receipt of 這個片語的意思是「在收到⋯⋯後」,例如:

● On receipt of your check, we shall ship the goods immediately.(收到貴方支票後,我方會立即出貨。)

重點2:Please feel free to contact us for further information.這句話的意思是「如果需要進一步資訊,請不吝諮詢。」這是英文書信中經常會用到的句型。feel free 意思是「感到自由」、「隨自己之意(做某事)」。類似的表達還有:

● Please don’t hesitate to contact us if you need any information.(如果需要任何資訊,請不吝聯繫我們。)

● Please feel free to call me if you want my service.(如果需要我服務,請隨時叫我/打電話給我。)

必學關鍵單字

1. order [ ɔrdɚ] v. 訂購

2. software [ sɔft wɛr] n. 軟體

3. purchase [ pɝtʃəs] n.& v. 購買

4. receipt [rɪ sit] n. 收據

5. payment [ pemənt] n. 付款

6. commodity [kə mɑdɪti] n. 商品

7. free [fri] adj. 自由的;免費的

Part3邀請篇:邀請參加研討會

From nssponsor@yahoo.com Date September 4, 2015

To wangxuan@sina.com

Subject Invitation for Conference

Dear Professor Wang,

I am pleased to inform you that you are cordially1 invited to participate2 in the conference of North America as our

guest. Your round-trip air ticket, accommodations and meal expenses will be subsidized3. Should you be interested,

please let us know at your earliest convenience4.

I am looking forward to seeing you in this conference, and I am sure you will play an important role in the event5. If your

response is consenting6, I’ll send the relevant7 information to you.

Sincerely yours,

NS Sponsor

譯文

親愛的王教授:

很高興通知您,我們誠摯地邀請您作為貴賓,參加我們北美的研討會。我們會為您支付往返機票、食宿等費用。如果您感興趣,方便的話,請盡快與我們聯繫。

期待您能出席會議,並且相信您會在此次會議中扮演重要的角色。如果您同意,我會把相關資料寄給您。

NS 主辦者 謹上

語法重點解析

重點1:Your round-trip air ticket, accommodations and meal expenses will be subsidized.

這是個被動語態,意思是「我們將為您報銷往返機票及食宿費用」。round-trip air ticket 意思是「往返機票」。

subsidize 意思是「給⋯⋯津貼或補貼」、「資助」、「補助」。這句話還可以換成主動語態表達:

● We will pay the round-trip air ticket, accommodations and meal expenses.(我們將為您支付往返機票及食宿費用。)

重點2:Please let us know at your earliest convenience

這是英語書信中常會用到的結束語,意思是「方便的話,請盡快通知我」。類似的表達還有:

● I expect your earliest reply.(期待您盡快回覆。)

● Expecting your immediate response.(期待您的立即回應。)

● We look forward to your reply at your earliest convenience.(方便的話,我們期待您最快的回覆。)

必學關鍵單字

1. cordially [ kɔrdʒəlɪ] adv. 誠懇地;誠摯地

2. participate [pɑr tɪsə pet] v. 參加

3. subsidize [ sʌbsɪ daɪz] v. 給……補助、津貼;資助

4. convenience [kən vinjəns] n. 方便;便利

5. event [ɪ vɛnt] n. 大事;事件

6. consenting [kən sentɪŋ] adj. 同意的

7. relevant [ rɛləvənt] adj. 相關的

Part4拒絕篇:無法接受臨時取消訂單

From pwalker@delivery.com Date Tues., October 14, 2015

To baffleck@goods.com

Subject We Can’t Accept the Cancellation!

Dear Mr. Affleck,

According to our contract, we can cancel the order only if you inform us three weeks prior1 to the delivery date.

However, you just did this without notifying2 us in advance.

Moreover, we haven’t got a reasonable3 explanation4 from your side yet. You’ll have to give us a satisfactory5 answer6

for the matter mentioned above.

Yours sincerely,

Paul Walker

親愛的艾佛列克先生:

根據合約規定,我們只能接受提前在發貨日期3 週的訂單取消要求。然而,貴公司未提前通知就取消訂單了。

而且,我們至今還未得到一個合理的解釋。請貴公司給我們一個滿意的答覆。

保羅˙沃克 謹上

語法重點解析

重點1:We can cancel the order only if you inform us three weeks prior to the delivery date.

一般取消貨物是有規定期限的,當對方擅自取消訂單,就是違反了合約約定,這一點是需要向對方說清楚的。這句話的意思是「我們只能接受提前在發貨日期3 週的訂單取消要求」。這裡請注意一下時間的表達方法:three weeks prior to the delivery date「比發貨日期提前3 週的時間」。

重點2:We haven’t got a reasonable explanation from your side yet.當對方擅自取消訂單,而且未解釋說明任何原因的時候,我們可以這樣告訴對方,意思是「我們至今還未得到一個合理的解釋」。這句話就是說,對方到目前為止都還沒有通知訂單取消的正當理由。這裡使用現在完成式,強調訂單取消這件事情對現在所造成的影響。

必學關鍵單字

1. prior [ praɪɚ] adv. 在前;居先

2. notify [ notə faɪ] v. 通知;報告

3. reasonable [ rizənəbəl] adj. 合理的

4. explanation [ ɛksplə neʃən] n. 說明;解釋

5. satisfactory [ sætɪs fæktəri] adj. 令人滿意的

6. answer [ ænsɚ] n. 回答;答案

關鍵字: 職場學


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