簡報急救包

簡報急救包

簡報的樣本與關鍵重點

文 / 淺見貝多芬        2014-10-16

簡報的樣本與關鍵重點


2、簡報的樣本與關鍵重點

以關於產品品質問題的簡報為例,可製作成如下的投影片。

1、標題(Title)

寫上標題名稱

2、整體流程(Road Map)

在這張投影片寫上簡報的整體流程與項目,如此可以發揮簡報時的引導功能。

3、概要(Overview)

寫上這場簡報的主題,內容需簡潔有力,濃縮整理為3至5項。

4、時序一覽表(Chronology)

依照時間順序,寫出從品質問題發生當天,到簡報當天為止的重要事件。

5、議題(Issues)

記載主要的議題。

6、處理過程/結果/未解決的問題(Actions Taken/Results/Open Issues)

記載為了處理問題而執行過的行動、處理問題後發生了哪些事情、經處理之後依舊無法解決的問題。(註:可分開成數張的投影片)

7、行程表(Schedule Chart)

列舉從發生品質問題到現在的行程,以及今後的預定行程等。

8、建議(Recommendations)

寫出簡報者向與會者及掌權者要提出的主要建議內容。

Part1 Title(標題)

Mar. 21, 2013

Quality Problems of Model 2Z

John Wang

Quality Assurance Manager

2013年3月21日

2Z機型的品質問題

王約翰

品質保證部經理

‧製作資料的要訣

對同一家公司的人簡報時,不需要寫公司名稱,但是必須寫日期。標題不能太長也不能太短,更重要的是必須能明確地表達簡報的內容。一般來說不會使用動詞寫成句子,而是僅以名詞構成句子。

‧撰寫台詞的要訣

首先對列席者表示感謝並自我介紹,接著要說明簡報的內容,以及大略的所需時間。另外,要說明接下來的簡報分成幾個段落。

Part2 Road Map(整體流程)

Outline of Presentation簡報大綱

●Problems Overview問題概要

●Chronology時序一覽表

●Issues問題

●Actions Taken處理過程

●Results處理結果

●Open Issues未解決的問題

●Schedule Chart行程表

●Recommendations建議

‧製作資料的要訣

和研討會的資料不同的是,處理品質問題或者公司內部其他問題的簡報,通常項目會比較多。不過,行數還是要控制,最多要以10行為上限。Outline要以名詞或名詞子句撰寫,不可使用動詞。

‧撰寫台詞的要訣

在資料上的內容,自然會進入與會者的眼裡,所以簡報者沒有必要從頭念到尾,這樣只是浪費時間而已。另外,簡報者也必須說明接受提問的方式。

Part3 Overview(概要)

Overview概要

●Three customers notified us of the same quality problems.

●They are requesting the immediate shipment of the replacements.

●Our outgoing tests failed to detect the quality problems.

●We set up a task force to tackle the quality issue.

概要

●有3家顧客通知公司相同的品質問題。

●顧客要求緊急出貨替代品。

●公司在出貨檢查時沒有發現品質問題。

●為解決品質問題,公司編組了專案小組。

‧製作資料的要訣

概要說明的文章格式,要能依據項目個別整合。每個項目都必須簡短,不能像報紙專欄一樣滔滔不絕。製作資料時,必須讓與會者一眼就知道大致上發生過什麼事情。

‧撰寫台詞的要訣

將概要中提出的項目改寫成口語體裁,在改寫時主詞和動詞可以有少許變化,並且追加新的資訊。總而言之,在撰寫台詞時重要的是要隨時顧慮到如何追加能幫助與會者理解狀況的背景資料。

Part4 Chronology(時序一覽表)

Chronology

●Feb. 20, 2013

●The first customer notified us of the quality problems.

Feb. 21, 2013

●We started to investigate the quality problems.

Feb. 25, 2013

●The second and third customers notified us of the same quality problems.

March 1, 2013

●We started to test all the products in our inventory.

March 3, 2013

●We found that 512 out of 10,000 units failed the test.

●Those units are believed to have the same quality problems.

March 5, 2013

●We set up the task force to tackle these quality problems

時序一覽表

2013年2月21日

●第一家客戶向公司通知品質問題。

2013年2月21日

●公司開始調查品質問題。

2013年2月25日

●第二家及第三家客戶通知相同的品質問題。

2013年3月1日

●公司開始調查所有庫存商品。

2013年3月3日

●發現1萬件商品中,有512件檢查不合格。

●相信那些元件有相同的品質問題。

2013年3月5日

●組成專案小組來處理品質問題。

‧製作資料的要訣

在編寫資料時,務必要由舊到新依序排列發生過的事件。重要的是,必須簡單易懂地顯示出誰曾經做過什麼,問題在何處。如果與會者對事情的認知程度不一,在討論起事情時就會顯得文不對題,浪費許多時間。

‧撰寫台詞的要訣

任何人只要把這頁從頭看到尾,就可了解大致狀況。在編寫時序時,必須像報導新聞一樣,注意句子裡的5W1H問題,也就是說,在下筆時要留意Who(誰)、When(何時)、Where(何處)、What(何事)、Why(為何)、How(如何)等概念。另外,在最後一項的說明中,可以在句首追加「為了??」等資訊,方便與會者了解狀況。

Part5 Issues(議題)

Issues

●Need to identify and solve all the quality problems.

●Need to find out the reason our inspection failed to detect the qualityproblems.

●Need to replace all the faulty products at customer sites ASAP.

議題

● 必須確認並解決所有品質問題。

● 必須找出公司出貨檢查時無法發現品質問題的理由。

● 必須盡快替換顧客手中的不良產品。

‧製作資料的要訣

條列出主詞相同的句子時,要省略主詞。另外,動詞的時態固定使用現在式。

‧撰寫台詞的要訣

這張表中列出了3項議題。在說明時由上起分別稱為the first issue, the second issue, the third issue,會比較有助於與會者理解。第1項提到品質問題。在台詞中如果能表明有必要調查問題發生的原因,以及研究對策以避免今後發生類似事件,就能讓與會者了解簡報者已經充分了解問題並力圖改善。第3項議題提到替換不良商品的事情,在台詞中會表明說,以目前的庫存還應付得過去。這樣可以將與會者可能感到疑問的地方事前提供答案。

Part6 Actions taken(處理過程)/Results(處理結果)/Open Issues(未解決的問題)

Actions Taken

●Verified all the inspection criteria.

●Investigated all the quality problems.

●Replaced all the faulty products at no charge.

Results

●Found out three errors in the inspection criteria.

●Identified four manufacturing problems.

●Back ordered 2,000 units to replace all the faulty products.

處理過程

● 確認所有檢查基準的正當性。

● 調查所有品質問題。

● 免費更換所有不良商品。

結果

● 在檢查基準中發現3項錯誤。

● 辨識出4種製程上的問題。

● 追加2000組訂單以替換全數的不良商品。

‧製作資料的要訣

同樣省去主詞we,因為簡報的與會者都已經理解這些行動是由什麼人進行。另外重要的是,處理過程中的動詞要統一使用過去式敘述。

‧撰寫台詞的要訣

處理過程的說明台詞中,可一點一滴追加資訊。結果的說明台詞中,使用的辭彙意義可以籠統一點,用詞較有解釋空間,以避免說話落人把柄。

Part7 Schedule Chart(行程表)

Schedule Chart

4/’13 5/’13 6/’13 7/’13

●Inspection Criteria ------------|

●Manufacturing Process -----------------|

●Replacement Costs Recovery -------------------------|

●Back Order Production -----------------------------------------|

Schedule Chart

4/’13 5/’13 6/’13 7/’13

●Inspection Criteria ------------|

●Manufacturing Process -----------------|

●Replacement Costs Recovery -------------------------|

●Back Order Production -----------------------------------------|

‧製作資料的要訣

在資料中要寫上目標行程。在達成目標之前也可以視需要而定,加上幾個確認途中進展的Check point。虛線的長度代表該項目的執行期間。

‧撰寫台詞的要訣

由於接下來要說明預定行程,因此台詞必須由上而下,依序以口語體裁說明。當然,可以在最開頭的時候,說明這張表代表的內容。

Part8 Recommendations(建議)

Recommendations

●Send a letter of apology signed by our president to affected customers.

●Assign a total coordinator and department coordinators from each department.

●Hold a monthly meeting until all the issues are solved.

建議事宜

● 由總裁署名寄致歉函給受損害的顧客。

● 選派整體及各個部門的協調者。

● 至所有問題結束為止,每月召開定期例會。

‧製作資料的要訣

省略主詞(we),所有動詞一律使用現在式就好。在撰寫時不需要使用should這個字強調命令語氣。在發表提案時,內容應當精簡到5項以內。

‧撰寫台詞的要訣

由於接下來要提出3項建議,因此要以The first recommendation is為首,第3項則稱作The third recommendation is或者The last recommendation is。在結束說明後,可以歡迎聽眾提出問題。最後要表示簡報將結束,並誠摯感謝聽眾撥冗與會與耐心傾聽。

關鍵字: 職場學


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