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英語e-mail寫作的7C原則

文 / 張慈庭英語研發團隊        2014-10-16

英語e-mail寫作的7C原則


1 Conciseness 簡潔

優秀的英語e-mail 行文流暢、言簡意賅,並且避免冗長。也就是說寫信者必須使用簡短量少的文字表達必要的資訊。請對比下面的句子:

Company operations for the preceding accounting period terminated with a substantialdeficit.(本公司在先前的帳務執行上有了巨額的透支。)太複雜了!

The company lost much money last year.(公司去年損失了許多錢。)較簡潔

2 Concreteness 具體

英語e-mail 書寫過程中,一般會涉及一些情況的描述,比如時間、地點、價格、貨品編號??,發文者應盡可能做到具體的描述,這樣會使交流的內容更加清楚,並且有助於加快事務的進程。請對比下面的句子:

These brakes can stop a car within a short distance.(這項煞車系統可以在短距離內使一台車停下來。)一般性敘述

These Goodson power brakes can stop a 2-ton car within 24 feet.(古森煞車系統可以在24英呎內使一台兩噸重的車停下。) 具體且容易引起注意

3 Clearness 清晰

「清晰」是英語書信寫作最重要的原則。一封含糊不清、詞不達意的書信會引起誤會與意見分歧,甚至會造成貿易損失。想做到清楚表達應選擇正確、簡練的詞彙以及正確的句子結構。一般來說,商業書信的撰寫者必須將自己的意思清晰地表達出來,以便對方準確理解。請對比下面的句子:

We can supply 50 tons of the item only.(我們只能提供50 噸的商品。)焦點放在「商品」上

We can supply only 50 tons of the item.( 我們能提供50噸這樣的商品。)焦點放在「數量」上

4 Courtesy 禮貌

即便是以e-mail 聯繫,同樣需要注意禮貌,因而在寫信過程中,要避免傷害對方情感的表達。措辭上多選用些禮貌、委婉的詞語,像would, could, may, please, thank you 等。當然這並不意味著一味地低三下四。請對比下面的句子:

We are sorry that you misunderstood me.(我們很遺憾您對我們的誤解。) 責任在「你」

We are sorry that we didn’t make ourselves clear.(我們很抱歉沒把我們的論述表達清楚。) 責任在「我」

5 Consideration 體貼

在英語e-mail 寫作過程中,發文者應設身處地想到對方,尊重對方的風俗習慣,即採取所謂的「You-Attitude」(對方態度),盡可能避免使用「I-Attitude」或「We-Attitude」(我方態度)。另外,還應該考慮到收信者的文化程度、性別等方面的因素。請對比下面的句子:

I received your letter of June 23, 2013 this morning.(我於2013 年6 月23 日早上收到了您的信件。)我方態度

Your letter of June 23, 2013 arrived this morning.(您的信件已於2013 年6月23日早上送達。)對方態度

6 Correctness 正確

在英語e-mail 中,除了避免語法、拼寫及標點錯誤外,其所引用的史料、資料等也應準確無誤。尤其在商務英語中提到具體日期、資料等內容時更要準確表達以免發生歧義。請對比下面的句子:

This contract will come into effect from Oct. 1.(這份合約將於10 月1日起生效。)含混曖昧

This contract will come into effect from and including October 1, 2013.(這份合約將於2013 年10月1日當日開始生效。)準確

7 Completeness 完整

在英語e-mail 寫作中,資訊的完整性很關鍵,所以商務信函中應包括所有必須的資訊。例如下述通知,短短的幾句話就包含了應有的全部資訊:

Notice

All the staffs of Accounts Department are requested to be ready to attend the meeting in the conference room on Tuesday, at 3:00 p.m., Jan. 6, 2013, to discuss the financial statement of last year. Accounts Department

關鍵字: 職場學


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