看到簡報就想睡?先說結論才能「一矢中的」

文 / 書傳媒      2018-01-16

看到簡報就想睡?先說結論才能「一矢中的」


某一年夏天,美國與北約駐阿富汗軍隊統率Stanley A. McChrystal將軍在首都喀布爾聽取簡報,其中一張投影片旨在說明錯綜複雜的美軍戰略,但看起來就像一碗義大利麵般雜亂無章。現場一位幕僚回憶,McChrystal將軍故作嚴肅地說,「等我們看懂這張投影片,我們早就打贏這場仗了。」將軍的反應引發了哄堂大笑。媒體記者會時常耗上二十五分鐘,最後保留五分鐘給仍清醒著的人發問。對此,Hammes博士表示,這類投影片簡報的作用形同「催眠一群小雞」。

好吧!我們承認,在職場上我們常常聽到「簡報」兩字,就會想到「關燈睡覺」。但簡報已成為職場上隨處可見的工具,如果用得好,簡報的內容將會令人印象深刻,甚至能成為經典教案,例如賈伯斯。

有些人做簡報喜歡越詳細越好,有些人則是越短越好。首先,我們要問,理想的簡報長度應該是多久?到底要詳細到什麼程度才對?擅長問題分析教學工具的阿爾諾‧謝瓦里耶在《複雜問題的策略思考&分析》書中回答了這個問題。他認為,簡報長度取決於簡報資料的廣度和詳細程度。

只納入需要的所有資料

首先決定哪些主題必須納入簡報,而哪些可以刪除。非關鍵內容的投影片可以移到附錄,以便隨時可用來回答受眾可能提出的問題。受眾處理及理解資訊的能力有限,因此放入不必要的多餘資訊反而不利。

賓州州立大學通訊工程教授Alley就發現,在技術報告場合中,許多簡報者希望提及太多資料,因而導致簡報成效低落。

簡報的目的在於能否將最核心的建議順利傳達給受眾。旁枝末節會消耗受眾的工作記憶,可能導致他們無法理解重點,更無法記住你希望他們記得的內容。

選擇適合的詳細程度

麥肯錫前顧問暨溝通專家Barbara Minto建議以金字塔方式安排溝通內容,將核心想法放在最頂端。該核心想法就是你的執行摘要,也就是溝通的精華。

執行摘要下面是主論點,接下來是支持論點(可能分成不同層級),最後是你的假設和分析。越往下探究,內容越詳細。傳達主論點可能只需要幾秒,或許適合用於電梯簡報,但要呈現分析細節則可能需要幾個小時,甚至幾天。

因此,在準備訊息內容時,應思考各部分適切的詳細程度。這取決於完整表達所需的時間,以及你認為每個重點要能說服受眾所需要的證據數量。

以不同深入程度探討不同主題是完全可接受的應變做法,但前提是要深思熟慮才做出這個決定,而非因為高估自己快速導覽資料的能力,導致最後80%的時間只說明了五個主題中的第一個。以金字塔形式看待簡報溝通,將可幫助你留意整體概況,進而妥善安排所有環節。

簡報的順序:先說結論

麥肯錫公司的視覺傳播總監Zelazny建議,溝通應以結論揭開序幕,接著再解釋得出結論的過程。分析時,我們是從資料著手,推導出結論。但在簡報時,可以在論理之前先說結論。

先說結論並刪除不必要的資訊,這種做法可讓訊息更符合金字塔結構,減輕受眾的理解負擔。在知道結論的情況下,他們能夠據以詮釋簡報中出現的新元素,判斷其能否支持你的論點。

雖然某些特定情形下,說明分析過程不失是種合適的做法(例如實驗結果無法說服受眾時,可改為說明實驗流程),但資訊分析專家Keisler與Noonan建議,「幾乎所有場合都應避免這種做法」。

Zelazny認為,即使知道受眾會群起反駁,他還是建議先說結論。結論一出,你可以坦然面對現場的不同意見,例如:「今天,我的簡報目的是要說服你們接受一點,即尋找哈利的首要步驟,應該是先聯絡可能知道牠下落的人。我知道這違背一般普遍的認知,而且你們認為應該先張貼布告並在附近搜尋,但這是我們仔細分析所有可能選項才做出的結論。現在請容我向各位說明整個過程。」

關鍵字: 閱讀職場生涯

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