改善工作整體的「品質╳速度」

文 / 一流人      2017-10-17

改善工作整體的「品質╳速度」


描繪出步驟安排圖後,該做的第二件事,就是從整體的比例中看出最重要的部分,謀求提升這項工作的速度和品質。

如果確實掌握了全貌,就不會被坊間常介紹的工作速度提升術所迷惑。

舉個例子,不知你是否聽過以下這種工作技巧?

不使用滑鼠,只靠鍵盤來製作文件,以求提升速度 

記住Excell的熱鍵和巨集的功能,以求提升作業速度

預先準備好幾個調查用的資訊來源(資訊出處,例如業界的重要人物或業界報紙等)

這些稱之為Tips(密技)。

的確,事先知道Tips(密技),確實能提升工作速度,但這也只能提升一項作業的速度。說起來,只能算是耍小聰明的手段。

技巧確實很重要,但掌握全貌後,再使用最有效果的技巧,這樣才會發揮最大的威力。

只占整體百分之一的作業,就算做得再快,整體時間也幾乎完全不會縮短。此外,如果搞錯一開始的方向性,那麼,途中的作業就算做得再快,也不具意義(或許會早點發現錯誤……)。

所以要先看清楚全貌,然後挑選出以下兩者,這點非常重要。

瓶頸(一旦延誤,整體所花的時間也會隨之延長的作業)

特別費工的作業

挑選出這兩點後,除了要提升這些作業的速度,準備其雛型外,為了縮短時間,是否應該投資(謀求技能提升、備齊硬體和軟體、外包等),這個問題希望也能一併思考。

若以剛才舉例的業務活動步驟安排圖來說,例如在「製作提案文件、估價單」方面花了許多時間,始終都無做出簡報,像這種作業就算是瓶頸。

像這種情況,對於「製作提案文件、估價單」,應該要準備好雛型或製作指南,以謀求標準化,或是事先將過去製作的提案文件貯存建檔,好套用於類似的案件上,也可以組成製作提案書的專門團隊,這些都是可以考慮的改善方法。如此一來,最後便有助於提升整體的品質和速度。

與其執著於「部分」,不如以改善「整體」為優先

只要事先掌握好全貌,對作業排好優先順序,進行刪除和組合,並採取外包,如此便能擬定策略,能更有效率的推動作業。

比起單純只是提升一項作業的速度,還不如一面觀看工作的全貌,一面思考該從何處著手,比較能提升工作速度和品質,這樣會更有效率。

例如,如果要改善剛才提到的汽車業界的「調查」流程,可考慮以下的選項。

確認調查目的,如果已有類似的狀況報告,便有可能省略絕大部分的作業

找尋做過類似調查的前輩,詢問「哪個部分會比較有狀況」「該掌握的重點是什麼」這類的問題(如果可以,可取得當時的成果當參考。不過,要注意別被結果牽著走)

上司如果已擁有假設,則在一開始的階段就要問出假設為何(當然,要注意別被上司的假設牽著走),或許能藉此縮小調查內容的範圍。

就像這樣,謀求改善整體的工作,有可能就此大幅提升工作速度和品質。

本文節錄自:《迷你思考》一書,大嶋祥譽著,高詹燦譯,平安文化出版。

圖片來源:unsplash Michał Grosicki

關鍵字: 閱讀勞動職場

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