掌握上司的「期待值」

文 / 一流人      2017-10-16

掌握上司的「期待值」


大部分工作都是在上司下達「這項工作就交給你了」的指示後,才就此展開。所以在進行工作的步驟安排時,掌握上司的「期待值」相當重要。也就是說,在著手進行工作前,得掌握上司期待你展現出怎樣的最終成果。

上司要求什麼水準的品質?要在什麼時間之前完成?是在什麼樣的背景下指派我處理?得事前掌握好這些緣由,展現出成果。這種「設計成果的技術」不可或缺。若沒能掌握好上司所要求的是什麼,不管再多的努力,也都可能白白浪費。

這就和邀自己的心上人約會一樣。因為最近流行戶外活動,而邀對方一起出外烤肉,但要是對方不喜歡戶外活動,那最後很可能只會換來一句「抱歉」。連交往的機會也就此一併喪失。

而另一方面,想成功和心上人約會的人,會想進一步了解對方。應該會從認識的人口中問出心上人的嗜好。例如,只要知道「她對有機餐廳有興趣」,就能採取「這次我在有機餐廳接待客戶,妳可以和我一起先去試吃看看,給我個建議嗎」的邀約方式。即使對方對你沒意思,但如果對這個提議感興趣,應該還是會心動。

而跑業務也是一樣的道理。如果不懂客戶的需求,就只會是自己單方面不斷在推銷。業務工作的目標,就是讓對方點頭說好。為此,必須事前了解對方的需求(期待值)。

看清楚是要重視速度,還是內容

那麼,當上司指派你製作報告書時,該怎麼做才好?

當上司吩咐「我要你針對A商品的銷售狀況整理一份報告書給我」時,如果你是個工作細心的人,或許會花好幾天的時間,製作出一份多達好幾張的詳細報告書。然而,上司可能不需要詳細的數據資料,他只想大致掌握A商品銷售狀況。

若是這樣,與其過了好幾天後才提出詳細的報告書,還不如在指派當天就交出頁數只有一張的報告書,這對上司的幫助還比較大。上司對部下的評價也會就此提高。

相反的,如果上司重視報告書內容,那麼,花時間仔細做好工作,就顯得很重要了;如果上司重視的是速度,那麼在歸納整理時,就得特留意,比起內容要更重視速度,如此才能符合上司的期待。

當上司指示「我要你作一份給客戶的提案書」時也一樣,只要事先掌握好上司的期待值,明白上司背後有怎樣的用意和背景,就可以省去其他不必要的作業。例如,如果提交提案書的對象,不太可能成為自己的客戶,那就不必準備太詳盡的資料,只要用簡易版即可。善於安排工作步驟的人,懂得像這樣掌握上司的期待值。

擅長步驟安排的人,對於在什麼時間之前需要何種水準的報告書或提案書,是在什麼背景下指派這項工作,會先向上司詢問得知後,才開始著手進行。

「裡頭要有什麼資訊?」「什麼時候要?」「這份報告書要用在什麼用途?」做這樣的提問,就能掌握住自己該創造出的成果應有的畫面。

不只局限於報告書和提案書,對於「為什麼需要做這項工作」的用意和背景,就算不明確也沒關係,還是要事先掌握好。這麼一來,品質╳速度就會提升。

隨著工作的委託方式不同,成果也會隨之改變

當自己是站在委託別人工作的立場時,清楚向對方傳達自己的期待值,則整個團隊的工作步驟安排也會變得順利。

你是否沒做詳細的說明,就只是說一句「這件工作就麻煩你了」,便把工作交給其他成員去處理呢?如果你認為「成員們應該也都明白吧」,而低估此事,就不會得到你所期待的成果。如此一來,就得被迫一再修正,白白浪費許多時間。到最後你要是後悔「早知道我就自己做了」,而自己將工作攬下,那可就賠了夫人又折兵。

因此,事先傳達工作的①水準、②背景、③日期,再請對方著手處理工作,這點很重要。

例如,當你委託別人製作企劃書時,不是只說一句「請你製作企劃書」,而是要明確傳達你期待的是何種工作。企劃書是只要裡頭有提出點子的簡單版即可,還是要裡頭內容豐富,像數據資料之類的文件一應俱全呢?得對自己所要求的工作品質(水準)傳達清楚。企劃書是為了爭取顧客,說服某人,還是為了向上司報告?企劃書要怎樣使用,其「背景」也相當重要。

還有重要的日期。對於什麼時間之前要完成,也要明確的傳達。如果委託的是抽象度高,而且高水準的工作,則設定日期請對方報告過程也很重要。

成員之間對最終成果擁有共同的畫面,這是有助於安排步驟的一項重點。

本文節錄自:《迷你思考》一書,大嶋祥譽著,高詹燦譯,平安文化出版。

圖片來源:unsplash  Jesus Hilario H.

關鍵字: 閱讀勞動職場

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