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職場必學效率指南!新創公司的 CEO 如何保持高度效率?

文 / 科技報橘      2016-09-25

職場必學效率指南!新創公司的 CEO 如何保持高度效率?


文:Matthew Chen

在偌大的世界當中,充滿了許多極為不公平的事情,不過只有時間,擁抱了世界上所有的人,毫不留情地。會這樣說,是因為你懷抱裡的「它」也用同樣的面貌處在另一個人的懷抱中。

講這麼多,意思就是在馬爾地夫度假,在漾藍海水中游泳的比爾蓋茲,他的一天只有 24 小時;而身處辦公室一隅不能動彈的你、在捷運中隨著車身搖擺的你、在 Facebook 與網拍購物車頁面中不斷流轉的你,也不多不少恰恰好地擁有 24 小時一天。

在 Quora aka 美國知識家中,出現了這麼一道提問:What are the best productivity hacks of startup CEOs?新創公司的 CEO 們,到底用哪些方法來增進自己的效率呢?

為什麼要指明問「新創公司的 CEO」?

因為正常來說,新創公司代表著資金短缺、人手不足、每個人身兼多職 …… 在一切都是「草創」的狀態之下,CEO 可能除了身兼業務員、PM、工程師之外,可能還要留下來打掃辦公室。

一天 24 小時?如果可以用頭髮換取每天多 1 小時,我看這些 CEO 都會毫不猶豫地選擇爭取更多業務交易。

儘管發問的對象有針對性,不過得到的答案卻適用於每一個人。畢竟不只是新創公司的 CEO 需要效率,趕報告的大學生也需要,更遑論任何一個想把事情做好、做滿的你我了。還記得那句雋永流傳的話:「早點做完就可以早點休息」,儘管有 98% 是騙人的,至少多出來的時間可以拿來充實自己,看看書、做點簡單的運動,甚至補個妝、整理一下名片。

所以我精選了三個答案,希望他們暖暖的文字,可以你在閱讀的時候充盈著滿滿的熱血,向人生目標邁進 。

1.來自哈佛的達斯汀先生:沒有會議的禮拜三

達斯汀先生提供了一個聽起來像是文青 RPG 招式的技巧,可能比較適合自由工作者、遠端工程師。

「沒有會議的禮拜三」,這是從 Facebook 公司內流傳出來的方法,他認為每個人的行事曆中,每一個禮拜都應該要有一天是完全空白的。

身為 CEO 你,每一天都有開不完的會議,剛踏出會議室可能就要馬不停蹄地前往下一個開會地點。「我不是在開會,就是在開會的路上」,就是 CEO 的最好註解。

而空白下來的這一天當然不是給你追新番、追影集,而是讓自己擁有一天不被會議、繁雜的待辦事項影響,專心的在自己的專案之中。對達斯汀先生來說,這空白的一日,他會專注在寫程式上。

透過這種方式,確保自己有一天不被打擾,在那一天中完成最重要的事情。效率 upup。

2.賣掉五間公司的霍夫曼先生:一次做一件事

專注。要保持專注有幾個重點:一次做一件事、停止多工、學會說「不」。

CEO 們總是有一個很難改掉的壞習慣,就是拼命把事情往身上攬。真正厲害的 CEO 是一次只做一件事情,然後做!到!最!好!當然不只適用在 CEO 身上,每一個人都應該如此。

不過你可能會問:「公司剛創立窮到不行,我身為 CEO 就是要當校長又要當工友啊!」

你當然可以,這時候就要用到第二招:停止多工,將事情的先後順序排出來,而非齊頭並進。舉個簡單的例子來說,如果你在某個會議上還在看 email,你可能不需要參加這場會議。

這時候番茄時間管理法就很好用,播出 20-30 分鐘完整不受打擾的時間,用來處理當前最重要的事情。除此之外的事情,我們 30 分鐘以後再說。

最後,則是學會說「不」,總是說「yes」的 yesman,,通常都會淪為濫好人的下場。你當然可以當個濫好人,那你可能不是那麼適合創業。

賣掉五間公司的霍夫曼先生同時也說:「一個好的 CEO 可能會對 90% 的事情說不,沒錯,90%。」精英中心的 CEO,就是要把時間留給最美好、最有價值的事物上。

3.擁有兩間公司的 Cho 先生:專心、移除干擾源、健康

即使 Cho 先生是兩間公司的 CEO,他仍貪心地想要享受生命中其他美好的事物,效率,就成為他極力追求的處世態度。甚至講出了類似 XX 語錄的宣言:「效率,最終的答案就在於你如何面對每一天的每一個選擇」。

每一天你都會面臨到無數的時間選擇。

我現在要看一集影集,還是睡一下?我要寫 email 還是去社交場合露個臉?要來開會還是修改一下簡報?

每一個選擇的背後,都有其機會成本。

這也許也是臉書創辦人Mark Zuckerberg 為什麼每天都穿一樣的衣服。他把這些選衣服買衣服的時間,拿去多賺幾個億了啊。

當然他也給出了自己私藏的幾個小撇步:

1. 移除干擾源

儘量在工作時可以讓腦中一片空白,專注在眼前的事物上。關掉電腦與手機的通知是個不錯的方法。在工作的同時看手機、滑 FB,你以為你認真了好幾個小時,殊不知只是浪費心力在這些雜事上轉換。在工作前先跟老婆說好:「接下來要認真工作兩小時囉,勿擾」,雖然聽起來超像在偷吃,不過不被打擾的時光實在是太重要了。

此外,不要把腦力放在不必要的事情上,把重要的事情寫下來,不要以為自己記得住任何事情。以及把重複瑣碎的事情全部自動化,把這些事情轉換成身體的反射動作,Cho 先生推薦使用 Trello 來管理大小事。

最後,工作所用的工具越少越好。熟悉任何工具都需要花上許多時間,你只需要最好的,而不是最新、最潮的。

2. 專心

移除干擾源之後,就開始好好專心吧。工作時間長不代表工作做得好,專心致志的一個小時,勝過遊魂般的三小時。

舉 Cho 先生的例子來說,他一天只看兩次 slack(工作版的 Line),其他時間完全不會打開,並把會議集中排在下午。把事情的先後順序排好之後,設定好工作時間,給自己 1-1.5 小時來專心地完成工作。

此外,有一個小小的技巧。也許每天起床看到落落長的代辦事項會有深深的厭世感,所以早上給自己一些簡單的工作,先給自己一點成就感,像是整理桌面、整理信件之類的,讓自己可以慢慢地、快樂的進入狀況。

3. 健康

這很老掉牙,不過沒有健康的身體,做什麼事情都事倍功半。你可以不用每天上健身房、可以不用擁有跑馬拉松的體力,但是每天最好都可以動一動。與最愛的人四處走走、散步,保持心情愉快。

聽點音樂也是不錯的選擇,不過要確保音樂的類型不會打擾工作情況。最後,就是吃得健康,吃得健康,還有吃得健康。

資料來源:Quora: What are the best productivity hacks of startup CEOs

(本文經科技報橘授權刊載,未經授權不得轉載)

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關鍵字: 產業綜合評論傳產

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前沿趨勢、科技生活,TechOrange 渴求創新無極限。追蹤全球正在被網路吃掉、重塑的各類產業,認識因網路與技術而生的 Startup,所有你該知道的,想要知道的都在這裡。

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